Alles über Spesen
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Reisekostenabrechnung: Alles über Spesen

Die Reisekostenabrechnung ist in einigen Punkten großzügiger und toleranter, in anderen strenger und bürokratischer geworden. FIRMENAUTO beantwortet die wichtigsten Fragen rund um Spesen

Pauschalen für Verpflegung

Bei Reisen vom Inland ins Ausland hängt die Höhe des Pauschalbetrags für den Verpflegungsmehraufwand von dem Ort ab, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland nach Deutschland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend. Übrigens: Für die Verpflegungsmehraufwendung steht für das jeweilige Reiseland generell ein Verpflegungspauschbetrag zur Verfügung. Dabei kommt es nicht auf die konkrete Verpflegungssituation an. 

Auswärtstätigkeit oder regelmäßiger Arbeitsstätte?

Spielt das bei den Reisekosten eine Rolle?Ja, denn eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung und regelmäßigen Arbeitsstätte ihren Beruf ausüben. Das gilt sowohl für ständig wechselnde Tätigkeitsstätten als auch für Fahrzeuge. In diesem Fall können die Reisekosten zeitlich unbegrenzt als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Diese Regelung ist jetzt großzügiger. Der BFH hat den Begriff regelmäßige Arbeitsstätte neu definiert. Sie gilt nun als ortsgebundener Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit. Dabei genügt es, wenn der Arbeitsplatz vom Mitarbeiter im Schnitt pro Jahr wöchentlich an einem Arbeitstag aufgesucht wird. Diese Fahrten unterliegen nicht der Reisekosten-Regelung, denn es handelt sich um Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz.  Im Gegensatz dazu beschränkt sich bei derselben Auswärtstätigkeit der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate. 

Übernachtungspauschale

Die Übernachtungspauschalen bei Auslandsreisen können nicht mehr als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden. Das Unternehmen kann dem Mitarbeiter die Übernachtung im Ausland weiterhin in Höhe der entsprechenden Pauschale steuerfrei erstatten (R 9.7 Abs. 3 und R 9.11 Abs. 10 Satz 7 Nr. 3 LStR). Wer die Reise als Werbungskosten oder Betriebsausgabe geltend machen will, muss dem Finanzamt in der Regel die konkrete Rechnung für die Übernachtung vorlegen. 

Reisekosten

Reisekosten dürfen nicht mehr in abziehbare Werbungskosten/Betriebsausgaben und nicht abziehbare Lebensführungsaufwendungen aufgeteilt werden. Welche Voraussetzungen müssen nach der neuen Regelung erfüllt sein?Die Auswirkungen der neuen Rechtsprechung betreffen insbesondere die Abrechnung von Dienstreisen, die private Anteile wie Urlaubstage aufweisen. Die Reisekosten können jetzt nach den beruflich und privat veranlassten Zeitanteilen aufgesplittet werden, sofern der berufliche Anteil nicht von untergeordneter Bedeutung ist. Zuvor wurden die anteiligen Kosten wegen des Aufteilungs- und Abzugsverbots für gemischt veranlasste Reisen insgesamt nicht anerkannt. Die Aufwendungen müssen sich klar erkennbar einem beruflichen und privaten Teil zuordnen lassen, was im Einzelnen umfassend dokumentiert werden muss, etwa durch eine detaillierte Aufzeichnung des Reiseverlaufs. 

Servicepauschale

Wie verhält es sich mit der neuen Servicepauschale, zum Beispiel fürs Handy oder Internet?Der Hotelier kann die in einem Pauschalangebot enthaltenen Leistungen, zum Beispiel Frühstück, Telefon oder Internet, mit 19 Prozent Umsatzsteuer in der Rechnung zu einem Sammelposten zusammenfassen und in einem Betrag ausweisen, der dann Servicepauschale heißt. Auch hier findet dann, ohne den gesonderten Ausweis des Frühstücks, die 4,80-Euro-Regelung Anwendung. Bei dem verbleibenden Sammelposten handelt es sich in der Regel um Reisenebenkosten. 

Steuersatz

Für Hotelübernachtungen werden nur noch sieben Prozent Steuern fällig. Beim Frühstück beispielsweise kommt aber der Regelsteuersatz von 19 Prozent zur Anwendung. Wie wird abgerechnet? In diesem Fall bezahlt das Unternehmen lediglich die Übernachtungskosten. Zusätzlich erhält der Mitarbeiter eine Verpflegungspauschale. Frühstückt der Mitarbeiter im Hotel, erhält er hierfür keine Erstattung von seinem Arbeitgeber. Diese Kosten sind bereits durch die Verpflegungspauschale des Unternehmens abgegolten.

Und wenn das Frühstück im Übernachtungspreis pauschal inbegriffen ist oder kostenlos angeboten, greifen nach einem Schreiben vom 5.3.2010 des Bundesministeriums für Finanzen in Zukunft die Vereinfachungsregeln: Es richtet sich der Preis für das Frühstück zwar nach der Preiskalkulation des Unternehmens. Es wird jedoch nicht beanstandet, wenn der Hotelier in Anlehnung an die lohnsteuerliche Regelung einen Betrag von 4,80 Euro (brutto) für das Frühstück ansetzt, beziehungsweise die neue Servicepauschale berechnet.

Frühstück

Hat der Arbeitgeber bei einer Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters noch andere Möglichkeiten, das Frühstück im Hotel abzurechnen? Nein, wenn der Arbeitgeber für die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit die Übernachtung und das Frühstück gebucht hat und die Rechnung auf seinen Namen lautet, so ist dem Arbeitnehmer nur ein geldwerter Vorteil in Höhe des Sachbezugs von 1,57 Euro anzurechnen. Dieser Betrag kann dann bei der Verpflegungspauschale gekürzt werden.

Datum

15. September 2010
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