Alles über Dienstwagen-Überlassung/Überlassungsvertrag
Fahren ohne Limit? Fuhrparkmanager solllten für Privatfahrten klare Regeln aufstellen. Zoom

Privatnutzung des Firmenwagens: Fuhrparkmanager sollten klare Regeln aufstellen

Firmenwagen: Welche Möglichkeiten Fuhrparkleiter haben, Privatfahrten zukontrollieren – und wo sie Grenzen ziehen sollten.

Nach Südspanien, Finnland oder Griechenland mit dem Auto? Was für einige wie ein schlechter Scherz klingt, ist für viele Dienstwagenfahrer selbstverständlich. »Es kostet ja nix«, beschreibt Axel Schäfer, Geschäftsführer vom Bundesverband Fuhrparkmanagement die Situation. Schließlich stellen viele Firmen ihren Mitarbeitern in gehobenen Positionen einen Dienstwagen zur Verfügung und übernehmen die anfallenden Kosten für Sprit, Wartung, Versicherung und Steuer. Der Arbeitnehmer muss lediglich den entstehenden geldwerten Vorteil versteuern. Einfachheitshalber berechnet der Löwenanteil der Firmen diesen mit der Ein-Prozent-Methode. »Und für die Finanzbeamten ist es prinzipiell völligegal, ob die Mitarbeiter viel oder wenig privat unterwegs sind«, erklärt Schäfer. Entsprechend stehen viele Firmen vor dem Problem, dass einige Angestellte ihren Dienstwagen kaum privat nutzen, andere sich aber nicht scheuen, mehr als 40.000 Kilometer in eigener Sache unterwegs zu sein. Hinzu kommen unterschiedlich lange Strecken zwischen Wohnort und Arbeitsplatz – sie zählen zu den Privatfahrten.

 Kilometer im Blick behalten

Das sind zwar extreme Fälle, trotzdem werden Flottenchefs, die die Privatnutzungumfassend gestatten, immer wieder damit konfrontiert. Was für die Motivation vorteilhaft ist, birgt gleichzeitig erhebliche Risiken. Sie haben keinerlei Kontrolle mehr über die Kilometerlaufleistung. Im Einzelfall kann es zu deftigen Nachzahlungen für Mehrkilometer bei der Leasinggesellschaft führen. »Fehlen spezifische Regelungen im Überlassungsvertrag, gehen die Unklarheiten in der Regel zulasten des Arbeitgebers«, erklärt Gerhard Nolle, Leiter Gesamtvergütung und Sozialleistungen von Dekra. Ist etwa nur geregelt, dass die Privatnutzung in angemessenem Umfang erlaubt ist, müssen Arbeitnehmer schon außergewöhnlich weite Entfernungen zurücklegen, damit das Unternehmen im Streitfall Anspruch auf Kostenerstattung bekommt. Generell gilt: »Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern einen Dienstwagen ohne klare vertragliche Regeln überlassen und dieser pauschal versteuert wird, müssen sie in den sauren Apfel beißen und den Fahrern auch private Fahrten erlauben«, so Schäfer.

 

Unternehmen bestimmt die Regeln

Doch wie können Fuhrparkleiter Privatfahrten reglementieren? Generell gilt: Wie umfassend ein Unternehmen seinen Mitarbeitern die Privatnutzung des Dienstwagens gestattet, ist allein die Entscheidung des Unternehmens. Theoretisch kann der Überlassungsvertrag sogar jede Privatnutzung von der vorherigen Zustimmung abhängig machen oder es wird ein generelles Verbot ausgesprochen. »Allerdings verpufft in diesem Fall die Belohnungs- und Motivationswirkung völlig«, gibt Nolle zu bedenken.In der Praxis sinnvoller sind Regelungen, die für die private Dienstwagennutzung ein festes Limit festlegen oder die Privatnutzung auf einen bestimmten räumlichen oder zeitlichen Bereich beschränken. Hier ist fast alles möglich: etwa eine räumliche Beschränkung von 100 Kilometern um den Arbeitsplatz oder ein Fahrverbot am Wochenende. Üblicher sind Begrenzungen der privaten Jahreskilometer, häufig werden auch Fahrten ins Ausland oder lange Urlaubsfahrten unterbunden.

Elektronisches Fahrtenbuch hilfreich

Wie können Flottenchefs die privaten Kilometer überhaupt ermitteln? Das ist kein leichtes Unterfangen. Im besten Fall sind die Firmenfahrzeuge mit elektronischen Fahrtenbüchern ausgestattet, dann reicht ein regelmäßiger Abgleich der Kilometerstände aus. Für Fuhrparks ohne digitale Unterstützung bietet sich die Möglichkeit an, die dienstlich gefahrenen Kilometer der Mitarbeiter über die Reiseanträge zu dokumentieren. »Die Differenzzwischen Tachostand und den ausgewiesenen Dienstkilometern entspricht dann der privat gefahrenen Strecke«, sagt Nolle. »Überschreitet der Mitarbeiter seine erlaubten Privatkilometer, kann er mit der entsprechenden Vereinbarung zur Kasse gebeten werden«, so Nolle.Sein Tipp: Fuhrparkleiter sollten im Rahmen einer Zwischenabrechnung jährlich die tatsächlich gefahrenen Kilometer mit den im Leasingvertrag geplanten abgleichen.»Schwierig wird es bei laufenden Leasingverträgen «, erklärt Nolle. Erst wenn der nächste Dienstwagen kommt, kann das Unternehmen einen neuen, entsprechend geänderten Überlassungsvertrag vom Arbeitnehmer unterschreiben lassen. »Bei bestehenden Überlassungsverträgen brauchen sie das Einverständnis des Betriebsrats «, sagt Nolle. Sein Rat: Wenn Änderungen der Überlassungsverträge anstehen, sollten diese immer von einemRechtsanwalt geprüft werden.

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Fotolia - Lassedesignen

Datum

15. Februar 2011
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