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Fahrzeuglogistik: Von der Zulassung bis zur Fahrzeugrückgabe

Fahrzeuglogistik ist mehr als die Überführung von A nach B. Von der Zulassung, über die Schlüsselübergabe bis hin zur Rückführung wickeln Profis alle anfallenden Prozesse ab.

"Zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in der richtigen Anzahl", auf diese Kurzformel lässt sich der Begriff Logistik bringen. Doch dahinter verbergen sich komplizierte Prozesse, gerade bei der Fahrzeuglogistik von Flottenbetreibern. Es genügt schließlich nicht, das Auto beim Händler oder der Leasinggesellschaft zu bestellen. Das Unternehmen muss regelmäßig Fahrzeuge ein- und aussteuern, sie termingerecht zulassen, den in den Niederlassungen stationierten Fahrern zustellen. Es gilt, Fahrzeugunterlagen und -materialien wie Fahrerhandbuch, Schlüsselset oder Radiocodes zu erstellen, auszuliefern und zu archivieren. Am Ende der Laufzeit des Dienstwagens muss er zudem wieder zurückgeführt und abgemeldet werden.

Damit die Flottenchefs dabei den Überblick nicht verlieren, brauchen sie aktuelle Statusinformationen und Reportingtools oder Dienstleister, die ihnen die Arbeit abnehmen. Mit dem Deutschen Auto Dienst (DAD) sowie dem PS Team beherrschen zwei große Player den Markt. Sie arbeiten auch für die meisten Leasinggesellschaften, die im Rahmen von Full Service Angeboten das Modul Fahr­­zeug­logistik anbieten. Doch diesen Service können die Fuhrparkbetreiber auch ­direkt buchen.

Zulassung und Überführung

"Die Anforderungen der Kunden sind ­gestiegen, besonders in puncto Tempo und Flexibilität", sagt Matthias Gauglitz, Geschäftsführer des DAD. Konnte sich ein Logistikdienstleister vor wenigen Jahren noch bis zu zehn Tage für eine Fahrzeugüberführung Zeit lassen, so sind heute drei Tage Standard. Im Notfall geht es sogar noch schneller. Selbst dann, wenn der Kunde den Auftrag nachträglich modifiziert. Wenn das Auto beispielsweise woanders abgeholt werden soll oder noch schnell ein Stopp beim Reifenhändler ansteht, um andere Reifen aufzuziehen.

Grundsätzlich muss die Frage geklärt werden, wie das Auto zum Kunden kommt. Die Überführung auf eigener Achse hat den Vorteil, dass sie sich schneller und individuell organisieren lässt. Außerdem kann der Fahrer alle Zielpunkte direkt anfahren. Viele Unternehmen verlangen, dass die Firmenwagen direkt beim Fahrer ausgeliefert werden und er in sein neues Auto eingewiesen wird. Sei es auf dem Firmengelände, in der Niederlassung oder möglicherweise beim Fahrer zu Hause. Für diese Touren kann der DAD auf einen bundesweiten Pool von knapp 250 Fahrern und Logistik­partnern zugreifen.

Aber auch andere Transporte von A nach B fallen in Fuhrparks immer wieder an. Beispielsweise, wenn Poolfahrzeuge an andere Standorte umgelagert werden, Fahrzeuge von Einsätzen im Ausland zurückgeholt oder an einen Nachfolger übergeben werden.

Verwaltung  und Zulassung

Die Leistungen reichen von der einfachen Zulassung und Kennzeichenprägung über die Beschaffung aller zulassungs­relevanten Unterlagen bis hin zur Aus­lieferung. Dazu organisieren die Dienstleister alle nötigen Papiere wie Zulassungsbescheinigung, Handelsregisterauszug, Zulassungsvollmacht, Kopie des Personalausweises, eVB (Doppelkarte) und eventuell noch das Certificate of Conformity (COC) und sie schicken die Unterlagen an die Zulassungsstellen. Je nach Anforderungen erhalten die Fahrer passende Handbücher und weitere Dokumente. Selbst verlorene Zulassungs­bescheinigungen können DAD oder PS Team ersetzen.

Auf Wunsch scannen die Unternehmen alle Unterlagen ein, archivieren und hinterlegen sie in digitalen Fahrzeugakten. Darin sind alle Kerndaten zum Fahrzeug abgespeichert: Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Schlüsselnummer und vieles mehr. Verändern sich Daten oder kommen neue hinzu, etwa weil das Fahrzeug nachträglich neues Zubehör bekommt oder an einen anderen Standort verlegt wird, werden diese aktualisiert und ebenfalls elektronisch erfasst.

IT-gestützte Prozesse, elektronische Rücknahme- oder Übergabeprotokolle und individuelle Webportale gehören zum Standard. So wickelt beim PS Team seit April 2013 eine webbasierte Kommunikations- und Beauftragungsplattform alle Prozesse ab. Gleich nach der Fahrzeugbestellung werden die Fahrzeugdaten in die Systemplattform PS Rent eingespeist. Der Fuhrparkmanager hat jederzeit Zugriff. Beim DAD gewährleisten individuellen Webportale von jedem Ort und zu jeder Zeit Zugriff auf Daten, Dokumente und Reports.

