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Flottenmanagement: HLA Fleet Services managt Großflotten

Die HLA Fleet Services aus Oberhaching managt Großflotten im Kundenauftrag und bietet alle Dienstleistungen aus einer Hand.

Die HLA Fleet Services trägt ihr Ziel schon im Namen. Einen umfassenden Flottenservice aus einer Hand will der kräftig wachsende Dienstleister aus dem idyllischen Münchner Vorort Oberhaching seinen Kunden bieten. Und umfassend heißt wirklich vom Fahrzeugservice bis zum Strafzettel.

Geschäftsführer ist Matthias Rotzek, gelernter Diplomkaufmann mit langjähriger Erfahrung in Fahrzeugvermietung und -leasing, unter anderem als Geschäftsführer des Branchenriesen Sixt in Frankreich und später als Vorstandsmitglied der Sixt Leasing. Er hat sich viel vorgenommen. "Wir wollen große, dezentrale Fuhrparks mit verschiedenen Strukturen einheitlich managen", sagt der Münchner.

Ziel sind 12.000 Fahrzeuge

Ende 2013 hat die österreichische Auto-Bank die HLA Fleet Services gekauft. 25 Kunden mit insgesamt etwa 9.000 Fahrzeugen und Niederlassungen in Deutschland und Österreich betreut das 25-köpfige HLA-Team aktuell, „tendenz stark steigend“, so Rotzek. Jeder Kunde hat mindestens 100 Fahrzeuge – darunter Pkw, Lkw, Flurförderzeuge, landwirtschaftliche sowie Sonderfahrzeuge. Rotzeks Ziel ist es, bis Ende 2016 insgesamt rund 12.000 Fahrzeuge zu managen. Hinzu kommt: "Wir wollen unsere Kunden qualitativ betreuen, und damit langfristig."

Das HLA-Angebot ist modular aufgebaut und reicht von einer Basisleistung bis zum vollumfänglichen Flottenmanagement aus einer Hand. Beraten, optimieren, betreuen heißt das Ziel, und zwar so, dass der Kunde dabei am Ende spart. "Unser Know-how umfasst sowohl den kaufmännischen als auch den technischen Bereich rund ums Automobil. Egal aus welcher Branche unser Kunde stammt – wir kümmern uns umfassend um seinen Fuhrpark", sagt Rotzek.

Rundum-Service für optimale TCO

Der Service reicht über den gesamten Lebenszyklus eines Fahrzeugs, von Bestellung und Lieferung über Leasingvertragsoptimierungen bis zur Rückgabe und Vermarktung. Hinzu kommen Reifen-, Schaden-, Tankkarten- und Wartungs-/Reparatur-Management. Außerdem betreut HLA die Fahrer, prüft und archiviert Rechnungen, managt Daten und gibt Handlungsempfehlungen.

Als zentrale Aufgabe geht es darum, die Prozesse und Kosten der Kundenflotten stetig zu verbessern. "Wir machen stets das, was für den Kunden am günstigsten ist", betont der HLA-Chef. Beraten wird deshalb auch bezüglich der vielen Optionen – kaufen, mieten oder leasen der Fahrzeuge und von welchem Anbieter. Außerdem unterstützt das Team seine Kunden auf Wunsch bei Ausschreibungen. Ein bunter Strauß an Dienstleistungen also, der natürlich auch etwas kostet.

Fällig wird eine Management-Gebühr pro Fahrzeug und Monat. Je nach Leistungsumfang liegt diese zwischen 15 und 30 Euro, "angepasst an den Kundenbedarf". Für eine reine Beratung wird ein Tagessatz fällig. Ein Anfangshonorar amortisiere sich bei Vertragsabschluss.

Gesucht: optimale Haltedauer fürs Fahrzeug

Für den Kunden hat das Outsourcing des Fuhrparkmanagements laut Rotzek mehrere Vorteile. Damit werden interne Prozesse und Mitarbeiter entlastet, indem etwa Rechnungen und Angebote extern abgewickelt werden. Zudem reduzieren sich die laufenden Fuhrparkkosten durch eine bessere, gezielte Auftragsvergabe. Größte Stellschrauben bei den laufenden Fahrzeugkosten sind laut Rotzek neben den Leasingkosten die Wartungs-, Reparatur- und Reifenkosten.

Auf der Suche nach der optimalen Haltedauer eines Fahrzeugs kommt der Abschied meist schneller, als mancher Spediteur glaubt. "Das Argument vieler Unternehmer ist: Das Fahrzeug sei doch abgeschrieben, dann kann es auch noch laufen", so Rotzek. Doch die Instandhaltungskosten steigen seiner Erfahrung nach exponentiell mit dem Alter. Es gehe HLA aber auch darum, für den Kunden vor Vertragsabschluss für mehr Kostentransparenz zu sorgen.

Bei Vertragsabschluss mit der HLA wird zunächst der Status des Fuhrparks analysiert, um Ansatzpunkte und kritische Themen schnell zu erkennen. Der Analyse folgt ein dreimonatiger Implementierungsprozess, bei dem alle relevanten Akteure im Unternehmen mitgenommen werden. Mit vierteljährlichen Review-Meetings und Reportings wird der Kunde über den aktuellen Stand informiert.

Alle Daten zu Fuhrpark, Verträgen und Terminen werden über die HLA-eigene Software namens Fleet eMotion verwaltet. Auch im Schadensfall wird HLA auf Kundenwunsch tätig. Der Dienstleister nimmt die Meldung des Fahrers an, kümmert sich um Erstversorgung, Bergung und Mobilhaltung. Dann wird die Reparatur gesteuert und der Schaden bei der Versicherung eingereicht. "Die Komplexität und Anforderungen an einen Fuhrparkleiter werden immer höher", ist Rotzeks Erfahrung. Neben der enormen Angebotsvielfalt sorgt teilweise die Rückgabe von Leasingfahrzeugen für Stress. "Der Zustand bei Rückgabe muss klar im Leasingvertrag geregelt sein – sonst lass ich die Finger davon", rät Rotzek.

Transparenz bei Verträgen

Der Aufwand für ein umfassendes Fuhrparkmanagement sei enorm, so Rotzek. Deshalb ist er sich sicher, mit seinem Angebot auf breites Interesse zu stoßen. Von Mitbewerbern grenze sich  HLA durch die Kombination von Unabhängigkeit, Transparenz und Kompetenz ab. "Dieses Dreieck finden Sie am Markt sehr selten."

Vertraulichkeit und Datenschutz haben oberste Priorität bei der Auto-Bank-Tochter. Und damit die Unternehmen mit kleineren Flotten nicht in die Röhre schauen, arbeiten die Bayern gerade an einem "stark standardisierten Basis-Management" für diese Kunden. Wann das fertig ist? Schau‘n mer mal, wie der Franz sagen würde.

Autor

Foto

Claudia Wild

Datum

8. September 2016
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