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Mobilitätsbudget: Freie Wahl für die Dienstreise

Wer die Arbeitswelt von morgen gestalten will, braucht auch für den Fuhrpark neue Konzepte. Eine gute Möglichkeit sind individuelle Mobilitätspakete für die Mitarbeiter.

Die Führungskultur in Deutschland befindet sich im Umbruch. Starre Hierarchien sind out, die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern ist nicht länger eine Einbahnstraße von oben nach unten. Stattdessen: Dialog auf Augenhöhe. Ein neues Selbstverständnis im Unternehmen stellt allerdings auch Privilegien auf den Prüfstand. Ein stattlicher Dienstwagen zur Motivation wäre daher in der künftigen Arbeitswelt der falsche Anreiz.

Zunehmend sind Konzepte gefragt, die heute schon bei der jüngeren Generation ankommen. "Großer Hubraum und viel Motorleistung sind für viele Mitarbeiter kein Anreiz mehr. Sie wollen ihre Mobilität flexibel gestalten, Geld und Zeit sparen und die Umwelt schonen", sagt Michael Schramek, Geschäftsführer von Ecolibro. Das auf strategische Mobilitätsberatung spezialisierte Unternehmen hat unter dem Label "Mobileety Budget" ein Anreizsystem entwickelt, das sich am individuellen Mobilitätsbedarf der Mitarbeiter orientiert

Kleiner Dienstwagen und Bahncard, statt obere Mittelklasse

Die Grundidee: Der Mitarbeiter konfiguriert nicht mehr seinen Dienstwagen, sondern ein Mobilitätspaket. Dazu wählt er zum Beispiel einen Dienstwagen, der ­eine Nummer kleiner ausfällt als das Referenzfahrzeug, das ihm laut Car Policy zustünde. Dafür kommen andere Mobilitätsformen ins Spiel. Das kann ein Jobticket oder eine Bahncard sein. Auch Fahrrad, Pedelec und E-Roller, Poolfahrzeug und Mietwagen passen ins Paket.

Mit der Bahn zum Geschäftstermin? Mit Bus oder Rad zur Arbeit? Das tut nicht nur der Umwelt gut. Das Mobileety Budget belohnt effizientes Mobilitätsverhalten auch durch eine beachtliche Mobilitätsprämie. Tatsächlich besteht der Clou des Modells darin, dass der Mitarbeiter unterm Strich über mehr Geld haltsplus liefert gewissermaßen die Hardware selbst.

Da ein kleineres Fahrzeug für einen niedrigeren Bruttolistenpreis zu haben ist, fällt der geldwerte Vorteil nach der Ein-Prozent-Regel geringer aus. Wer dann öfter mit den Öffentlichen oder dem Rad zur Arbeit kommt, spart durch die Anwendung der 0,002-Prozent-Regel weitere Steuern, wenn das Dienstfahrzeug weniger als 15 Tage/Monat für die Fahrt zur Arbeitsstätte genutzt wird.

Die eigentliche Mobilitätsprämie hingegen errechnet sich aus den Kosten für das dem Mitarbeiter zustehende Fahrzeug (Referenzfahrzeug) und den effektiven Gesamtkosten. Dabei geht die Alternative weniger ins Geld als das Referenzfahrzeug. Die Differenz zwischen beiden Positionen kann mehrere Tausend Euro betragen. Ein Trick aus der Kiste der Motivationspsychologie: Die entsprechende Prämie soll zur Erhöhung des Anreizes bereits zu Beginn des Berechnungsjahres an den Mitarbeiter ausgezahlt werden.