Einlagerung und Sicherheitsstandards

Damit Zweitschlüssel, Radiocodes, Navigations-CDs und andere Unterlagen nicht verloren gehen, kann man sie bei den Dienstleistern einlagern. Der DAD zum Beispiel hat dazu eigene Hochsicherheitsbereiche eingerichtet. Spätestens zum Ende der Laufzeit wird alles möglichst termingenau zum Fahrzeug rückgesteuert, damit Leasingfahrzeuge vollständig zurückgegeben werden und keine Kosten für fehlende Papiere oder Schlüssel abgerechnet werden.

Die Dienstleister versprechen dabei eine hohe Sicherheit, vom Server über Software bis hin zu strengen internen Vorschriften. Das PS Team hat nach eigenen Angaben in den letzten zehn Jahren Dokumente im Wert von 375 Milliarden Euro verwaltet. Es ist das in dieser Art größte Kundenarchiv in Europa.

Rücklauf und Gutachten

Am Ende der Nutzungszeit steht der Fuhrparkbetreiber vor ähnlichem Aufwand wie bei der Anmeldung: Alle Unterlagen und Materialien müssen zusammengetragen und das Fahrzeug zum Rücknahmeplatz oder Verkaufsort gebracht und abgemeldet werden.

Bei der Aussteuerung hat sich mittlerweile das elektronische Rückgabeprotokoll etabliert. Per Tablet dokumentieren Mitarbeiter und Gutachter im Rahmen der Fahrzeugrückholung den genauen Zustand. Gleichzeitig melden die Mitarbeiter das Auto bei der Zulassungsstelle ab und organisieren bei Bedarf auch Gutachten. Abschließend erhält der Fuhrpark­manager alle Daten und Dokumente – in den meisten Fällen zur richtigen Zeit und in der richtigen Menge.

Logistikdienstleiter

Deutscher Auto Dienst (DAD)

Der DAD ist eine Tochtergesellschaft der Christoph Kroschke GmbH und zählt sich zu den bundesweit führenden Spezialisten für Prozesslösungen rund um Fahrzeugflotten. Das Unternehmen hat rund 1,1 Millionen Fahrzeugdokumente und 300.000 Kfz-Schlüssel im Bestand mit 8.000 bis 13.000 Bewegungen pro Tag. Das entspricht etwa einer Million Zulassungen und Stilllegungen und 40.000 Fahrzeugüberführungen jährlich. Außerdem verfügt das Unternehmen über einen bundesweiten Fahrerpool mit knapp 250 Fahrern und ein europaweites Kooperations-Netzwerk.

PS Team

Der Logistikdienstleister verwahrt mehr als 2,1 Millionen Fahrzeugdokumente mit bis zu 8.000 Einzelbewegungen pro Tag und koordiniert rund 510.000 Zulassungen jährlich. Ebenfalls in diesem Zeitraum werden 70.000 Fahrzeuge ausgeliefert und 110.000 Fahrzeugtransaktionen angestoßen. Das PS Team verwahrt 100.000 Kfz-Schlüssel und unterhält nach eigenen Angaben die weltweit einzige vollautomatische Kennzeichen-Prägesystemlösung mit Onlineanbindung. Darüber hinaus übernimmt das Unternehmen 220.000 Fahrzeugaussteuerungen pro Jahr.

Thyssen Krupp - Aus der Praxis

In den meisten Fuhrparks gehört die Fahrzeuglogistik, ­also das Ein- und Aussteuern der Autos, zu den klassischen Leistungen von Leasinggesellschaften. Diese organisieren die Übergabe des neuen Dienstwagens und sorgen am Vertragsende für die Fahrzeugrückgabe. Nicht so bei Thyssen Krupp. Das Unternehmen arbeitet mit einem eigenen Fahrzeuglogistikkonzept. "Das ist eine sehr spezielle Dienstleistung. Die meisten Kollegen haben diesen Bereich ­outgesourct. Dabei gibt es bei vielen Prozessen erheb­liche Einsparpotenziale, die man in Eigenregie realisieren kann", sagt Fuhrparkchef Martin Hahne.

Wurden zuvor die neuen Dienstwagen erst zum Händler geliefert, bringt der Spediteur die Fahrzeuge nun direkt ins Logistikcenter. Einsparpotenzial verspricht auch der Rückgabeprozess: Je schneller das Fahrzeug abholbereit ist, umso schneller kann die Zahlung der Leasingraten eingestellt werden. Bei Thyssen Krupp dauert das etwa zwei Tage: Der Fahrer gibt sein Auto zurück, das Gutachten wird erstellt, bei Servicefahrzeugen die Beklebung entfernt, wenn erforderlich die Windschutzscheibe erneuert und gegebenenfalls die Sommerreifen aufgezogen. Parallel dazu melden die Mitarbeiter des Logistikcenters das Fahrzeug ab und informieren die Leasing­gesellschaft, dass sie das Auto abholen kann.

Autor

Foto

Karl-Heinz Augustin

Datum

30. Oktober 2013
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