Mit dem Firmenwagen in den Urlaub Der Überlassungsvertrag sagt, was erlaubt ist

Mit dem Dienstwagen auf Urlaubsfahrt in den Süden? Eine tolle Sache. Also fix die alte Dachbox aus dem Keller montiert und den Freund der Tochter ins Auto eingewiesen, damit er zwischendurch das reguläre Fahrpersonal am Steuer entlasten kann. Dass der Trip den Tacho des Dienstwagens um mehrere Tausend Kilometer dreht? Kein Problem: Die meisten Fahrer von Firmenwagen versteuern den geldwerten Vorteil pauschal nach der Ein-Prozent-Regel. Und weil Kraftstoff, Maut und Schutzbrief kräftig ins Geld gehen, trifft es sich doppelt gut, dass der Arbeitgeber die Betriebskosten übernimmt.

Vorsicht beim Fahrerwechsel

Die schlechte Nachricht: Eine Urlaubsplanung nach diesem Schema kann nicht funktionieren. Sie würde vielmehr den Fuhrparkleiter, den Geschäftsführer, am Ende sogar das Finanzamt auf den Plan rufen. Denn nicht jeder Chef sieht es gern, wenn der Firmenwagen auch in der Freizeit gefahren wird. Deshalb gibt's in manchen Firmen den Schlüssel zum Firmenwagen nur, wenn man damit ausschließlich zu betrieblichen Terminen unterwegs ist.

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Fahrerwechsel? Schon, aber das sollte im Überlassungsvertrag geregelt werden.

Dreh- und Angelpunkt für das Urlaubsarrangement ist der Überlassungsvertrag, Sieht der Überlassungsvertrag also nichts anderes vor, geht die Dachbox in Ordnung. Vorausgesetzt, der Dienstwagen wartet mit der entsprechenden Dachlast auf, das Beladungsgewicht bleibt im Rahmen und die Box lässt sich fachgerecht fixieren. Problematisch dürfte der geplante Fahrerwechsel werden. Mitglieder der Familie dürfen den Dienstwagen in der Regel fahren. Der Freund der Tochter sollte besser die Finger vom Steuer lassen, wenn der Arbeitgeber in dieser Hinsicht Einschränkungen macht.

Wer zahlt Maut und Vignetten?

Gebühren für Straßenbenutzung und Schutzbrief fallen aber nicht in diese ­Kategorie. Übernimmt der Arbeitgeber diese Kosten, ist das ein zusätzlicher steuerpflichtiger Arbeitslohn. Logische ­Folge: Der Mitarbeiter muss für die Auslagen den geldwerten Vorteil berappen. Tipp vom Steuerberater: Die Kosten für Maut, Vignetten und Schutzbrief sollte der Nutzer des Dienstwagens übernehmen. Das spart dem Unternehmen viel bürokratischen Aufwand.

Allerdings hat laut Auskunft von Datev der Bundesfinanzhof entschieden, dass Arbeitnehmer, die individuelle Kosten für ihren Firmenwagen selbst tragen, ihren geldwerten Vorteil um diesen Betrag mindern können. Für Vignetten gilt das nicht, wohl aber für selbst getragene Benzinkosten. Der Bundesfinanzhof nannte ausdrücklich auch andere individuelle Aufwendungen, wie Versicherungsbeiträge oder Leasingraten. Wer derartige Ausgaben für seinen Firmenwagen selbst zahlt, kann die individuellen Kosten steuermindernd geltend machen. 

Grundsätzlich jedoch gilt im Dienstwagenrecht die Formel: Die Erlaubnis zur Privatnutzung ist kein Freibrief für die Fahrt ins Ausland. Nur wenn der Überlassungsvertrag dafür tatsächlich keine Regelungen enthält, kann der Mitarbeiter unbeschwert Gas geben. In der Praxis verzichten viele Arbeitgeber auf die spendable Geste und schränken das Nutzungsrecht für den Dienstwagen ein. Argumente gibt’s dafür jede Menge. Schließlich hat der Arbeitgeber ein Interesse am Werterhalt des Dienstwagens. Bleibt das Auto während des Urlaubs im Ausland in der Garage, bedeutet das ein geringeres Schadenrisiko. Ebenfalls denkbar sind Vereinbarungen, bei denen der Chef Fahrten in riskante Länder untersagt. Oder er legt eine Obergrenze für die Privatkilometer fest.

