Outsourcing im Firmenfuhrpark Externe Dienstleister richtig beauftragen

Es gibt wohl wenige Jobs in Unternehmen, bei denen so viel Know-how aus den unterschiedlichsten Disziplinen notwendig ist. Fuhrparkmanager sind verantwortlich für den gesamten Lebenszyklus eines Firmenwagens von der Anschaffung bis zur Rückgabe sowie für die Fahrzeugnutzer. Dabei wird das Aufgabengebiet immer komplexer, aufgrund steigender rechtlicher Anforderungen, der Heterogenität der Fahrzeugnutzer und den damit verbundenen individuellen Fehlverhalten. Und dabei ist die emotionale Bedeutung des Fahrzeuges nicht zu vernachlässigen, die der Fuhrparkmanager auch noch mit dem richtigen Fingerspitzengefühl berücksichtigen muss.

Foto: Fleet Innovation

Führerscheine zu kontrollieren ist aufwendig. Das können externe Dienstleister sehr gut übernehmen.

Planen, kontrollieren, steuern, unterweisen, kommunizieren…

Im Mittelpunkt der Aufgaben steht neben Sicherheitsfragen die Wirtschaftlichkeit der Fahrzeuge vor allem in Bezug auf die Total Cost of Ownership (TCO). Die komplexe Rechnung ergibt sich aus dem Anschaffungspreis, dem Unterhalt, Treibstoffverbrauch, den Versicherungsgebühren, Wartungs-, Reifen-  und Vermarktungsrisiken z. B. bei Kauffuhrparks, u. v. m. Demgegenüber steht die Mobilität der Belegschaft, die bei möglichst geringen Kosten stets gesichert sein muss. Ein Fuhrpark ist  trotz sich verändernder Mobilitätsgewohnheiten ein wichtiges Motivationsinstrument, mit dem Fachkräfte gewonnen und gebunden werden können. Genaue Regelungen, z. B. wer welchen Dienstwagen erhält, werden in der unternehmensspezifischen Car Policy geregelt, die die Ziele des Betriebs unterstützt.

Bei der Halterhaftung darf kein Fehler unterlaufen

Fuhrparkleiter verantworten außerdem das Risikomanagement der Firmenwagen: Was passiert bei Schäden am Fahrzeug oder bei einem Totalschaden? Wie werden die Fahrzeuge am Ende ihrer Laufzeit ökonomisch optimal vermarktet? Eine wichtige Frage ist die Halterhaftung. Auch wenn der Fuhrparkmanager rechtlich nicht direkt der Halter der Fahrzeuge ist, kann es trotzdem sein, dass er -aufgrund der Erfahrung und der ihm übertragenen Aufgaben - die "Halterverantwortung" trägt. Das betrifft auch die Haftung und etwaige Punkte in Flensburg.

Der Fuhrparkleiter muss die Firmenwagennutzer außerdem umfassend über ihre Rechte und Pflichten aufklären. Stichworte sind hier Einweisung und Unterweisung mit einer entsprechenden Dokumentation. Sollte ein Unfall aufgrund technischer Mängel passieren, wird der Gesetzgeber die Frage nach der Vermeidbarkeit stellen. Wurden die Unfallverhütungsvorschriften (UVV) eingehalten? Bzw. gibt es diese überhaupt? Und auch die Fahrtüchtigkeit der Fahrer muss regelmäßig überprüft werden: Liegt eine gültige und ausreichende Fahrerlaubnis vor? Ist der Fahrer physisch und psychisch in der Lage das Fahrzeug zu führen? 

Technische Neuheiten müssen berücksichtigt werden

Die Legislative erlässt zudem immer neue Vorgaben zur technischen Ausstattung oder  Richtlinien zum CO2-Ausstoß oder der Förderungen alternativer Antriebe, die Fuhrparkleiter bei der Auswahl der Fahrzeuge im Auge behalten müssen. Ab November diesen Jahres werden bspw. Reifendruckkontrollsysteme (RDKS) verpflichtend, die neben dem Plus an Sicherheit laut Experten zu einer bis zu 2,5 mal längeren Arbeitszeit beim Reifenwechsel zuzüglich höherer Ersatzteilkosten führen werden. Bei mittleren bis großen Fuhrparks können solche Gesetzesänderungen schnell mehrere zehntausend Euro Mehrkosten bedeuten. Eine weitere neue Technologie ist die Telematik, die auf Ihre Einsatzmöglichkeit im Fuhrpark und ihre Vor- und Nachteile zunächst geprüft werden muss, um zur richtigen Entscheidung zu gelangen.

Die Arbeit mit einem Firmenfuhrpark verändert sich also ständig und betrachtet man die letzten zehn Jahre, ist eine deutliche Entwicklung vom reinen Fuhrparkmanager hin zum Mobilitätsmanager mit noch weitreichenderen Aufgaben zu beobachten. Alternative Antriebe, Corporate Car Sharing  oder Tickets für den ÖPNV: Für den optimalen Mobilitätsmix eines Unternehmens stehen hier mittlerweile zahlreiche Vehikel und Finanzierungsformen zur Verfügung.

Professionell outgesourct: Spezialisten für Komplexität

Es gibt Prozesse und Funktionen, die sollte, kann oder darf man Dienstleistern nicht überlassen. Bei den meisten Aufgaben macht es allerdings Sinn zu prüfen, ob die Aufgaben aus betriebswirtschaftlichen Gründen partiell oder ganz ausgelagert werden sollten. Können Kosten gesenkt, Erträge gesteigert und Risiken gemindert werden, dann liegt Outsourcing auf der Hand.

