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Dienstreise: So organisieren Sie Dienstreisen optimal

Sicher, möglichst günstig und intelligent: Fuhrpark- und Travelmanager stehen vor immer größeren Herausforderungen, wenn Mitarbeiter geschäftlich reisen.

Mehr als 176 Millionen Mal schicken deutsche Firmen ihre Mitarbeiter auf Dienstreise. Das kostet rund 49,2 Millionen Euro, ein einziger Reisetag schlägt im Schnitt mit rund
146 Euro zu Buche. Dabei versuchen vor allem größere Unternehmen, den Bereich Geschäftsreise zu optimieren. "Niedrigere Kosten, mehr Effizienz und Fürsorge für Reisende besitzen eine hohe Priorität", sagt Dirk Gerdom, Chef des deutschen Geschäftsreiseverbands VDR.

Schließlich setzen die Firmen ihre wichtigste Ressource ein: den qualifizierten Mitarbeiter. 90 Prozent der Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter auf Reisen, um Geschäfte abzuschließen oder vorzubereiten. Trotzdem misst die Chefetage dem kaum strategische Bedeutung zu. Dabei wird diese Aufgabe immer komplexer. So gilt es, nicht nur Kosten und Sicherheit zu beachten, sondern auch Wohlbefinden und Nachhaltigkeit.
"Allerdings klaffen hier Anspruch und Wirklichkeit oft auseinander", sagt
Stefan Vorndran, Vorsitzender des Ausschusses Business Travel.

Hier sind Systematik und Konsequenz gefragt. Durch Auswertungen und Kennzahlen werden effizienter Einkauf und zielgerichtetes Controlling erst möglich. Gleichzeitig minimieren IT-gestützte Buchungs- und Abrechnungssysteme den Personalaufwand. Um die Reisezeit ­ihrer Mitarbeiter so kurz wie möglich zu halten, versuchen vor allem die größeren Unternehmen, die Abläufe bereits ab ­Antragstellung zu optimieren und zu ­automatisieren.

Eine Dienstreise geht nicht nur von A nach B, sondern von Tür zu Tür

Da liegt es nahe, die Aufgaben von Fuhrpark und Geschäftsreise übergreifend zu betrachten. "Doch das funktioniert nur mit einer ganzheitlichen Mobilitätsstrategie, die nicht nur von A nach B denkt, sondern von Tür zu Tür", erklärt Gerdom. Dennoch sind Probleme programmiert.

So sind Dienstwagen oft Gehaltsbestandteil und werden nicht als Kosten für Dienstreisen erfasst. Das ist inkonsequent und teuer. Ebenso sollten Fleet- und Travel­manager darauf bestehen, dass neben dem klassischen Dienstwagen ebenso Pool- oder Carsharing-Fahrzeuge eingebunden werden. Künftig gilt es nicht nur, die Flotte möglichst effizient zu steuern, vielmehr müssen intelligente, ganzheitliche Mobilitätslösungen bereitstehen. Laut VDR-Geschäftsreisebericht kommen immer häufiger mobile Apps der Geschäftsreise-anbieter mit bereits hinterlegten unternehmsspezifischen Reiserichtlinien zum Einsatz.

Dennoch stellen Fleet- und Travelmanager immer wieder fest, Reisekostenrichtlinien sind keine Garantie dafür, dass sich Mitarbeiter auch daran halten. Das deckt sich mit dem Ergebnis des Business Traveller Reports 2016: So geben ein Drittel der Befragten an, sich nicht immer im Rahmen der Richtlinien zu bewegen. 13 Prozent wählen beispielsweise ihr Verkehrsmittel nicht danach aus, was das Unternehmen vorgibt. Kein Wunder also, dass 18 Prozent der Unternehmen im vergangenen Jahr ihr Reisebudget überschritten haben – und das durchschnittlich um 15 Prozent. Ein Experten-Tipp von Achim Deboeser vom Reiseanbieter Concur: "Bei einer automatisierten Reisekostenabrechnung können Geschäftsreisende nur innerhalb der Richtlinien buchen."

Mehr Planung, weniger Stress

Trotz Budgetdruck sollten die Mitarbeiter entspannt und sicher unterwegs sein.  Laut Deutschem Reiseverband (DVR) haben sich im vergangenen Jahr 39 Prozent der Chefs über schlecht geplante Reiseverbindungen und eine nervenaufreibende Orientierung am Reiseziel beklagt. Aber steigenden Stress auf Geschäfts­reisen nehmen nicht nur die Chefs wahr. 45 Prozent aller Geschäftsreisenden ­geraten unterwegs in Hektik und strapazieren ihre Nerven.

"Viele Geschäftsreisende fühlen sich gestresst, weil sie nicht die nötige Unterstützung vom Arbeitgeber bekommen. Dabei lassen sich viele Stressquellen durch professionelles Reisemanagement ausschalten", sagt Vorndran. Beispiel: Hotelauswahl. Kurze Distanzen zum nächsten Termin senken das Risiko, unter Zeitdruck zu geraten. Doch noch immer entscheidet häufig alleine der Preis über die Wahl der Unterkunft. Hektisch wird es zudem, wenn sich Anschlusstermine verschieben und Züge oder Flüge ausfallen. Dann muss eine schnelle Lösung her. Im Idealfall stehen bereits mehrere vorab recherchierte Ausweichverbindungen parat. Kurzfristige Änderungen treten auch nach Büroschluss auf. Hilfe sollte professionell, am besten rund um die Uhr, angeboten werden.

Das gilt auch für das Thema Sicherheit.Ein Unternehmen muss aufgrund seiner Fürsorgepflicht dafür sorgen, dass Mitarbeiter sicher reisen können. Das heißt, sie müssen die Sicherheit und die Gesundheit ihrer Mitarbeiter gewährleisten – egal wo diese sich gerade befinden. Das funktioniert nicht in allen Unternehmen. Zwar finden laut Studie 83 Prozent der befragten Reisenden, dass es wichtig sei, die Mitarbeiter über Risiken und spezielle Voraussetzungen zu unterrichten, trotzdem liefern 40 Prozent der Unternehmen beispielsweise keine Informationen darüber, ob ein Visa nötig ist oder nicht.

Dabei zeigen die jüngsten Ereignisse, dass sich Bedrohungen nicht mehr nur auf riskante Zielgebiete beschränken. "Professionelle ­Geschäftsreiseprogramme müssen darauf vorbereitet sein, schnelle Entscheidungen zu treffen, jederzeit mit Reisenden und Entscheidern zu kommunizieren und schnell zu handeln", sagt Martin Weisskirchen, Krisenexperte beim Dienstleister BCD Travel.

Sicherheit für Frauen

Frauen sind auf Reisen einer größeren Gefahr ausgesetzt. Zudem wächst laut Sicherheits-experten des Verbands International SOS die Zahl der Frauen, die in gefährliche Regionen reisen, um knapp ein Viertel. Dabei werden rund 30 Prozent der von Frauen angesteuerten Reiseziele mit extremen, hohen oder mittleren Risiken eingestuft. Um diese so gering wie möglich zu halten, bieten die Dienstleister International SOS und Control Risks ein neues E-Learning-Modul zum Thema Sicherheit von Frauen. Es liefert praktische Tipps und Empfehlungen. Mehr Infos unter internationalsos.com/traininghub.

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alphaspirit, Fotolia

Datum

30. April 2016
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