Ausschreibung von Leasingverträgen Vergleichen, aber richtig

Zahlen lügen nicht, sagt man. Aber sie sagen auch nicht immer die ganze Wahrheit. Vor allem nicht, wenn es um sogenannte weiche Faktoren wie Beratung, Flexibilität, Kundenfreundlichkeit oder Fahrzeugrückgabe geht. Diese lassen sich nicht – im Gegensatz zu den reinen Leasingraten – in Heller und Pfennig abbilden und vergleichen. Doch wie findet man die beste Leasinggesellschaft für seinen Fuhrpark?

Eine Ausschreibung sollte an höchstens sechs Anbieter gerichtet werden

Wer sich nicht nur auf die Höhe der Leasingraten verlassen will, sollte eine professionelle Ausschreibung in Angriff nehmen. Damit fordert ein Unternehmen zuvor ausgewählte Anbieter auf, ein schriftliches Angebot abzugeben. Die Auswahl der infrage kommenden Dienstleister hängt in der Praxis stark von den Gegebenheiten des eigenen Fuhrparks ab. So spielen beispielsweise Branche, Einsatzart oder Unternehmenspolitik bei der Anbieterauswahl eine Rolle. Die Ausschreibung sollte an höchstens sechs Anbieter gerichtet werden. Um vergleichbare Angebote zu erhalten, muss sie so detailliert wie nötig und so einfach wie möglich sein.

Welchen Umfang und Inhalt das Angebot hat, bestimmt das Unternehmen mit einer Leistungsbeschreibung. Folgende Punkte gehören in die Ausschreibung: 

• Fuhrparkstruktur
• Modelle, Motorisierung, Ausstattung
• Art der Nutzung der Fahrzeuge
• voraussichtliche Laufleistung und -zeit
• Vorgaben der Car Policy
• bereits bestehende Rahmenabkommen
• 
exakte Beschreibung von Full-Service-Dienstleistungen. 

Wer sich zum Beispiel für eine Versicherung über die Leasinggesellschaft interessiert, muss darauf achten, dass die Höhe des Selbstbehalts und der Versicherungsumfang gleich sind – sonst hinkt der Vergleich. Auch wenn die Höhe der Leasingraten meist für sich spricht, ist es sinnvoll, zusätzliche Aspekte wie Erreichbarkeit, 
Referenzen oder den Umfang von Full-Service-Modulen, beispielsweise Reifen- oder Schadenmanagement, zu berücksichtigen. Wichtig sind auch die angesetzten Restwerte – nur so lassen sich die Finanzierungskonditionen vergleichen. Darüber hinaus gehören weiterführende Dienstleistungen wie Reportingtools, Führerscheinkontrolle oder etwa einmalig anfallende Kosten für die Ein- und Aussteuerung von Fahrzeugen in eine Ausschreibung.

Gute Bewertungsmöglichkeiten für den Flottenbetreiber

Liegen alle Angebote vor, ist der Vergleich nicht immer einfach. "Auch bei eindeutig formulierten Anfragen kommt es gelegentlich zu Antworten, die sich nicht ohne Weiteres in das Schema einfügen lassen", sagt Fuhrparkberater Peter Hellwich. Häufig schaffen es die Leasinggesellschaften nicht, genau die Leistungen anzubieten, die abgefragt wurden. Clevere Vertriebsprofis sind darauf geschult, den Fuhrparkleitern einen einfachen Kostenvergleich zu erschweren. So bleiben für Fuhrparkverantwortliche auch nach sorgfältiger Prüfung häufig einige Unsicherheiten, die es abzuwägen gilt.

Dagegen bieten korrekt beantwortete Ausschreibungen gute Bewertungsmöglichkeiten für den Flottenbetreiber – wenn der Vergleichsmaßstab stimmt. Generell gilt: Je eindeutiger die Anforderungen in der Ausschreibung definiert sind und je weniger Spielraum die Ausschreibung für variable Antworten bietet, umso genauer wird das Ergebnis.

Um diese zeitraubende Arbeit etwas zu erleichtern, hat der Verband der unabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften (VMF) eine kostenlose Standardvorlage für Unternehmen entwickelt. "Unsere Vorlage hilft den Unternehmen, ihre Anforderungen, Ziele und Auswahlkriterien klar zu definieren. Erst dann kann über einen optimierten Auswahlprozess effizient der passende Dienstleister gefunden werden", erklärt Michael Velte, Verbandsvorsitzender und Geschäftsführer der Deutschen Leasing Fleet.

Fuhrparkleiter müssen viel Zeit für eine solide Ausschreibung investieren

In eine solide Ausschreibung müssen Fuhrparkleiter viel Zeit investieren. "Wo gerade mal zehn Autos betreut werden, lohnt sich der Aufwand kaum", sagt Thomas Fürth von TF-Fuhrpark-Consulting. Sinnvoll ist eine Ausschreibung nur für Fuhrparks mit einer definierten Flottenpolitik. Sie gibt den Rahmen vor. Entsprechend steht die Ausschreibung am Schluss der Entscheidungskette.

Übrigens: Mit ihrer Antwort bindet sich die Leasinggesellschaft an ihre Konditionen. Im Gegenzug muss sich auch der Flottenbetreiber an seine Anforderungen und Fristen halten. Wer allerdings den Eindruck erweckt, er wolle nur einen Marktüberblick bekommen, ohne an einem Abschluss interessiert zu sein, handelt sich schnell einen schlechten Ruf ein.

VMF setzt Standard

Um die Ausschreibungen so effektiv wie möglich zu gestalten, hat der Verband der unabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften (VMF) eine Standardvorlage entworfen. Das Excel-Dokument berücksichtigt laut Verband alle wichtigen Punkte und kalkuliert automatisch.

Checkliste

1. 
Definieren Sie die Ziele der Ausschreibung schriftlich.
2. 
Welche Leasinggesellschaften (Größe, Niederlassungen, Referenzen etc.) sollen einbezogen werden? Grenzen Sie Ihre Ausschreibung auf maximal sechs Anbieter ein.
3. Definieren Sie die Ausschreibungskriterien und unterscheiden Sie in 
Muss- und Kann-Kriterien.
4. Geben Sie Preise und Ausstattungskriterien in einer Kalkulationstabelle vor.
5. 
Planen Sie die Ausschreibung mit einem Projektplan: Start, Rücklauf, Erstanalyse, Gespräche mit maximal drei Anbietern, abschließende Analyse. Quelle: VMF