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Mobilitätsmanagement: Vom Flotten- zum Mobilitätsmanager

Die Zahl der Geschäftsreisen steigt. Gleichzeitig ändert sich langsam das Berufsbild des Fuhrparkleiters: Aus dem Flotten- wird der Mobilitätsmanager.

Mehr Dienstreisen und höhere Aufwendungen, so lautet das Fazit der Geschäftsreiseanalyse 2011 des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR). Dazu befragten die Experten 800 Unternehmen. Insgesamt stieg die Zahl der Geschäftsreisen in Betrieben mit zehn und mehr Mitarbeitern im vergangenen Jahr um 6,7 Prozent auf 154,8 Millionen. Dafür gaben die Unternehmen 43,5 Milliarden Euro aus. Viel Geld, allerdings sparen die Unternehmen, wo es möglich ist. Das zeigt sich vor allem bei Großunternehmen: Während die Anzahl der Reisen dort um 1,8 Prozent stieg, senkten sie ihre Ausgaben um 3,8 Prozent.

Insgesamt hat sich an der Struktur der Ausgabenbereiche nicht viel verändert: Den größten Block machen mit mehr als elf Milliarden Euro immer noch die Flugkosten aus. Die Ausgaben für Bahnfahrten und Mietwagen blieben relativ stabil bei 7,15 Milliarden Euro beziehungsweise 3,8 Milliarden Euro. Dafür waren die Reisenden anscheinend durstiger und hungriger als in den Jahren zuvor. Der Verpflegungsaufwand stieg von 4,9 Milliarden Euro auf 5,4 Milliarden Euro. Für die insgesamt 58,7 Millionen Übernachtungen gaben die Firmen mehr als elf Milliarden Euro aus. Wobei über die Hälfte der Mitarbeiter Vier- oder Fünf-Sterne-Hotels buchen darf.

Spot Buying - Unternehmen sparen last minute Kosten

Hier legt die Analyse die Vermutung nahe, dass Firmen den seit Jahren konsequent reduzierten Luxus bei An- und Abreise kompensieren. Es könnte aber auch sein, dass sich die Schar der Schnäppchenjäger vergrößert hat: Der VDR stellt fest, dass immer mehr Travelmanager oder Reisende spontan buchen. Im Vorfeld verhandelte Raten werden immer stärker durch tagesaktuelle Preise - das sogenannte Spot Buying - ersetzt. "Während vor fünf Jahren nur jede zweite Firma Tagespreise nutzte, setzen heute 70 Prozent darauf", sagt VDR-Präsident Dirk Gerdom. Nicht mehr der Rahmenvertrag zwischen Dienstleister und Abnehmer bestimmt, wer mittel- oder langfristig den Zuschlag bekommt, vielmehr kauft der Kunde beim Anbieter mit dem aktuell besten Preis-Leistungs-Verhältnis ein.

Das macht sich unterm Strich bemerkbar. 2009 belasteten die mehr als acht Millionen Geschäftsreisenden das Budget noch mit 142 Euro pro Tag. Im vergangenen Jahr waren es gerade mal 127 Euro. Macht ein Minus von 10,4 Prozent. Im Schnitt lagen die Kosten pro Reise bei 305 Euro. Das sind sieben Euro weniger als im Vorjahr und 20 Euro weniger als noch vor vier Jahren. Darüber hinaus stieg die durchschnittliche Dauer einer Reise von 2,2 Tagen auf 2,4 Tage. Jede fünfte Reise war vier Tage oder länger. "Darin spiegelt sich der Nachholbedarf an Auslandsreisen, aber auch die Zusammenlegung einzelner Reisen", erklärt Gerdom.

