Einkauf So verhandeln Sie mit dem Autohaus

Stehen Betrieb und Management der Dienstfahrzeuge zur ­Debatte, lässt sich ein gestandener Fuhrpark­leiter kein X für ein U vormachen. Er hat jederzeit die Car Policy im Blick, stellt im Handumdrehen eine belastbare Ausschreibung für den Fuhrpark zusammen und beziffert Rückgabeschäden und Wertminderungen auf den Punkt. Er dreht im Tagesgeschäft souverän an jeder Kosten­schraube. Aber möglicherweise bekommt er weiche Knie, wenn ihn der Chef zum Einkaufen ins Autohaus schickt.

Tatsächlich ist es nicht jedem Fuhrparkleiter in die Wiege gelegt, von Angesicht zu Angesicht mit einem Verkäufer über Preise, Services und Lieferbedingungen zu feilschen. Andererseits ist ein gutes Verhandlungsergebnis fürs eigene Unternehmen bares Geld wert. Die Frage ist nur, wie der Einkäufer dahin kommt? Die Antwort: mit konsequenter Vorbereitung, guter Strategie und flexibler Taktik.

"Der Fuhrparkleiter sollte dafür sorgen, dass ihn der Verkäufer ernst nimmt", erklärt der Verhandlungstrainer Jörg Pfützenreuter, der auch Einkäufer in der Automobilindustrie schult und in Köln ein Trainingszentrum für professionelle Verhandlungsführung betreibt. Das Credo des zweifach diplomierten Ingenieurs und Kaufmanns: "Eine erfolgreiche Verhandlung hängt zu 90 Prozent von der Vorbereitung ab. Wer darauf verzichtet, hat gegen einen mit allen Wassern gewaschenen Verkaufsprofi keine Chance."

Die Macht der ersten Zahl bestimmt die weitere Verhandlung

Die Einkaufsverhandlung ist mehr als ein Fachgespräch zwischen Autoprofis. Ein Fuhrparkleiter kann zwar mit einem soliden Fuhrparkwissen rund um Fahrzeuge und Ausstattung Punkte sammeln. Er sollte aber auch eine Vorstellung davon haben, welchen Stellenwert der geplante Einkauf für das Autohaus besitzt. Hier kann das allgemeine Marktgeschehen, aber auch der wirtschaftliche Status von Hersteller und Händler eine Rolle spielen. Wer seinen Ansprechpartner im Autohaus noch nicht persönlich kennt, sollte den Namen in Netzwerken wie Xing oder Linkedin nachschlagen. Infos über Lebenslauf und Interessen schaffen Zugang zu einer persönlichen Ebene und können später in schwierigen Verhandlungssituationen hilfreich sein.

Die eigenen Verhandlungsziele sind gewissermaßen die Landmarken der Verhandlung. Diese sollte man genau definieren. Zweck der Übung ist eine Liste mit Prioritäten, aus der sich sowohl das maximale als auch das minimale Verhandlungsergebnis ableiten lässt. Bei Preisverhandlungen bietet es sich übrigens an, stets ein Ziel mit zwei Stell­größen zu definieren. Das Einstiegsziel kann ambitioniert sein, sollte aber rea­listisch ausfallen.
Das Ausstiegsziel wiederum definiert das Erreichen der Schmerzgrenze. "Ein Fuhrparkleiter sollte keine Scheu haben, bereits in einem frühen Stadium der Verhandlung eine Summe für den geplanten Einkauf zu nennen", rät der Ver­handlungsprofi. Die Logik dahinter: Die Macht der ersten Zahl bestimmt die weitere Verhandlung. Wer diese Zahl nennt, hat einen Vorsprung, weil der andere sein Verhandlungsziel daran ausrichten muss. Was aber heißt verhandeln?

Eine Verhandlung ist wie ein Kartenspiel, in dem die besseren Karten über den Sieg entscheiden. Am Verhandlungstisch sind Macht, Argumente und Empathie die besten Trümpfe. Jeder Trumpf kann für sich allein zum Erfolg führen. In der Regel wird jedoch eine Kombination davon zum Einsatz kommen. Typische Machtfragen: Wer hat mehr zu gewinnen? Wer mehr zu verlieren? Wer hat den größeren Schaden, wenn die Verhandlung zu keinem Ergebnis kommt? Wer einen Großauftrag zu vergeben hat, besitzt schon viel ­Verhandlungsmacht und muss den ­Verkäufer nicht erst durch Argumente von seiner Position überzeugen.

