Alles über Telematik
Telematik, Empfang Zoom

Telematik: So dürfen Sie die Überwachungstechnik einsetzen

Telematik gewinnt in Pkw-Flotten an Bedeutung. Fuhrparkleiter wollen mit GPS-Ortung hauptsächlich Kraftstoffkosten senken. Was es beim transparenten Fahrer zu beachten gibt.

Sind die Außendienstler ausgeflogen, bleiben die Disponenten in der Zentrale meist mit vielen Fragezeichen zurück: Wo steckt der Mitarbeiter? Wie lange war er für den letzten Auftrag unterwegs? Welche Strecken legte er privat zurück?

Telematiksysteme helfen den Firmen bei der besseren Koordination von Mitarbeitern und Fahrzeugen. Die kleinen GPS-Sender in den Autos informieren die Kollegen im Office meist in Echtzeit über die aktuelle Position, die geplante Route sowie den Auftragsstatus. Per Textnachrichten stehen Außendienstler und Zentrale in ständigem Kontakt. Einkommende Aufträge können so effizienter gesteuert und an den jeweiligen Fahrer wei­tergeleitet werden. Das optimiert Ein­satzwege, spart Zeit und vermindert Betriebs- und Personalkosten.

Elektronik kann Geld sparen

"Wir erreichen damit eine hohe Funktionalität bei gleichzeitiger, nicht unerheblicher Reduzierung der Kosten", erklärt der Geschäftsführer von Dehn Instatec, Christian Hamann, der seine über 70 Fahrzeuge umfassende Pkw-Flotte bereits mit Telematiksystemen von ­Motec Data ausgerüstet hat.

Noch gehört der Elektronikbetrieb zur Minderheit. Laut Corporate Vehicle Observatory (CVO) setzten 2013 lediglich 14 Prozent der deutschen Flottenmanager großer Firmen (mehr als 100 Mitarbeiter) Telematiksysteme im Pkw-Fuhrpark ein. Europaweit waren es 21 Prozent. Die Studie zeigt aber auch, dass Telematiksysteme im Pkw-Fuhrpark zunehmend an Bedeutung gewinnen. Im Vergleich zu 2012 verdoppelte sich nämlich die Zahl der Unternehmen, die auf Telematik setzen.

Telematik direkt ab Werk

Auch bei den Autoherstellern rückt das Thema in den Fokus. Durch das ab 2015 in Neuwagen verpflichtende eCall-System rüsten bereits jetzt viele Marken ihre Modelle mit GPS aus. Die Ortung bietet allerdings weit mehr Möglichkeiten als nur den automatischen Notruf. Per App lassen sich so beispielsweise Tankinhalt, Reichweite, Standort und Fahrtenprotokolle der Autos lesen.

"Die Fuhrparkmanager erhoffen sich durch den Einsatz von Telematik neue und
vielleicht noch unentdeckte Einsparpotenziale", erklärt Ralf Woik vom CVO in Deutschland das wachsende Interesse.

An erster Stelle steht bei Fuhrparkleitern der Gedanke, durch Telematiksysteme Kraftstoffkosten einzusparen. Rund ein Drittel der Flottenmanager legen sich laut CVO die GPS-Geräte deshalb zu. Das gelingt zum einen durch Routenoptimierung, zum anderen durch die ­lückenlose Aufzeichnung der Verbräuche der einzelnen Fahrer. Einige Telematikhersteller ermöglichen sogar eine detaillierte Analyse des Fahrverhaltens. Neben der Geschwindigkeit werden starkes Beschleunigen, scharfes Bremsen, hochtourige Fahrweisen und unnötige Leerlaufzeiten dokumentiert.

Anreize für sparsames Fahren

Aus diesen Ergebnissen Richtlinien zu erstellen, kann sich für Flottenmanager schnell rechnen. MIX Telematics hat Berufskraftfahrer zu ihrem Fahrverhalten befragt. Demnach pfeift fast ein Viertel der Teilnehmer auf einen Kraftstoff sparenden Fahrstil. Auf die Frage, wie man sie zu einer besseren Fahrweise anspornen könne, antwortete die Mehrzahl: "Durch Belohnungen."