Auch im Reisemanagement sind Apps auf dem Vormarsch

Hinter den Kulissen ist einiges in Bewegung. Firmen setzen immer stärker auf schlanke Prozesse, integrieren mobile Applikationen (Apps). Das kostet zwar, dennoch sehen drei von fünf Verantwortlichen Vorteile für ihr Unternehmen. Offensichtlich stehen auch die Reisenden auf Apps: Im vergangenen Jahr wurden 900 Millionen Anwendungen heruntergeladen. So sind Smartphones auf dem besten Weg einen großen Teil des stationären Reisemanagements abzulösen. Mittlerweile investiert jedes zweite Unternehmen in diesen Bereich. "Ob Fahrkarten, Umbuchungen, Bezahlung oder Planung - vieles geschieht heute bereits von unterwegs", sagt Gerdom. Nun bestehe die Herausforderung darin, die mobilen Anwendungen in bestehende Prozesse zu integrieren und Schnittstellen zwischen Anbieter und den der Reise folgenden Schritten wie zum Beispiel der Reisekostenabrechnung zu schaffen.

Aus dem Fuhrparkmanager wird ein Mobilitätsmanager

Und welche Rolle spielt dabei der Fuhrparkmanager? Sein herkömmliches Berufsbild des Autoeinkäufers, -verwalters und -verkäufers könnte schon bald der Vergangenheit angehören. Nach Ansicht des Marktforschungsinstituts Dataforce liegt sein zukünftiger Schwerpunkt im Mobilitätsmanagement. Flottenmanager müssen also künftig im Unternehmen dafür Sorge tragen, dass die Mitarbeiter nicht nur einen fahrbaren Untersatz bekommen, sondern dass sie sicher, kostensparend und umweltfreundlich reisen.

Wie es um die Mobilität in Unternehmen steht, hat Dataforce im Rahmen einer Umfrage unter 400 Flottenverantwortlichen zusammengefasst. Demnach brauchen Fuhrparks am dringendsten flexible Mobilitätslösungen, um damit kurz- und mittelfristiger Mobilitätslücken abzudecken. Diese tun sich zum Beispiel bei Mitarbeitern in der Probezeit auf, beim Einsatz von Mitarbeitern in zeitlich begrenzten Projekten oder bei der Überbrückung der Lieferzeit für den eigentlichen Dienstwagen. Abhilfe schaffen mehr als die Hälfte der Befragten durch Poolfahrzeuge. Etwa ein Fünftel greift auf die Angebote von Autovermietungen zurück. Nur knapp sieben Prozent bemühen die künftige Leasinggesellschaft und nutzen von dort ein Auto. Und die restlichen 20 Prozent? Sie gehen leer aus. Ihre Arbeitgeber verschaffen ihnen während der Probezeit oder für befristete Projektarbeit keinen Dienstwagen. Vor allem Unternehmen mit weniger als 25 Fahrzeugen gewährleisten in vielen Fällen (58 Prozent) keine Interimsmobilität.

Carsharing ermöglicht flexible Mobilität, die Nachfrage steigt

Carsharing könnte hier die Lösung heißen. Schließlich bieten immer mehr Hersteller wie BMW, Mercedes oder Volkswagen umfassende Mobilitätskonzepte an - und die geteilte Mobilität ist dabei ein wichtiger Baustein. "Im Gespräch ist Carsharing meist, wenn der Fuhrpark immer mal kurzfristig und sehr flexibel aufgestockt werden muss, bestimmte Fahrzeugtypen wie Kleintransporter spontan oder unregelmäßig benötigt werden", sagt Matthias Gauglitz, Geschäftsführer des Deutschen Auto Dienst (DAD). Sein Unternehmen übernimmt für große Flotten unter anderem die Prozesse beim An- und Abmelden der Autos und verwaltet Fahrzeugdokumente.

"Die Zahl der Anfragen von Carsharing-Anbietern nach unseren Lösungen zur Fahrzeugein- und -aussteuerung sowie zum Dokumentenmanagement steigt", stellt Gauglitz fest. Selbst wenn Dienstwagen oder Poolfahrzeuge längst nicht mehr die einzigen Verkehrsmittel der Wahl sind, so stellen sie doch nach wie vor die Basis der Mobilität in den Unternehmen dar. Aber wie ist die Fahrzeugwahl geregelt?

