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Fahrzeugpool: Was Fuhrparkmanager beachten sollten

Für welche Firma lohnen sich Poolfahrzeuge, wann gilt die Ein-Prozent-Regel und wer haftet überhaupt?

Nicht alle Mitarbeiter brauchen einen eignen Dienstwagen, müssen aber dennoch mobil sein. Stichwort Fahrzeugpool. Hier gilt es, den kurzzeitigen und mittelfristigen Bedarf genau zu analysieren. Denn nicht in jedem Fall rechnet sich der firmeninterne Pool. Im Allgemeinen wird das Ganze ab einer Auslastung von 80 Prozent wirtschaftlich. Dabei stellt sich nicht nur die Frage nach: Wer fährt wie viel, sondern auch womit wohin? Sprich, man muss sich über die Modellauswahl im Klaren sein.

Modellauswahl

Angestellte zum Beispiel, die lediglich mit dem iPhone bewaffnet zum nicht allzu weit entfernten Termin tingeln, kommen mit einem Kleinwagen aus. Sollen sie -allerdings gleichzeitig das Unternehmen repräsentieren, muss auch das Poolfahrzeug zur Philosophie passen. Sind regelmäßig mehrere Kollegen zusammen unterwegs, kann sich ein Van oder Transporter lohnen. Um Kosten zu sparen, lassen sich auch Leasingfahrzeuge von Dienstwagenfahrern integrieren, welche die Firma verlassen haben.

Laufleistung

Wichtig ist, dass Flottenchefs die Laufleistung im Auge behalten. Denn zu viele wie zu wenige Kilometer belasten das Budget unnötig, innerhalb der Flotte sollte daher keine größere Diskrepanz -entstehen. Insgesamt orientiert sich die Planung am besten am mittleren Aus- lastungsgrad. Kurzfristigen Mehrbedarf decken Miet- oder Carsharing-Autos ab. Denn das eigene Flottenfahrzeug hat immer den entscheidenden Nachteil, dass es auch dann Geld kostet, wenn es niemand benutzt. Am Wochenende auf dem Hof oder auf dem Parkplatz während der Urlaubszeit - Versicherung und Steuer schlagen immer zu Buche.

Geldwerter Vorteil

Apropos Steuern: Wer Mitarbeitern Privatfahrten mit Poolautos erlaubt, sollte an den geldwerten Vorteil denken. In dem Fall greift die Ein-Prozent-Regelung, indem der Fiskus den fälligen Betrag pro Fahrzeug auf die nutzungsberechtigten Arbeitnehmer aufteilt. »Wenn das Poolfahrzeug generell nicht für private Fahrten genutzt wird und einer der Nutzer das Auto zwecks Dienstreise am Abend vorher nach Hause nimmt, ist das kein Fall einer besonderen Besteuerung - dann gilt diese Fahrt zwischen Wohnung und Arbeits-stätte als Dienstreise«, erklärt Steuerberater Sebastian Ganz von Ecovis.

Fuhrparkmanagement-Software

Ab ungefähr 20 Fahrzeugen lohnt es sich, bei der Verwaltung auf professionelle IT-Systeme zu setzen - bei denen Mitarbeiter beispielsweise Fahrzeuge über das Intranet reservieren können. Bei der Rückgabe werden Mietzeit und Kilometerstand eingetragen, anhand derer sich der Preis für die Fahrt berechnet. Hier sind zwingend die Vollkosten anzusetzen, das heißt neben Steuern, Versicherung, Sprit-, Reifen-, und Instandhaltungskosten dürfen auch Raummiete, Büromaterial sowie die innerbetrieblichen Umlagen bei der Kalkulation nicht fehlen.

Fahrtenbuch

Es mag banal klingen: Wer einen Pool betreut, muss wissen, wer wann welches Auto fährt - ohne Fahrtenbuch geht nichts. Noch weniger ohne Fahrerlaubnis. Zu den obersten Halterpflichten eines Fuhrparkleiters gehört es nun mal, regelmäßig die Führerscheine zu kontrollieren - bei Poolnutzern am besten bei der ersten Fahrzeugübergabe und dann mindestens zweimal pro Jahr. Im Übrigen hat der Flottenverantwortliche dafür zu sorgen, dass sich alle Autos in einem verkehrssicheren und technisch einwandfreien Zustand befinden.

Datum

5. September 2011
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