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Dienstreise: Effektiv reisen

Der Geschäftsreiseverband (VDR) zeigt Strategien die Unternehmen nutzen, um Dienstreisen kostengünstig zu gestalten.

Sicher, umweltfreundlich und am besten auch effektiv – das sind Anforderungen an optimierte Geschäftsreisen, mit denen sich immer mehr Fuhrparkmanager auseinandersetzen müssen. "Allerdings klaffen hier Anspruch und Wirklichkeit oft auseinander", sagt Stefan Vorndran vom Deutschen Reiseverkehrsverband (DVR). "Noch immer lassen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter die Reisen organisieren. Das treibt die indirekten Kosten in die Höhe."

Dabei versuchen laut Geschäftsreiseanalyse 2014 vor allem die größeren Unternehmen, den Bereich Geschäftsreise zu optimieren. "Niedrigere Kosten, mehr Effizienz und Fürsorge für Reisende besitzen eine hohe Priorität", sagt Dirk Gerdom, Präsident des deutschen Geschäftsreiseverbands VDR.

Um die Reisezeit ihrer Mitarbeiter so kurz wie möglich zu halten, versuchen vor allem die größeren Unternehmen, die Abläufe bereits ab Antragstellung zu optimieren und zu automatisieren. Immer beliebter werden in diesem Zusammenhang mobile Applikationen. Außerdem geht der Trend – vorwiegend bei Firmen mit weniger als 500 Mitarbeitern – dazu, ein ganzheitliches Mobilitätsmanagement zu etablieren.

Schließlich setzen die Firmen ihre wichtigste Ressource ein: den hochqualifizierten Mitarbeiter. Immerhin schicken 90 Prozent der Unternehmen ihre Mitarbeiter auf Reisen, um Geschäfte abzuschließen oder vorzubereiten. Trotzdem misst die Chefetage dem kaum strategische Bedeutung zu. Dabei wird diese Aufgabe immer komplexer. So gilt es, nicht nur die Kosten, sondern auch Nachhaltigkeit und Sicherheit zu beachten.

Doch gerade beim Thema Sicherheit gibt es derzeit noch Probleme. Zwar finden laut Studie 83 Prozent der befragten Reisenden, dass es wichtig sei, die Mitarbeiter über die Risiken und spezielle Voraussetzungen zu unterrichten, trotzdem liefern 40 Prozent der Unternehmen beispielsweise keine Informationen darüber, ob ein Visa nötig ist oder nicht.

Fürsorgepflicht ernst nehmen

Gerade bei Reisen in Krisengebiete sollten Chefs ihre Fürsorgepflicht sehr ernst nehmen, indem sie zum Beispiel dafür sorgen, dass Reiseexperten wichtige Informationen zuliefern. Derzeit sind laut DVR Geschäftsreisende bei Umweltkatastrophen oder politischen Unruhen häufig auf sich selbst gestellt: 45 Prozent bekommen vor Ort keine Unterstützung vom Arbeitgeber.

"Das führt nicht nur zu Frust", erklärt Stefan Vorndran. "Wenn Termine platzen, gefährdet dies auch den geschäft­lichen Erfolg der Reise." Unternehmen, die sich und ihre Mitarbeiter besser absichern wollen, können auf professionelle Unterstützung von Geschäftsreise­büros zurückgreifen. Sie informieren die Unternehmen und Reisenden, verfügen in der Regel über einen 24-Stunden-Service und helfen dabei, den Mitarbeiter zu lokalisieren und gegebenenfalls Rückholpläne ­umzusetzen.

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25. November 2014
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