Alles über Fahrtenbuch
elektronisches Fahrtenbuch Zoom

Fahrtenbuch: Wie es zu führen ist

Ob handgeschrieben oder elektronisch: Das Fahrtenbuch bleibt ein Reizthema. Die Frage ist weniger, wer es führen muss, sondern wie es zu führen ist

Am Fahrtenbuch scheiden sich die Flottengeister. Ein Steuersparmittel sei es, argumentieren die einen. Ein Zeitfresser, entgegen die anderen. Doch wer braucht eigentlich ein Fahrtenbuch? Grundsätzlich alle, die einen Pkw im Betriebsvermögen haben, dessen betrieblich genutzter Anteil unter 50 Prozent liegt.

Wer ein Auto mehr als zur Hälfte beruflich nutzt, kann ein Fahrtenbuch führen, muss es aber nicht. Alternativ kann er auch ein Prozent des Bruttolistenpreises versteuern. Soweit die im Grunde eindeutige Regel. Ärger gibt es immer wieder über die Auffassung, was in ein Fahrtenbuch gehört und wie es dort zu stehen hat. Vor allem, seit es die Möglichkeit gibt, ein Fahrtenbuch auch elektronisch – also am Computer oder mit einem Navigationsgerät gekoppelt – zu führen, häufen sich die Streitfälle mit dem Finanzamt.

Das muss drinstehen

Letztlich gilt das, was die Richter am Bundesfinanzhof entschieden haben (Az.: VI R 27/05). Demnach sind in einem Fahrtenbuch folgende Angaben zu machen: Datum, Ziel und Reiseroute, Kilometerstände zu Fahrtbeginn und -ende, Reisezweck sowie die Namen der Geschäftspartner. Aufzuführen sind auch Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb. Privatfahrten trägt man ohne Angabe der Reiseroute nur unter Anzahl der Kilometer ein. Fuhrparkbetreiber, Selbstständige und Freiberufler sollten sich daran halten. Das Fahrtenbuch gehört zur Lieblingslektüre der Finanzbeamten, eine Überprüfung ist eher die Regel als die Ausnahme.

Der Fiskus erkennt ein Fahrtenbuch überdies nur dann an, wenn es »zeitnah erstellt wird und die Eintragungen im Nachhinein nicht leicht abänderbar sind.« Im Klartext: Die Daten sind nach jeder Fahrt einzutragen, bei Korrekturen muss der Ursprungstext sichtbar bleiben. Als Fahrtenbuch gilt dabei nur eine gebundene Fassung – eine Zettelsammlung lehnt das Finanzamt ab, selbst wenn alle geforderten Angaben gemacht wurden. Das Gefährliche an den Fahrtenbüchern ist nicht etwa das Risiko, sie auf Anordnung nachbessern zu müssen. Soweit kommt es meist gar nicht.

Bei Unstimmigkeiten droht sofort Ärger

Denn die Finanzbehörde ist per Gesetz dazu ermächtigt, bei Unstimmigkeiten gleich die gefürchtete Schätzkeule auszupacken. Lag der betriebliche Anteil an gefahrenen Kilometern bei über 50 Prozent, können die Finanzbeamten die Pauschalmethode anwenden. Den geschätzten privaten Anteil muss der Steuerzahler dann pauschal mit einem Prozent des Listenpreises versteuern.  

Aus dessen Sicht kann das gewaltig ins Auge gehen. »Ungünstig ist der pauschale Ansatz immer dann, wenn das Auto nur relativ selten privat bewegt wurde, bereits abgeschrieben ist oder der Kaufpreis hoch war«, sagt Steuerberater Volker Schmidt von der Stuttgarter Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Ebner-Stolz-Mönning-Bachem: »In solchen Fällen ist das Fahrtenbuch immer vorzuziehen«, rät Schmidt. Richtig geführt, versteht sich. Immerhin hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass es die Finanzämter mit den Anforderungen an die ordnungsgemäße Führung nicht übertreiben dürfen (Az.: VI R 38/06). Weist das Fahrtenbuch nur geringe Mängel auf, dürfen deshalb die Beamten die Aufzeichnungen nicht komplett ablehnen. Kleine Fehler stellen noch nicht die Ordnungsmäßigkeit insgesamt in Frage, heißt es in dem Urteil. Grobe Formfehler dagegen führen fast immer zu einem klaren Nein.

Excel-Dateien gelten nicht

Das gilt vor allem für »selbstgebastelte« Excel-Dateien, weil diese jederzeit korrigiert oder abgeändert werden können (Az.: VI R 64/04). So verneinte das Finanzgericht Münster die steuerliche Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuchs eines Unternehmers, da nur die automatisch ausgelesenen Daten nicht mehr änderbar waren. Die manuell eingegebenen Angaben wie Ziel und Zweck der Fahrt konnten dagegen nachträglich korrigiert werden (Az.: 5 K 5046/07). Der Fiskus akzeptiert also ausschließlich elektronische Fahrtenbücher, bei denen Veränderungen – etwa nach versehentlichen Eingabefehlern – sichtbar sind. »Bei handelsüblichen Computer-Fahrtenbüchern wird das beachtet«, sagt Schmidt. In den Finanzämtern sitzen zudem ausgewiesene Experten, darauf trainiert, Unstimmigkeiten aufzudecken.

Kein Wunder: Bei der Angabe, ob eine Fahrt nun privat oder dienstlich veranlasst war, vermutet Vater Staat eine außerordentlich hohe »Kreativität« seiner Bürger. Beispiel: Hat eine laut Fahrtenbuch besuchte Firma ihren Sitz in Augsburg, eine vom gleichen Tag darin aufgeführte Tankquittung aber stammt aus dem fernen Hannover, werden die Beamten seh schnell hellhörig. Kommt so etwas »mehr als einmal« vor, darf der Fiskus den Anteil der Privatfahrten nach oben schätzen, urteilte erst im vergangenen Jahr das Finanzgericht München (Az.: 15 K 2945/07). Eine gute Software macht schon vorher durch eine »Plausibilitätsprüfung« Ungereimtheiten aufmerksam.  

Elektronisches Fahrtenbuch

Die Tage des Papierheftchens im Handschuhfach scheinen also gezählt. Schon locken einige Hersteller, zum Beispiel Porsche oder BMW, mit finanzamtsicheren elektronischen Fahrtenbüchern ab Werk. Bei BMW beispielsweise speichert eine unsichtbar im Auto verbaute Einheit alle relevanten Daten wie Zeit, Datum, Ort oder Kilometerstand. Die Black Box gibt diese Daten beim Start an einen kleinen Schlüsselanhänger weiter. In diesem kleinen Gerät ist das elektronische Fahrtenbuch versteckt. Bevor es losgeht muss der Fahrer lediglich eingeben ob er dienstlich oder privat unterwegs ist. Diese Daten werden am Computer ausgelesen und in einer Datenbank gespeichert.

Zudem gibt es heute Möglichkeiten, ein Fahrtenbuch mit Hilfe mobiler Geräte wie Handys, Black Berrys oder Palms zu führen. Manche Angebote beinhalten bereits eine Akzeptanzbestätigung der Finanzbehörden. Falls nicht, empfiehlt sich eine konkrete Anfrage beim Finanzamt, ob es das jeweilige Fahrtenbuchsystem anerkennt.

Datum

15. August 2010
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