Fuhrparkprofis sind auch weiterhin unverzichtbar

Ein Blick von Dataforce in die Dienstwagenordnungen der Unternehmen zeigt: Flottenchefs und Dienstwagenfahrer stehen alternativen Antrieben immer noch skeptisch gegenüber. So schließen 81 Prozent der befragten Unternehmen Flüssiggas aus. Auch Erdgasfahrzeug, Hybridantriebe und reine Elektrofahrzeuge haben jeweils in knapp 80 Prozent der Flotten keine Chance. Trotzdem scheint der Umweltschutz langsam auf dem Vormarsch. Immerhin 20 Prozent der Unternehmen verzichten auf einzelne Modelle, weil diese zu viel Sprit verbrauchen. 2009 lag die Verzichtsquote noch bei 15 Prozent.

Spätestens hier kommt auch der klassische Fuhrparkleiter wieder ins Spiel. Denn nur, wer sich im Fahrzeugmarkt auskennt, kann sicher gehen, für sein Unternehmen die wirklich passenden Autos auszuwählen. Jeder Flottenmanager weiß: Der Verbrauch alleine macht nur einen Bruchteil der Unterhaltskosten eines Autos aus. Echte Fuhrparkprofis müssen also nicht fürchten, dass sie auf der Reise vom Flotten- zum Travel- oder Mobilitätsmanager unter die Räder kommen.

Bahn, Flieger oder doch lieber das Auto?

Zugegeben, für weite Strecken gibt es selten Alternativen zum Fliegen. Für kürzere Strecken schon: Hier liegen Auto und Bahn vorn. Und je nach Reisestrecke und -Verlauf des Mitarbeiters, ist die Bahn nicht nur die umweltfreundlichere Möglichkeit, sondern auch die schnellere.

Das gilt allerdings nicht für Mitarbeiter, die flexibel sein müssen, weit außerhalb größerer Städte unterwegs sind oder viel Gepäck bei sich haben. Sie müssen - oft auch längere Strecken - mit dem Dienstwagen zurücklegen. Doch wer die Wahl hat, kann sich mithilfe des Umwelt-Mobil-Checks unter www.bahn.de Energieverbrauch und Umweltbelastung seiner Geschäftsreise ausrechnen.

Fünf Spar-Tipps

  1. Das Reisebüro wechseln: Zwei von drei Unternehmen arbeiten mit einem Reisebüro zusammen statt mit Travel Management Companies wie BCD Travel oder Carlson Wagonlit Travel.
  2. Reisen professionell managen: Hauptberufliche Travel Manager sind selbst in Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen die Ausnahme. Die Folge: Professionelle Reiseinformationssysteme und Analysetools sowie Sonderkonditionen werden kaum genutzt.
  3. Günstige Konditionen fordern: Individuelle Konditionen gibt es auch für Mittelständler, allerdings sollten sie jährlich mehr als 20 Flüge auf einer Linie buchen. Zusätzlich helfen Bonusprogramme in Form von Freiflügen oder Übergepäck-Gutscheinen sparen.
  4. Firmenprogramme nutzen: Fluggesellschaften, Bahn, Hotels und Autovermieter bieten diese an. Die Teilnahme bringt Einsparungen zwischen 20 und 30 Prozent vom Buchungsumsatz. Das gilt nur für nur Programme ohne Mindestumsatz, sonst drohen Zusatzkosten.
  5. Videokonferenz statt Flug: Videokonferenzen ermöglichen länderübergreifende Zusammenarbeit in Echtzeit ohne Reisekosten. Eine Studie ergab, dass die Reisekosten im ersten Jahr um zehn Prozent, im zweiten Jahr um 25 Prozent sinken.

Quelle: Lighthouse Consulting

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Datum

12. Oktober 2011
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