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Beschaffung: Einsparpotenziale im Einkauf

Von der Ausschreibung bis zur Rückgabe: In jedem Lebensabschnitt eines Firmenwagens steckt Einsparpotenzial. Marcus Federhoff, Fuhrparkleiter der Baywa, sagt worauf es ankommt.

Noch bevor es darum geht, irgendwelche Einsparpotenziale zu heben, muss man sich zunächst die zentrale Frage beantworten: Was braucht mein Fuhrpark? Einen VW Golf, einen Fiat 500 oder einen Ford Mondeo? "Wer diese Frage beantworten kann, hat den ersten Schritt in die richtige Richtung getan", sagt Baywa-Manager Marcus Federhoff, der selbst rund 5.500 Fahrzeuge betreut.

Klar, dass die Dienstwagenregelung die Auswahl häufig ausbremst, doch das kann durchaus positive Nebeneffekte mit sich bringen: Der Einkauf generiert ein entsprechendes Volumen, wenn sich der Fuhrpark auf wenige Marken reduziert.

Ausstattung: Weniger ist mehr, zumindest im Hinblick auf den Restwert

Die Fahrzeugausstattung gehört zu den größten Stellschrauben bei der Beschaffung, hier lässt sich am meisten Geld einsparen: "Braucht man Allrad, große Felgen, Panoramadach oder Multimedia-Center?" Nein, meint der Experte. Schließlich bergen solche Features nicht nur höhere Kosten, sondern auch höhere Schadenrisiken.

Entsprechenden haben sich die Verantwortlichen des Baywa-Fuhrparks darauf festgelegt, auf solche restwertrelevanten Ausstattungen nach Möglichkeit zu verzichten. Vollausgestattete Fahrzeuge sind nach Laufzeitende ohnehin schlechter zu verkaufen", sagt Federhoff. Am besten sei es, Modelle und Ausstattungsvarianten so standardisiert wie möglich zu bestellen.

Je nach Fuhrparkgröße laufen die Bestellungen über das örtliche Autohaus, einen  Leasinggeber, der unter Umständen mit Rabatten lockt oder direkt über den Hersteller. Experten-Tipp: Kleinere und mittlere Fuhrparks haben zwar nicht so große Verhandlungs-spielräume, sollten sich aber trotzdem die Mühe machen, bei ihrem Anbieter nach speziellen Rabatten oder Sonderaktionen zu fragen. So lässt sich schon Mal ein Satz Winterreifen, ein Fußmatten-Set oder eine Gratis-Überführung herausleiern.

Weitere Einsparpotenziale liegen in den Bereichen Logistik und Full-Service. Die Fahrzeuge müssen überführt, zugelassen, eventuell beklebt und übergeben werden. »Meist bieten die Leasinggeber diese Dienstleistungen an, lassen sie aber von Dritten ausführen«, weiß Federhoff. Da liegt es auf der Hand, dass jeder in der Prozesskette Geld verdienen will. Fuhrparkchefs  sollte sich also die Mühe machen, genauer hinzuschauen. Je nach Fuhrpark kann es sich lohnen, die Dienstleistungen anderweitig zu vergeben oder selbst zu übernehmen.

Ein heikles Thema ist das Schadenmanagement. Wer dieses Modul bei seinem Leasinggeber abgeschlossen hat, sollte sehr auf Transparenz achten. Immer wieder passiert es, dass Fahrzeuge in Werkstätten, die mit den Leasinggesellschaften zusammenarbeiten, über die Maßen instand gesetzt werden. Hier ist Vorsicht geboten. Immerhin hat die Leasinggesellschaft Interesse daran, Fahrzeuge so gut wie möglich und nicht nur so gut wie nötig reparieren zu lassen. Das geht am Ende zu Lasten der Schadenquote und macht sich dann in höheren Versicherungsprämien bemerkbar.

Ausschreibungen richtig anpacken

Sind diese Themen geklärt, steht die Ausschreibung an. "Dabei sollten Fuhrparkleiter vorgeben, welche Kriterien entscheidend sind", sagt Federhoff. "Übernehmen Sie nicht die Ausschreibungsliste der Leasinggesellschaften, sondern definieren Sie Ihre eigenen Anforderungen und Rahmenbedingungen. Das geht auch in Form einer Excel-Tabelle."
Wichtig ist es, keine Scheu zu haben zusätzliche Laufzeit-/Laufleistungskombinationen anzufragen. Die üblicherweise vorgerechneten Angebote für 30.000 Kilometer und 36 Monate sind häufig nicht realistisch. Fährt der Mitarbeiter dann aber 40.000 km pro Jahr, steigen die Kosten in vielen Fällen unverhältnismäßig. Darüber hinaus lohnt es sich, nicht nur die Leasingraten zu vergleichen. "Vor allem ein Blick auf die im Vertrag vorgesehenen Restwerte ist sehr aufschlussreich", so Federhoff.

Im allgemeinen gilt: Je niedriger der Restwert von der Leasinggesellschaft angesetzt wird, umso geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Leasingrückgabe zum finanziellen Fiasko wird. Im Rahmen der Ausschreibung, darf ein intensiver Blick in das Vertragswerk von Hersteller und Leasinggesellschaft nicht fehlen. So kann sich beispielsweise das Servicelevel der Anbieter stark unterscheiden. "Die einen wechseln ein Getriebe im Rahmen des Fullservice-Vertrags, die anderen verlangen für die Reinigung des Wischwasser-Behälters unverhältnismäßig viel Geld", plaudert Federhoff aus dem Nähkästchen.

Achten Sie auch darauf, wieviel Tage sich der Dienstleister für Zulassung oder Abmeldung Zeit lassen darf. Oder ob die jährliche UVV-Prüfung in einer Vertragswerkstatt durchgeführt werden muss. All das verursacht Kosten, die in der Regel zu Lasten des Flottenbetreibers gehen.

Achtung Leasingrückläufer: Was ist ein Schaden und was ist Verschleiß?

Jeder weiß: Kratzer, Dellen oder verschrammte Alufelgen lassen sich in der Praxis kaum vermeiden. Das Problem ist nur, dass Leasingnehmer diese Mängel meist anders beurteilen als Leasinggeber. Abhilfe schafft laut Federhoff ein einheitlicher Schadenkatalog. "Als Grundlage eignet sich hierfür der Schadenkatalog des Verbands markenunabhängiger Fuhrparkmanagementgesellschaften", empfiehlt er.

Tipp: Statt einzelne Dellen aufzuzählen, sollte man die sogenannte Minderwertmatrix unter die Lupe nehmen. Hier gibt es laut Federhoff Unterschiede bis zu 30 Prozent. Das heißt, bei dem einen Anbieter bezahlt der Kunde 30 Prozent mehr für einen Schaden, als bei einem anderen. "Achten Sie auch darauf, dass Reparaturen per Smartrepair anerkannt werden", sagt Federhoff.

Sein Fazit: Man kann erst am Ende des Leasingvertrags sagen, ob dieser gut war. Doch um das Beste für sein Unternehmen rauszuholen, muss man erst viel Zeit und jede Menge Arbeit investieren. »Aber das lohnt sich«, verspricht Federhoff.

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Datum

21. Dezember 2015
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