Stimmt die Chemie zwischen Flotten- und Dienstreisemanagement, läuft es auch rund in Sachen Mobilität. Wir zeigen, warum das bei MTU Friedrichshafen gut funktioniert.
In Firmen deren Mitarbeiter sehr viel dienstlich unterwegs sind, müssen Fuhrpark- und Reisemanagement gut zusammenarbeiten. Ein solches Unternehmen ist MTU Friedrichshafen. Fürs letzte Jahr bilanzierte die Sparte Mobilität rund 8.500 Flugtickets, 7.500 Fahrten mit dem Pkw sowie rund 23.000 Reiseabrechnungen. Dazu kommen rund 5.500 Taxifahrten und 30.000 Buchungen für einen Fahrzeugpool, der Mitarbeitern im Nahbereich bis 30 Kilometer zur Verfügung steht.
Der Spezialist für schnell laufende Motoren und Antriebsanlagen gehört zu Rolls-Royce Power Systems und hat seinen Stammsitz tief unten im Süden der Republik, genauer: am nördlichen Ufer des Bodensees. Von dort aus schickt das Unternehmen seine Mitarbeiter quer durch Deutschland, Europa und die Welt auf Reisen.
Die große Nachfrage führt zur engen Zusammenarbeit der Abteilungen
Fahrten zu den Flughäfen Friedrichshafen, Zürich, Stuttgart und München stehen auf der Tagesordnung. Auch Bus und Bahn, Pkw und Fähre sind gefragte Verkehrsmittel. Diese Nachfrage bedeutet für die Abteilungen Reise und Fuhrpark jede Menge Arbeit. Trotzdem haben Fuhrparkmanager Roland Wiggenhauser und Reisemanager Matthias Müller ihre Geschäfte souverän im Griff. Die beiden Betriebswirte, der eine hat ein Zertifikat als Fleet-, der andere als Travelmanager, kennen sich seit ihrer Studienzeit und gelten in der Branche fast schon als Dream-Team des Mobilitätsmanagements.
Der Schlüssel zum Erfolg? Fleet und Travel arbeiten bei MTU eng zusammen. Auf der organisatorischen und digitalen Ebene sind beide Abteilungen bestens
vernetzt. Im Intranet des Unternehmens präsentiert man sich mit einem gemeinsamen Auftritt, der von der Reisebuchung über Dienstwagenbestellung und Carsharing bis hin zum Shuttleservice für die Mitarbeiter ein vielfältiges Angebot in Sachen Mobilität bereitstellt.
"Das Mobilitätsmanagement für MTU umfasst alle strategischen und operativen Maßnahmen zur Planung, Organisation und Kontrolle einer Geschäftsreise. Das ist ein Auftrag an beide Abteilungen", erklärt Roland Wiggenhauser.
Travel und Fleet firmieren unter dem Dach des Personal- und Facility-Managements als eigenständige Bereiche, wobei der Fuhrpark vor allem seine Kompetenz für Beratung, Beschaffung und Betreuung der Fahrzeuge in die gemeinsame Waagschale wirft
Im Zweifel genügt eine kurze Anfrage bei den Kollegen
Hier wie dort trägt das Management jeweils die volle Verantwortung für den Gesamtprozess und hat die Berechtigung für den Direkteinkauf. Beide Abteilungen stehen allerdings unter einer gemeinsamen Leitung. Der Fuhrparkleiter erstattet am Ende eines Quartals der Bereichsführung Bericht zu Kosten und Schadenentwicklung im Fuhrpark, während der Reisemanager zu den Kennzahlen der Reiseabteilung dem Vorgesetzten Rede und Antwort steht.
Im Tagesgeschäft klappt die Kooperation zwischen Fleet und Travel wie am Schnürchen. Die Reiserichtlinie besagt zum Beispiel, dass bei einer Geschäftsreise Dienstwagen und Fahrzeuge aus dem Pool Vorrang vor Mietwagen und Privat-Pkw haben. Für firmenwagenberechtigte Mitarbeiter bedeutet dies, dass sie bis zu einer Entfernung von 500 Kilometern das eigene Fahrzeug für die Reise benutzen müssen. "Das Reiseteam interessiert sich daher dafür, wer im Unternehmen einen Dienstwagen fährt. Im Zweifel genügt eine kurze Anfrage an die Kollegen von der Flotte", erklärt Matthias Müller. Mit den richtigen Informationen lässt sich demnach ausschließen, dass der Mitarbeiter seinen Geschäftswagen der Familie überlässt, während er selbst für die Dienstreise den Mietwagen oder ein Fahrzeug aus dem Pool benutzt. Ein entsprechender Reiseantrag hätte also keine Chance.