Die Prämien werden auf Basis der Vollkosten berechnet

Bei der Berechnung fürs Mobilitätsbudget geht Ecolibro neue Wege. "Unser Modell macht die Vollkosten der Mobilität zur Grundlage der Kalkulation", erklärt Michael Schramek. Bei den Fahrzeugen kommen demnach neben der Leasing­rate auch Aufwendungen wie Reparatur, Wartung und Kraftstoff sowie Verwaltungskosten zur Anrechnung. Auch zur Beurteilung der alternativen Mobilität sind die jeweiligen Vollkosten gefragt. Die Berater aus Troisdorf nutzen dazu ein eigenes Management-Informationssystem, das alle Kosten für eine lückenlose Mobilitätskette abbildet. Die Mitarbeiter wiederum sind gefordert, ihre dienstliche und private Mobilität mit ­Augenmaß zu bewerten.

Das Ecolibro-Modell bietet jedoch Spielraum für Korrekturen. Da das Online-System regelmäßig die Daten der Mitarbeiter aktualisiert, können diese jederzeit ihren Status auf einer Online-Plattform überprüfen. Kommt es zu Differenzen zwischen dem geplanten Mobilitätsbudget und den Ist-Kosten, ist eine Nachjustierung angesagt. Fallen die Ist-Kosten niedriger aus, lassen sich die zusätzlichen Einsparungen in der Folgeperiode auf das Budget aufschlagen. Waren die Kosten höher als geplant, erfolgt ein Abschlag.

Allerdings besteht das Finanzamt auf seinen Steuerobolus. Dass es sich mit vergleichsweise moderaten Abschlägen begnügt, liegt an einer Besonderheit des Steuerrechts. Die eingesparten Kosten kann das Finanzamt als pauschal zu versteuernde Sachkosten behandeln. Pauschalversteuerung und Sozialabgaben addieren sich zu einem Prozentsatz von rund 34 Prozent, den der Arbeitgeber abführen muss.

Der Rest ist das effektive Mobilitätsbudget. Es liegt dann im Ermessen des Unternehmens, ob es alle Einsparungen an den Mitarbeiter weitergibt oder ob es einen Teil einbehält. Die Mobilitätsprämie überweist der Arbeitgeber auf die Mobileety Card. Dabei handelt es sich um eine Prepaid-Masterkarte, die nur den Bezug von Sachleistungen erlaubt. Heißt konkret: Damit kann man wie mit einer herkömmlichen Kreditkarte einkaufen und im Restaurant Rechnungen begleichen. Dagegen lässt sich das Geld auf der Karte nicht abheben oder überweisen. Ein kleines Handicap, das die meisten Mitarbeiter locker wegstecken dürften.

Drei Fragen an

Michael Schramek, Geschäftsführer von Ecolibro, versteht sich als neutraler Dienstleister, strategischer Berater und bietet selbst keine Mobilitätsleistungen an.

Wie definieren Sie Ihre Dienstleistung?

Wir haben mit dem Mobileety Budget ein Anreizsystem entwickelt, das ein eigenverantwortliches Mobilitätsverhalten im Unternehmen fördert. Der Mitarbeiter kann durch den intelligenten Mix der Verkehrsmittel die Bonushöhe selbst steuern.

Der Dienstwagen ist ein Baustein im Gehaltssystem. Wollen Sie das ändern?

Immer mehr Mitarbeiter lassen sich über eine höhere Flexibilität bei der Wahl ihrer Verkehrsmittel besser motivieren. Das Angebot muss dazu individuell zugeschnitten sein und auf die persönlichen Bedürfnisse und Lebensphasen passen. Unser Modell ist eine Ergänzung zum klassischen Dienstwagenmodell, keine Konkurrenz. Deshalb spielen auch Bestandsschutz und Freiwilligkeit eine wichtige Rolle.

Wie bewerten Sie den Aufwand im Unternehmen zur Umsetzung?

Der Prozessaufwand ist eher gering. Wir nutzen dafür ausgereifte Verfahren und spezielle Softwareprodukte. Ein wichtiger Vorteil unseres Modells besteht darin, dass bei den dienstlich bereitgestellten alternativen Verkehrsmitteln komplexe Prozesse zur Versteuerung des geldwerten Vorteils der privaten Nutzung entfallen.

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fotolia

Datum

22. März 2016
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