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Wer bezahlt die Maut bei Urlaubsfahrten? In den seltensten Fällen springt hier der Arbeitgeber ein.

Zwei Urlaubsreisen im Jahr mit dem Dienstwagen und diverse Touren am Wochenende können zudem den Anteil der Privatkilometer an der vereinbarten Laufleistung nach oben treiben, was den Spielraum für dienstliche Fahrten einschränkt. Stehen dann bei der Rückgabe an den Leasinggeber zu viele Kilometer auf dem Tacho, führt das meist zu einer teuren Nachberechnung, beschreibt Rechtsanwalt Fischer Motive für eine Einschränkung der Nutzung.

Ein handfestes Argument könnte auch die Möglichkeit liefern, dass der Mit­arbeiter bei der privaten Urlaubsfahrt im Ausland einen Unfall verursacht. In diesem Fall stünden dem Fuhrpark­leiter nicht nur ein hoher bürokratischer Aufwand zur Regulierung des Schadens ins Haus. Das Unternehmen könnte auch auf Kosten für Gutachten und Mietwagen sitzen bleiben, wenn die Rechtsordnung im Urlaubsland dafür keine oder geringere Erstattungen ­vorsieht.

Dienstwagen den Kollegen überlassen

Das Forum für Vorbehalte und Einschränkungen ist der Überlassungsvertrag. Hier lassen sich die Spielregeln zur Nutzung des Dienstwagens rechtswirksam definieren. Das Unternehmen kann zum Beispiel dem Mitarbeiter das Fahrzeug nur zum geschäftlichen und pri­vaten Gebrauch im Inland überlassen. Damit wäre nicht nur der Urlaubsfahrt ins Ausland, sondern auch dem Wochenend-Trip nach Amsterdam, ins Elsass oder nach Luxemburg ein Riegel vor­geschoben. Der Arbeitgeber kann aber auch Urlaubsfahrten gewähren und nur die Fahrt in Länder untersagen, in denen mit Risiken für das Fahrzeug zu rechnen ist. Ebenfalls denkbar: Das Unternehmen legt eine Obergrenze für die Privatkilometer fest und bittet den Nutzer bei ­einer Überschreitung zur Kasse. Der Mitarbeiter ließe sich auch auf der Auslandsreise bei den Kosten für den Kraftstoff oder bei einem Unfall in die Pflicht nehmen. Möglich wäre demnach die Übernahme der Tankkosten im Ausland und eine Selbstbeteiligung bei einem selbst verschuldeten Crash.

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Schön, wenn man seinen Dienstwagen auch privat nutzen darf.

Eine Idee für mehr Effizienz im Fuhrpark: Der Arbeitgeber könnte bestimmen, dass der Mitarbeiter das Fahrzeug zu seinem Ferienbeginn an das Unternehmen herausgibt, damit es anschließend den Kollegen für andere dienst­liche Aufgaben zur Verfügung steht. Hier kommt allerdings das Bundes­urlaubsgesetz ins Spiel. Das besagt für diesen Fall, dass zum Arbeitsentgelt gehörende Sachbezüge, die während des Urlaubs nicht weitergewährt werden, für die Dauer des Urlaubs in bar abzugelten sind. Heißt konkret: Der Arbeitnehmer muss den geldwerten Vorteil der Privatnutzung des Dienstwagens während des Urlaubs nicht versteuern. Im Gegenzug hat er für diese Zeit einen Anspruch auf eine Ausgleichszahlung, die dann allerdings wieder zu ver­steuern ist.