Bei der Komplexität der beschriebenen Aufgaben der Fuhrparkmanager wundert es kaum, dass der Markt die Leistungen von Full-Service-Dienstleistern immer stärker nachfragt. Sie können alle Aufgaben des Flottenmanagements übernehmen und die gesamte Fahrzeugflotte in ihrer Komplexität verwalten. Die Services reichen von der Auswahl der geeigneten Fahrzeuge unter Berücksichtigung der TCO, dem Einbringen Einkaufsvorteilen der Leasinggesellschaft und der passenden Finanzierungsform über die Wartungs- und Reparaturenkoordination, die Verwaltung der Versicherungen oder die Zuteilung von Fahrzeugen an verschiedene Mitarbeiter bis hin zur Beratung bei Telematiklösungen. Externe Dienstleister arbeiten besonders erfolgreich, wenn sie eng in die internen Abläufe eingebunden sind ähnlich einer In-House-Abteilung, aber ihre eigenen Systeme und Prozesse nutzen. In einer leistungsadäquaten Full-Service-Rate sind dann alle Leistungen und Risiken abdeckt.

Effizienter durch Erfahrung

Die Experten haben Erfahrung mit verschiedenen Fuhrparks und nutzen spezielle Systeme, die sie in der Regel effizienter und leistungsfähiger machen als das In-House-Flottenmanagement.

Beispiel Car Policy: Ist diese noch nicht vorhanden, haben die Experten den Überblick über alle verfügbaren Marken und Modelle und entwickeln mit ihrem Know-how zum Unternehmen passende Anforderungen. Natürlich werden auch aktuelle Umweltvorgaben berücksichtigt.

Beispiel Controlling: In einer speziellen Software bzw. Reports sind alle Marken und Informationen integriert, die  Kraftstoffverbräuche, Routen u. v. m.  ausweisen.

Beispiel Fuhrparkausschreibung: Der Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften e. V. (VMF) hat eine Standardvorlage entwickelt, ein Kalkulationsformular, das alle wichtigen Punkte bei der Auswahl berücksichtigt, automatisch kalkuliert und sich darüber hinaus individuell anpassen lässt. 

Auch im Notfall für den Kunden da

Ein weiterer Vorteil für Fuhrparkverantwortliche: Leasinggesellschaften übernehmen das Risiko zum Beispiel, dass beim Einkauf oder beim Wartungs- und Reparaturmanagement wirklich nur berechnet wird, was sein muss. Sie übernehmen auch das Vermarktungsrisiko am Ende der Nutzungsdauer. Sie können die Entwicklung bei den Gebrauchtwagenpreisen einschätzen und realistisch kalkulieren. Der Fuhrparkmanager muss lediglich darauf achten, dass die Fahrzeuge gepflegt zurückkommen. Letztlich abgerechnet wird bei den herstellerunabhängigen Full-Service-Dienstleistern gemäß der Standards von "Die Faire Fahrzeugbewertung VMF", einem von  Branchenstandards, die der VMF in den letzten Jahren entwickelt hat. Und auch im Falle eines Falles sind sie der richtige Notfallpartner für die Fahrer.

Neue Reifendrucksysteme fordern Fuhrparkmanager

Das externe Fuhrparkmanagement ist bestens über neue Gesetzesvorgaben informiert und übernimmt die Leistungen.

Foto: Karl-Heinz Augustin

Wer mit Werkstätten zusammenarbeitet, sollte Rahmenverträge für die Firmenwwagen aushandeln.

Beispiel Reifendruckkontrollsystem (RDKS): Die VMF-Gesellschaften arbeiten eng mit ausgewählten Reifenexperten und ihrem Vertrieb zusammen, die bereits bestens auf diese Neuerung vorbereitet sind und so praxistaugliche Lösungen bereithalten.

Beispiel Führerscheinkontrolle: Mit entsprechenden Lösungen gewährleisten die Full-Service-Dienstleister die regelmäßige Kontrolle über die Gültigkeit der Fahrerlaubnis.

Fazit

Fuhrparkmanager haben eine komplexe Aufgabe und müssen betriebswirtschaftlich, juristisch und technisch versiert sein. Sie sind verantwortlich für den gesamten Lebenszyklus eines Firmenwagens von der Anschaffung bis zur Rückgabe sowie für die Sicherheit der Fahrzeugnutzer. Herstellerungebundene Full-Service-Dienstleister stehen für Neutralität und hohes Beratungs-Know-how. Sie können alle wirtschaftlichen und prozessualen Aufgaben des Flottenmanagements von der Auswahl der Fahrzeuge, über das Wartungs-, Reifen- und Tankkartenmanagement, Versicherungskoordination, Finanzierungs- und Leasinglösungen bis hin zur Vermarktung nicht mehr gebrauchter Fahrzeuge übernehmen und damit den Fuhrparkmanager wirkungsvoll entlasten. Dafür nutzen sie spezielle Software und/oder Systeme sowie ihr Know-how aus der Betreuung einer Vielzahl von Firmenfuhrparks.

Was spricht für Outsourcing?

• Expertise über die verschiedensten Segmente der komplexen Aufgabe
• Kostenersparnis
• Reduktion des internen Aufwandes, Zeitersparnis
• Fokus auf die Kernkompetenzen
• Schnellere Reaktion auf Marktveränderungen
• Steigerung der Qualität
• Nutzung externen Fach-Know-How
• Möglichkeit des Sich-Beratens, man ist nicht alleine mit der Entscheidungsfindung
• Flexiblere Strukturen
• Prozess-Sicherheit durch erfahrene Anbieter
• Beste Lösungen in Wirtschaftlichkeitsfragen