Beschaffung neuer Dienstwagen Lassen Sie die Profis einkaufen

Der Einkauf von Flottenautos ist ein Milliardenmarkt. Es ist aber auch ein Geschäft der Rabattschlachten. Laut dem CAR-Institut gibt es bis zu 44 Prozent Nachlass. Firmen können also beim Einkauf viel Geld sparen. Allerdings nur, wenn die Beschaffung von Autos, Reifen und Service in professionellen Händen liegt: beim Einkauf. Der handelt nicht nur bessere Preise aus, sondern arbeitet in der Regel mit strukturierten Prozessen.

Einkauf und Fuhrparkmanagement sollten immer kooperieren, um möglichst viel Rabatt zu bekommen. Rund 3,4 Millionen Autos wurden 2017 in Deutschland neu zugelassen. Davon gingen laut Dataforce etwa 850.000 als gewerbliche genutzte Fahrzeuge in eine Flotte. Das CAR-Institut der Universität Duisburg-Essen hat berechnet, dass private und gewerbliche Kunden 2017 ihre Autos zum durchschnittlichen Brutto-Listenpreis von 32.850 Euro kauften. Multipliziert man nun Preis mit Menge, so ergibt sich ein Wert von 28 Milliarden Euro. Das ist eine ganz schöne Menge Geld – von der sich ziemlich viel einsparen lässt.

Marc-Oliver Prinzing, Vorstandsvorsitzender des Bundes­verbands Fuhrparkmanagement, weiß, dass die meisten professionell betriebenen Fuhrparks schon lange eng mit dem Einkauf zusam­men­arbei­ten. "Oft ist das Fuhrparkmanagement sogar organisatorisch im Einkauf angesiedelt." Zwingend notwendig sei das nicht, aber eine gute Kooperation zwischen den beiden Abteilungen ist von Vorteil. Der Einkauf übernimmt dann die Rolle des internen Dienstleisters für das Fuhrparkmanagement, und der Fuhrparkmanager ist fach­li­cher Berater für den Einkauf.

"Der Fuhrparkmanager sollte beispielsweise seinem Kollegen aus dem Einkauf sagen, was branchenüblich ist, sodass dieses Wissen in den Verhandlungen mit Lieferanten mit­ein­bezo­gen wird." Navigation, Freisprecheinrichtung, Assistenz­systeme und vieles mehr: Der Flottenmanager sollte für den Einkauf klar definieren, was er benötigt. Je genauer die Vorgaben sind, umso eher kann der Einkauf die Beschaffung optimieren.

Inhouse oder auslagern? Beides geht

Die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und dem Fuhr­park­manage­ment bringt nach Meinung von Fuhrparkprofi Prinzing einen großen finanziellen Vorteil, indem der Einkauf in den Verhandlungen Einfluss auf das Angebot von Lieferanten nimmt. Entweder gibt’s mehr Leistung fürs gleiche Geld oder die angebotene Leistung zu besseren Konditionen. "Ab einem bestimmten Ein­kaufs­volu­men funktioniert das ganz gut, ist jedoch auch eine Frage der ­Routine des Einkäufers."

Die benötigten Leistungen sollte der Einkauf nach Ansicht von Prinzing unbedingt ausschreiben. "Auch wenn das für alle Beteiligten einen großen Zeitaufwand bedeutet." Die Ausschreibungen sollten in jedem Fall standardisiert sein, sodass sich die Angebote vergleichen lassen. Die Zeit, die man dafür aufwendet, zahlt sich in besseren Angeboten aus.

Man kann das Ganze jedoch auch auslagern. Sixt Leasing verwaltet Unter­neh­mens­fuhr­parks. "Wir übernehmen als Externer die Rolle des Fuhrparkmanagements", erläutert Sixt-Leasing-Chef Vinzenz Pflanz. Als Dienstleister arbeite Sixt in neun von zehn Fällen eng mit dem Einkauf des Kunden zusammen. "Wir wählen den Händlerkreis aus und definieren Rah­men­bedin­gun­gen, beispielsweise für Rabatte." Und weil Sixt Leasing Hunderte Fuhrparks betreibt, kauft der Dienstleister Tausende Autos, Reifen und Tankkarten zu Rabatten ein, die an die Kunden wei­ter­gege­ben werden

Der Kostenvorteil ist für Pflanz ein positiver Aspekt in der Zusam­men­arbeit zwischen dem Fuhrparkmanagement und dem Einkauf. Ein anderer ist die hohe Qualität der Beschaffung durch klare Prozesse. Ab etwa 50 Fahrzeugen sei der Fuhrpark typischerweise im Einkauf angesiedelt, sagt Vinzenz Pflanz. Ab dieser Größe findet dann gleichfalls eine Professionalisierung des Einkaufs für den Fuhrpark statt – je mehr Firmenwagen, umso professioneller wird ein Fuhrpark betrieben. "Unternehmen mit großen Flotten entscheiden rational, in kleinen Firmen entscheidet der Geschäftsführer emotional und kauft seine Fahrzeuge bei dem Händler, mit dem er im Schützenverein ist." Solche persönlichen Beziehungen lassen sich wirtschaftlich und organisatorisch nur schwer optimieren.