Notfallszenario Was zutun ist, wenn der Fuhrparkchef ausfällt

Krankheit, Unfall oder Langzeiturlaub – auch ein Flottenchef ist nicht immer für das Unternehmen verfügbar. Was aber, wenn es gilt, einen Unfallschaden zu regulieren, Inspektionstermine einzuhalten oder einen neuen Leasingvertrag zu unterzeichnen? In den meisten Fuhrparks springen die Kollegen ein und versuchen, den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Doch was tun, wenn der Flottenchef längere Zeit ausfällt? Wer übernimmt die Vertretung? Die Antwort darauf ergibt sich hauptsächlich aus den haftungsrechtlichen Vorschriften für Flottenbetreiber. "Für Unternehmen mit eigenem Fuhrpark gelten dieselben rechtlichen Vorschriften in Sachen Halterhaftung und Verkehrsrecht. Das Unternehmen ist zunächst einmal in der Halterhaftung", erklärt Rechtsanwalt Sebastian Berg von Fleet Advokat. Dazu gehört unter anderem, dass im Schadenfall grundsätzlich der Halter für Personen und Sachschäden einstehen muss. Diese Haftung beruht auf dem Prinzip der Gefährdungshaftung, da der Gesetzgeber annimmt, dass von einem Fahrzeug eine Betriebsgefahr ausgeht, die sich bei einem Unfall realisiert. Aus diesem Grund haftet neben dem Fahrer auch stets der Halter.

Sollte nun einer der Fahrer mit seinem Dienstwagen in einen Unfall verwickelt sein oder gegen andere Vorschriften, etwa mangelnde Ladungssicherung oder Fahren ohne Führerschein verstoßen, steht das Unternehmen oder die Geschäftsführung in der Halterverantwortung. Der Flottenbetreiber kann jedoch seine Halterverantwortung auf einen Fuhrparkmanager übertragen und damit seine eigene Haftung ausschließen. »Bei einer Übertragung muss die Geschäftsführung darauf achten, dass diese Person zuverlässig ist und über entsprechende Kenntnisse verfügt«, sagt Berg. »Das ist theoretisch zwar auch mündlich möglich, sollte jedoch aus Beweisgründen unbedingt schriftlich erfolgen.« Wird ein Vertreter bestimmt, gilt dies ebenfalls.

Eine fachkundige Vertretung ist wichtig

Zu den Aufgaben eines Fuhrparkverantwortlichen gehören unter anderem die ordnungsgemäße Wartung der Fahrzeuge und die Einweisung der Fahrer. Zudem muss er auf die Einhaltung der Verkehrsvorschriften sowie der Unfallverhütungsvorschriften aufmerksam machen und dafür Sorge tragen, dass die Fahrer auch eine gültige Fahrerlaubnis besitzen. Unternehmen, deren Fuhrparkleiter längere Zeit ausfällt, sollten auf jeden Fall eine fachkundige Vertretung bestimmen. »Geschieht das nicht, trifft die Halterverantwortung wieder das Unternehmen, da kein Haftungsvakuum entstehen darf«, erklärt Berg.

Im optimalen Fall sollte die Person genauso geschult sein wie der beauftragte Flottenchef. Zumindest bei längerer Abwesenheit sollte die Unternehmensleitung sicherstellen, dass auch der Vertreter entsprechende Fachkenntnisse besitzt. Um im Fall der Fälle gerüstet zu sein, empfiehlt sich ein Notfallplan. Der Notfallplan hält fest, welche Kompetenzen an welche Mitarbeiter übergehen. Dies gilt sowohl für Geschäftsbeziehungen nach außen als auch für den internen Ablauf. So muss vermerkt werden, wer nach außen hin Rechtsgeschäfte im Namen des Unternehmens abschließen darf, wer etwa Leasing- oder Kaufverträge unterschreiben darf, wer Reparaturrechnungen bezahlt.

Eine Auflistung, welche Firmen und Dienstleister benachrichtigt werden müssen, dass nun ein anderer Mitarbeiter ihr zeichnungsberechtigter Ansprechpartner ist, darf natürlich nicht fehlen. Damit vermeidet das Unternehmen Probleme mit externen Geschäftspartnern oder gar den Missbrauch der Vertretungsbefugnis. Da es sich hierbei um die Neuverteilung von vertrags- und haftungsrechtlich relevanten Kompetenzen – sowohl innerbetrieblich als auch nach außen – handelt, ist die Erteilung der Befugnisse im Not- und Vertretungsfall Aufgabe der nächsthöheren Managementebene.

