Alles über Mobilitätsmanagement
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Mobilitätsmanagement: Vom Fuhrpark- zum Mobilitätsmanagement

Mobilitätsmanagement ist mehr als die Kombination von Fuhrparkverwaltung und Reiseorganisation. Erst wenn die Kommunikation der Abteilungen stimmt, hat die gemeinsame Sache Zukunft.

Plant der Außendienstmitarbeiter seine Termine in Eigenregie und fährt mit dem Firmenwagen zum Kunden, bringt das den Fuhrparkleiter nicht ins Schwitzen. Sein Job beschränkt sich in diesem Fall auf die Abgabe der Tank­belege. Stehen dagegen auch Verkehrsträger wie Bahn, Carsharing, Mitfahr­zentralen und Elektrofahrzeuge auf dem Plan, müssen Fuhrparkleiter tiefer in die Trickkiste greifen, um die Mobilität der Mitarbeiter sicherzustellen.

"Der Firmenwagen ist nur ein Verkehrsträger neben anderen, die für eine Dienstreise in Frage kommen. Dabei hängt die Wahl der Reisemittel auch von den Zielen und Vorgaben des Unternehmens ab", erklärt Marc-Oliver Prinzing, Vorstandsvorsitzender des Bundesverbands Fuhrparkmanagement. Eine hohe Priorität besitzen in der Regel Schnelligkeit und Wirtschaftlichkeit. Neben ökologischen Erwägungen spielen auch die direkten Reisekosten zunehmend eine Rolle. Dann kommt meist die Bahn ins Spiel. Damit können die Mitarbeiter ihre Reisezeiten als Arbeitszeit nutzen.

Das Fuhrparkmanagement wird Teil des Dienstreiseprozesses

"Ein ganzheitliches Mobilitätsmanagement sollte Aspekte wie Reisezeiten, Nachhaltigkeit und Sicherheit berücksichtigen", weiß Marc-Oliver Prinzing. In dieser Konzeption ist das Management des Fuhrparks Teil eines Prozesses, der von der Anmeldung über die Genehmigung und Organisation bis hin zur Durchführung und Abrechnung einer Dienstreise reicht. Ein typisches Szenario könnte dann so aussehen, dass der Mitarbeiter im Intranet des Unternehmens eine Dienstreise anmeldet.

Das Managementsystem bewertet den Mobilitätsbedarf und schlägt die entsprechenden Reisemittel vor. Anschließend leitet das System die Auswahl des Mit­arbeiters an die Abteilungen Fleet und Travel weiter, die dann jeweils die Be­reitstellung übernehmen. "Mobilitäts­management kann nur funktionieren, wenn ein Unternehmen das wirklich will. Gerade in größeren Unternehmen gehören Geschäftsführung, Personal­bereich und Vertrieb an den Tisch, wenn die Entwicklung eines Modells ansteht", sagt Prinzing. Eine Lösung setzt vor allem die umfassende Abstimmung und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen Fuhrpark und Reise voraus.

Statt des Taxis kommt der Dienst­wagen des Kollegen infrage

Ist zum Beispiel die Car Policy auf die bestmögliche Auslastung des Fuhrparks abgestimmt, muss eine Reiserichtlinie, die für Dienstreisen den privaten Pkw ­erlaubt, auf den Prüfstand. Mobilitäts­management kann dann auch bedeuten, dass der Mitarbeiter anstatt eines Taxis oder Mietwagens für eine Dienstfahrt den Dienstwagen eines Kollegen benutzt, der tagsüber nur auf dem Parkplatz steht. Der Besitzer des Fahrzeugs könnte dann für die Überlassung einen Bonus erhalten, der ihm bei der nächsten Wahl des Dienstwagens zugutekommt.

Unterm Strich ist Mobilitätsmanagement mehr als die Zusammenführung der Aufgaben von Fleet und Travel. ­Keine gute Idee wäre es also, aus den beiden Abteilungen mit jeweils zehn Mitarbeitern eine dritte fürs Mobilitätsmanagement mit zwölf Mitarbeitern zu bilden. "Die Zukunft gehört einem Mobilitätsmanagement, das auf dem spezifischen Know-how der Mitarbeiter von Fleet und Travel aufbaut. Beide Bereiche bleiben ­also bestehen, ermöglichen aber die sinnvolle Nutzung von Synergien", sagt Dirk Gerdom, Präsident des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR). "Wichtig ist jedoch ein zentraler Ansprechpartner für alle internen Kunden und das Lieferantenmanagement." Gerdom favorisiert ein Team aus Spezialisten unter gemeinsamer Leitung. Dabei spielt es ­keine Rolle, wer die Verantwortung trägt.

Fuhrparkmanager und Travelmanager

Tatsächlich sind Wirtschaftlichkeit, Transparenz, Komfort und Zufriedenheit der Mitarbeiter genau die Werte zur Gestaltung der Mobilität, die ein Fuhrparkmanager ebenso wie ein Travel Manager unterschreiben könnte. Der japanische Elektronikhersteller Sharp Electro­nics in Hamburg zum Beispiel führt die Sparten Fleet und Travel gemeinsam unter dem Dach der Abteilung European General Affairs/Procurement. Leiter Michael
König praktiziert bereits eine fortgeschrittene Form des Mobilitäts­managements, indem er als dritten Baustein die mobile Kommunikation in das Management integriert.

"Dahinter steht die Idee, dass die Mitarbeiter, die ihre Dienstreise effizient gestalten sollen, auch auf entsprechende Kommunikationsmittel zugreifen müssen. Wer Car2go oder Drive now nutzt, braucht dazu ein Endgerät und die richtige Ap­pli­kation", berichtet König. Daher gibt es nun eine Policy für Hardware, die den Mitarbeitern Geräte wie Smartphone, Tablet-PC und Laptop mit den entsprechenden Anwendungen zuweist.

Autor

Foto

Göz Mannchen

Datum

14. August 2014
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