Woik glaubt, dass der alleinige Einsatz von Telematik nicht ausreiche, um Verbräuche zu senken. Es bedarf zusätz­licher Fahrertrainings für schlechte Fahrer und Anreize für sparsam fahrende Dienst­wagennutzer.

Auf Seite der Belegschaft stößt die Datensammlung zu Fahrverhalten und Standort allerdings häufig auf Unmut. Denn auch die Fahr-, Stand- und Pausenzeiten werden von den GPS-Geräten auf den Bildschirm des Chefs geworfen. Das wissen auch die befragten Flottenmanager. Ein gutes Drittel äußert dem CVO gegenüber starke Bedenken hinsichtlich dieser Informationen. Vor allem große Unternehmen sind skeptisch.

Wann ist Daten sammeln erlaubt?

Doch die Rechtslage ist eigentlich eindeutig. Solange Firmen die Daten ausschließlich zur betrieblichen Optimierung gewinnen und die Mitarbeiter darüber informieren, spricht aus gesetzlicher Sicht nichts gegen Telematik. "Der Einsatz eines GPS-Trackingsystems für unternehmerische Zwecke, etwa zur effizienteren Routen- und Personaloptimierung, wird grundsätzlich als zulässig angesehen", erklärt Rechtsanwalt Dr. Sebastian Scheffzek. Der Experte betont aber, dass während Pausenzeiten oder privater Nutzung des Dienstwagens keinerlei Daten der Mitarbeiter erhoben, gespeichert oder übermittelt werden dürfen.

Die Telematikhersteller haben auf dieses Problem reagiert. In unserer Marktübersicht bieten fast alle Anbieter den Fahrern die Möglichkeit, das GPS-Gerät in den Privat-Modus zu stellen. In dieser Zeit bleibt die Ortung inaktiv. Dr. Scheffzek empfiehlt Flottenmanagern zusätzlich eine schriftliche Einwilligungserklärung, die nicht mit dem Arbeitsvertrag gekoppelt ist. Zudem ist es ratsam, den Betriebsrat in den Vorgang mit einzubeziehen.

Finanzämter akzeptieren elektonische Fahrtenbücher

Flottenmanager können ihren Mitarbeitern Telematiksysteme allerdings auch schmackhaft machen. Viele Geräte beinhalten eine elektronische Fahrtenbuchführung, die in der Regel vom ­Finanzamt akzeptiert wird. Der Dienstwagennutzer kann der pauschalen Ein-Prozent-Regelung somit einfacher aus dem Weg gehen. Handelt es sich um Poolfahrzeuge, werden auch die Fuhrparkleiter deutlich entlastet. "Jahrzehntelang führten wir die Fahrtenbücher von Hand. Fahrtzeiten, Fahrer, Zweck der Tour und Kilometerstände wurden manuell eingetragen und mussten dann von Sachbearbeitern im Innendienst ausgewertet werden", sagt Hamann von Dehn Instatec. Durch das Telematiksystem erstellt das Unternehmen die vollständigen Fahrtenbücher inzwischen per Knopfdruck, so bleiben für Fahrer und Sachbearbeiter mehr Zeit für andere Dinge.

Bei den meisten Anbietern können Flottenmanager das Telematiksystem aus einzelnen Modulen zusammensetzen. Vispiron beispielsweise geht mit seiner modularen Produktfamilie Carsync-Log weit über die gängige Fahrdatenanalyse und Ortung hinaus. Flottenmanager können bei diesem System neben der elektronischen Fahrtenbuchführung auch Funktionen wie Führerscheinkontrolle, Schlüsselverwaltung und Poolwagensteuerung hinzubuchen. "Vor der Anschaffung von Telematik sollten Fuhrparkleiter deshalb genau prüfen, welche Ziele die Firma mit der Transparenz ihrer Fahrer überhaupt verfolgt", erklärt Vispiron-Vertriebsleiter Theodor Hermann. Nur amortisieren sich die angeschafften Geräte nach wenigen Monaten. Die Preise auf dem Markt variieren stark. Es gibt kostenfreie Geräte, für die lediglich eine monatliche Gebühr anfällt, aber auch umfangreichere Produkte für über 500 Euro.

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Autor

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Foto

Maxim Kazmin - Fotolia

Datum

8. November 2013
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