Passwörter und Benutzernamen nicht einfach weiterreichen. Ein Notfall-Account ist sicherer

Unbedingt in den Notfallplan gehören folgende technische Schritte: Es müssen die nötigen Kennwörter eingerichtet werden, damit der Ersatzmann auf die benötigten Softwareprogramme, Dateien und Dokumente und gegebenenfalls sogar auf den Computer des verhinderten Flottenchefs zugreifen kann. Fuhrparkexperte Peter Hellwich rät hier zur Vorsicht: "Auf keinen Fall sollten Passwörter und Benutzernamen weitergereicht werden. Die EDV sollte unbedingt ein entsprechendes Benutzerkonto einrichten, das für Notfälle dem autorisierten Vertreter den Zugriff ermöglicht." Durch die organisatorische Trennung von eigentlichen und ausnahmsweisen Zugriffsrechten bleibt die ursprüngliche Sicherheits- und Ablaufstruktur gewahrt.

Damit im Unternehmen beim Ausfall des Fuhrparkverantwortlichen nicht gleich das komplette Chaos ausbricht, sollten im Vorfeld die wichtigsten Dinge schriftlich geregelt sein. Dazu ist eine umfangreiche Dokumentation in Form eines Fuhrparkmanagement-Handbuchs unabdingbar. Hier finden sich, nach Themengebieten geordnet, die einzelnen Arbeitsschritte, etwa zur Verwaltung der Fahrerdaten, Führerscheinprüfungen, Bestellprozesse oder Tankkarten. Im besten Fall orientiert sich die Dokumentation an der individuellen betrieblichen Praxis.

Im Handbuch festgehalten gehören Schnittstellen und Arbeitsabläufe zu anderen Abteilungen wie der Buchhaltung oder Personalabteilung. Zum Beispiel, dass Tankbelege an die Faktura gehen, Dienstwagenansprüche mit der Personalabteilung geklärt werden, Überschreitungen des Budgets mit dem Einkauf zu klären sind. Dabei sollte auch notiert werden, welche Belege welchen Weg nehmen, welche Unterlagen zur Bearbeitung notwendig sind und als Kopie oder Original weitergereicht werden müssen.

Auch die im Betrieb organisierten Abläufe zur Entscheidungsfindung sind Bestandteil der Dokumentation. Welche Geschäftsvorgänge bedürfen bestimmter Unterschriften? Wichtig: Zu jedem Geschäftsvorfall gehört in der Regel ein Dokumentensatz – Belege, Notizen, Berichte. Nicht fehlen dürfen Hinweise, welche Akten und Softwareprogramme gebraucht werden, um zum Beispiel einen Unfallschaden, einen Reifenwechsel oder eine Fahrzeugbestellung abzuwickeln.

Übersichtliche Listen mit Ansprechpartnern vermeiden zeitraubende Suchaktionen

Damit in Krisensituationen nicht eine zeitraubende Sucherei losgeht, gehört ins Handbuch eine Liste der wichtigsten Ansprechpartner aus den Bereichen Autohändler, Leasinggesellschaften, Tankkartenanbieter, Werkstätten, Rechtsbeistand, EDV-Support und allen weiteren Dienstleistern. Das gilt auch für eine Übersicht über die wichtigsten wiederkehrenden Termine wie Inspektionsoder UVV-Termine. "Nur so können alle anstehenden Vorgänge pünktlich erledigt werden", sagt Hellwich. Allerdings dürfte es den Praktikern schnell klar sein, dass sich der jeweilige Stand des Alltagsgeschäfts in Handbüchern oder Plänen nur schwer festhalten lässt. "Hier ist der Flottenchef selbst gefragt. Übersichtliche Listen mit Ansprechpartnern vermeiden zeitraubende Suchaktionen. Gut strukturierte, aktuelle Terminkalender, Listen interner und externer Ansprechpartner helfen der Vertretung, sich schneller zurechtzufinden", rät Hellwich.

Als gute Unterstützung hat sich eine Übersicht mit den Standorten von Computerdokumenten und Softwareprogrammen sowie Papierakten erwiesen. Am besten ist es aber, wenn der Vertreter bereits Einblick in die zu erledigenden Aufgaben hat. Denn eins ist klar: Je besser die Kooperation und die Kommunikation in der Flottenabteilung klappt, desto reibungsloser verläuft der Ersatzeinsatz.