Strategie hängt vom Verhandlungsspielraum des Verkäufers ab

Verhandlungspartner, die sich auf Augenhöhe begegnen, werden dagegen eher über den Diskurs einen Weg zueinander finden. Hier stellt sich die Aufgabe, mit guten Argumenten die eigene Verhandlungsposition zu begründen. Auch mögliche Einwände der Gegenseite sollte der Fuhrparkleiter vorab bedenken. Welche Replik bietet sich etwa an, wenn der Verkäufer signalisiert, dass sich der Dienstwagen wie geschnittenes Brot verkauft? Dass das Autohaus einen Nachlass nicht erlaubt? Verhandlungspartner, die sich schon länger kennen, dürften sich vor allem über die persönliche Schiene verständigen. Die Fähigkeit zur Empathie kann zudem helfen, in kritischen Situationen die Verhandlung am Laufen zu halten.

Wie sieht nun ein Masterplan für die Verhandlung aus? Die Strategie hängt letztlich vom Spielraum des Einkäufers ab. Die Faustformel: Ein enger Spielraum erfordert hartes Verhandeln, ein großer Spielraum erlaubt weiches Verhandeln. Soll der Fuhrparkleiter das Maximum für seinen Fuhrpark erreichen, treten Aspekte wie Service, Vertrauen und Lieferantenbeziehungen in den Hintergrund. In diesem Fall muss er die Verhandlung auf die harte Tour angehen.

Bei einer kooperativen Lösung hingegen gewinnen beide Parteien, eine typische Win-win-situation. Hier führt der weiche Weg über Argumente und Empathie zum Erfolg. Bleibt der trotz gemeinsamer Bemühungen aus, ist immer noch ein Kompromiss möglich. In diesem Fall gibt’s weder Gewinner noch Verlierer, weil beide Verhandlungspartner hinter ihren ursprünglichen Minimalzielen zurückbleiben (Lose-lose).

Ein kluger Taktiker wird allerdings seine Karten nicht vorzeitig auf den Tisch legen. Der Fuhrparkleiter könnte zum Beispiel zuerst den Part des unnachgiebigen Einkäufers geben. Im Verlauf des Gesprächs muss er dann herausfinden, wie der Verkäufer auf diese Rolle reagiert. Wenn nötig, kann er dann immer noch auf die weichere Position umschwenken. Generell ist es in der Verhandlung besser, selbst zu agieren als auf Vorstöße des Verhandlungspartners zu reagieren. Auch das Fair Play sollte man nicht aus den Augen verlieren. "Verhandeln kann Spaß machen", weiß Verhandlungstrainer Jörg Pfützenreuter.

Verhandlungsführung: Vorbereitung, Strategie, Taktik

• Führen Sie Ihre Verhandlung aktiv. Sie sollten agieren statt reagieren.

• Vorbereitung ist die halbe Miete. Informieren Sie sich über das Unternehmen und die Gesprächs­partner, mit denen Sie verhandeln.

• Legen Sie Ihre Verhandlungsziele fest. Diese sollten anspruchsvoll, aber auch erreichbar sein. Definieren Sie Ihre Ziele möglichst genau. 

• Hart oder weich verhandeln? Hängt auch von der Ausgangsposition ab. Besteht Augenhöhe zwischen den Parteien? Wer hat mehr zu gewinnen, wer mehr zu verlieren? Welches Risiko besteht, wenn Sie keine Lösung erreichen?

• Eine schlagkräftige Argumentation setzt voraus, dass Sie auf die besten Argumente der Gegenseite eine gute Antwort haben.

• Die persönliche Ebene kann den Ausschlag geben, auch wenn der andere mehr Macht oder die bes­seren Argumente hat. Achten Sie auf Zwischentöne im Gespräch.

AGB's: Gut geprüft, hält besser

Wenn die Verhandlungsrunde mit dem Autohaus zu einem guten Ergebnis gekommen ist, steht einem Kaufvertrag eigentlich nichts mehr im Weg.

Bevor der Fuhrparkleiter jedoch seine Unterschrift leistet, sollte er sich mit den allgemeinen Geschäftsbedingungen seines Vertragspartners vertraut machen. Tatsächlich spielt das Klein­gedruckte auch bei Geschäften zwischen Unternehmen eine wichtige Rolle.

Ein Autohaus wird darin für seine gewerb­lichen Kunden in der Regel Bestimmungen aufnehmen, die die gesetzlichen Regelungen ­zugunsten des Verkäufers abmildern und zulasten des Käufers verschärfen.

Anders als im Verbrauchergeschäft muss das Autohaus den Einkäufer auch nicht zwingend auf seine AGB verweisen. Diese gelten auch dann, wenn der Einkäufer ihnen stillschweigend zustimmt. Die Zustimmung werden die Gerichte in der Regel annehmen, weil die Verwendung von AGB im Autohaus zu den Gepflogenheiten der Branche gehört und ein Fuhrparkleiter das als Profi wissen muss.