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Kfz-Zulassung: Dienstwagen schneller zulassen

Vor allem in Großstädten sind die Behörden überlastet. Wer alle Dokumente zur Verfügung hat und auf einen Dienstleister setzt, kann lange Wartezeiten vermeiden.

Rund ein halbes Dutzend Dokumente sollte ein Fuhrparkmanager bei der Zulassung eines Dienst­wagens im Blick haben. Die Behörden wollen die Zulassungsbescheinigung Teil II und die Konformitätserklärung des Herstellers (CoC) sehen, die elektronische Versicherungsbestätigung (eVB) zum Nachweis der Haftpflichtversicherung sowie das SEPA-Lastschriftmandat fürs Zollamt, das per Lastschrift die Kraftfahrzeugsteuer vom Konto einzieht.

Ebenfalls gefragt sind der Handelsregisterauszug, der Zulassungsantrag und die Vollmacht zur Zulassung für den Mitarbeiter, der den Antrag bei der Behörde abgibt. Das Ganze in die Aktentasche gepackt und den Azubi zur Zulassungs­stelle geschickt, dann ist der Dienstwagen ein paar Stunden später mit Zulassung, Kennzeichen und Plaketten bereit für den Rollout. So weit, so gut?

Zulassungsstellen ächzen unter der Flut der Anträge

Die Wirklichkeit sieht anders aus. Landauf, landab ächzen Zulassungsstellen unter der Flut der Anträge. In vielen Städten geht nichts ohne Termin für die Zulassung. In Berlin sind zwei bis drei ­Wochen Wartezeit keine Seltenheit. Dort gab es vor Kurzem einen Schwarzmarkt, auf dem Termine für den Schalter für 25 Euro gehandelt wurden.

Für Bernd Kullmann, Fuhrparkmanager bei der Ideal Versicherungsgruppe mit Sitz in Berlin, sind solche Verhält­nisse der pure Albtraum. Schließlich stehen in seinem Fuhrpark rund 250 Zulassungen im Jahr auf dem Dienstplan. Kullmann setzt daher auf den Service eines professionellen Zulassers. »Wir haben ein Arrangement, das unseren Verwaltungs-aufwand deutlich reduziert. Ein Zulassungsantrag nimmt bei uns nur knapp zehn Minuten in Anspruch«, beschreibt Kullmann die Lösung.

Der Dienstleister holt die Unterlagen ab und kümmert sich um den Rest. Dazu gehört der Auftrag an den Schildermacher mit dem Wunschkennzeichen, aber auch die Vorleistung für die Gebühren, die in der Zulassungsstelle anfallen. Tatsächlich ist eine Zulassung nur auf den ersten Blick ein einfaches Geschäft. Ein typischer Knackpunkt sind die Unterlagen. "Wenn dem Antrag eine Bescheinigung, eine Unterschrift oder ein Formular fehlt, bedeutet dies das Aus für den kompletten Antrag. Die Zulassungsstelle schickt die Unterlagen ohne weitere Bearbeitung an den Antragsteller zurück", erklärt Geschäftsführer Oliver Siegmund vom Berliner AAD Auto-Anmeldedienst die Gepflogenheiten in der Hauptstadt.

Auch im Hinblick auf Legitimationen und Nachweise kochen die Zulassungsbehörden häufig ihr eigenes Süppchen. "Der Zulasser muss am Schalter den Vollmachtgeber durch einen Personalausweis oder Reisepass ausweisen. Dazu muss er aber wissen, ob der Sachbearbeiter die Originale verlangt oder ob eine Kopie mit oder ohne Beglaubigung ausreicht. Manche Behörden verlangen zum Reisepass eine Meldebescheinigung, die nicht älter als drei Monate ist. Auch beim Handelsregisterauszug gibt’s bisweilen ein Verfallsdatum", berichtet Oliver Siegmund.

Vom Online-Verfahren profitieren alle

Andererseits sind die Dienstleister für die Zulassungsstellen respektable Partner, auf deren Konto ein großer Teil der täglichen Anträge geht. Städte und Kommunen richten ihnen häufig eigene Schalter ein, um die Anmeldungen zu beschleunigen. Davon profitieren die Behörden ebenso wie die Auftraggeber: Da die Dienstleister von Berufs wegen auf die Vollständigkeit der Anträge achten, entsteht kein Zeitverlust, wenn ein unvollständiger Antrag an den Antragsteller zurückgehen muss.

Noch schneller lässt sich eine Zulassung über die Bühne bringen, wenn die Ämter ein Online-Verfahren anbieten. Der Dienstleister kann in diesem Fall vorab über eine spezielle Schnittstelle die Fahrzeug- und Halterdaten in das System der Behörde eingeben. Zur Zulassung selbst muss er zwar wieder am Schalter vorsprechen, doch der Sachbearbeiter hat ­alle Daten bereits auf dem Rechner.

Die wichtigsten Tugenden, die ein Zulassungs-Service braucht, sind Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Ein Schuss ­Lokalkolorit kann nicht schaden, damit der Zulasser stets über die Regeln der Behörde auf dem Laufenden ist. Fuhrparks mit Standorten in mehreren Städten und Bundesländern profitieren wiederum von einem Dienstleister, der seine Services bundesweit anbietet. Der AAD Auto-Anmeldeservice zum Beispiel ist mit Filialen in der ganzen Republik präsent.

Auch die Kroschke-Gruppe mit dem DAD Deutscher Auto Dienst dreht hierzulande mit einem Netz von rund 500 Standorten und rund 60 eigenen Zulassungsdiensten ein großes Rad. DAD und AAD, die beide im Schnitt mehr als eine halbe Million Zulassungen im Jahr verbuchen, fahren mittlerweile auch mit speziellen Angeboten für ihre Kunden auf der digitalen Überholspur.

Es ist zu teuer,  Mitarbeiter zur Zulassungsstelle zu schicken

Dass sich auf der Basis von IT-gestützten Prozessen die Zulassungen für Fuhrparks beschleunigen lassen, ist das Credo von Matthias Gauglitz, Geschäftsführer Vertrieb der DAD Deutscher Auto Dienst und der Christoph Kroschke. "Wir binden auf Wunsch unsere Systeme an die Kundensysteme an, um einen schnellen Austausch von Daten und Aufträgen zu ermöglichen. Zudem stellen wir unseren Kunden ein Webportal zur Verfügung, über das sich Einzelaufträge anlegen oder Massenaufträge hochladen lassen."
Und wenn in einem kleineren Fuhrpark nur hin und wieder eine Neuzulassung ansteht? Auch dann führt aus Sicht vonKullmann kein Weg an einem Zulassungs-Service vorbei. Für ihn sind vor allem die Kosten ein starkes Argument. "Bei einem Preis, der inklusive Dokumentenservice nicht einmal der Hälfte einer durchschnittlichen Tankfüllung entspricht, kann es sich kein Fuhrparkbetreiber leisten, Zulassungsvorgänge durch eigene Mitarbeiter durchführen zu lassen."

Diese Unterlagen brauchen Sie

• Zulassungsbescheinigung Teil II
• Konformitätserklärung des Herstellers (CoC)
• elektronische Versicherungsbestätigung (eVB)
• SEPA-Lastschriftmandat fürs Zollamt
• Handelsregisterauszug
• Zulassungsantrag
• Vollmacht zur Zulassung für den Mitarbeiter, der den Antrag bei der Behörde abgibt

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VRD - Fotolia

Datum

15. Oktober 2015
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