Auch beim Carsharing ziehen Fleet und Travel an einem Strang. Roland Wiggenhauser hat für die Reiseabteilung einen Pool mit rund 40 Fahrzeugen aufgebaut. Auf den können Mitarbeiter ohne eigenen Dienstwagen für ihre Geschäftsreisen zugreifen. Der Pool besteht jeweils zur Hälfte aus Pkw und Transportern, die zur Beförderung von Material und Equipment dienen. Die Buchung der Fahrzeuge erfolgt über die Reisestelle.
Der Reisepool ist aber auch ein Reservoir für spezielle Fälle. Neue Mitarbeiter mit Dienstwagenberechtigung erhalten für den Übergang ein Fahrzeug aus dem Pool. Umgekehrt geht ein Dienstwagen in den Pool, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Der Nahverkehrspool wiederum soll die Mobilität der Mitarbeiter vor Ort sicher stellen.
Dazu stehen 60 Smart zur Verfügung, darunter acht elektrische Modelle, mit denen die Mitarbeiter Erfahrungen zur Elektromobilität sammeln sollen. Der gleiche Ansatz gilt für die Fahrradflotte, die ebenfalls mit diversen elektrischen Modellen aufwartet. Der Pool hat 5.500 registrierte Nutzer und ist an 15 Standorten rund um die Uhr verfügbar. Die Mitarbeiter buchen die Fahrzeuge in Eigenregie. Die Schlüssel finden sich jeweils in den Schlüsselautomaten, die sich mit Führerschein und Codenummer öffnen lassen.
Erfolg hängt von guten Prozessen ab
"Die Herausforderung für das Mobilitätsmanagement liegt darin, aus einem bunten Strauß an Möglichkeiten die für den jeweiligen Bedarf optimale Lösung zu finden", weiß Roland Wiggenhauser. Aus seiner Sicht hängt der Erfolg einer Kooperation an der Einrichtung der richtigen Prozesse. "Prozesse sollten Kompetenzen und Verantwortungen eindeutig regeln. Sie sollten einfach, überschaubar und klar definiert sein. Prozesse helfen bei der schnellen Erkennung von Schwachstellen und sorgen für weniger Fehler durch Verringerung der Komplexität. Sie helfen bei der Beseitigung von Reibungsverlusten und begrenzen die Auswirkungen von Fehlern", erklärt Wiggenhauser. Sein Tipp für Fuhrparkleiter: Ein gut aufgesetzter Prozess schafft mehr Möglichkeiten zur Delegation von Verantwortung und ein Sicherheitsnetz bei Haftungsfragen.
Die Teams von Reise und Fleet beherrschen ihre eigenen Prozesse natürlich aus dem Effeff. Damit die Früchte der Kooperation jedoch nicht im Alltag verwässern, haben Wiggenhauser und Müller gemeinsam ein Handbuch verfasst, das für jede Abteilung Verantwortlichkeiten, Ansprechpartner und Vorgehensweisen exakt dokumentiert. Den Mitarbeitern im Fuhrpark beschreibt es mehrere Dutzend Prozesse, von der Onlinebestellung eines Fahrzeugs bis zum Vorgehen bei einem Verkehrsunfall, bei Wartung und Reparatur.
Möchte ein Dienstwagennutzer die Bestellung seines neuen Fahrzeugs ändern, gibt‘s dazu im Handbuch einen Prozess, der die Abläufe zwischen Unternehmen, Mitarbeiter, Bank und Autohaus exakt regelt. Der Prozess für die Rückgabe und den Wechsel des Dienstfahrzeugs stellt vor allem auf die Kommunikation zwischen den Beteiligten ab und beschreibt das Verfahren für das Autohaus im Hinblick auf Gutachten und Mitarbeiter-Datenschutz.
MTU Friedrichshafen legt das Handbuch zweimal im Jahr in einer aktualisierten Fassung als Druckversion und in digitaler Form auf. Ob sich dieser Aufwand für die Dokumentation wirklich lohnt? Für Wiggenhauser und Müller steht dieser Aspekt ihres Managements außer Zweifel. Ihr gemeinsames Credo lautet: "Qualität bedeutet, das Gewünschte so gut wie gefordert zu liefern. Hingegen erzeugt Perfektionismus in unwesentlichen Punkten übermäßig hohe Kosten."
