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Fuhrparkmanager: Kein Job wie jeder andere

Vom Flottenchef zum Mobilitätsmanager: Die Aufgaben und Anforderungen 
an die Fuhrparkorganisation werden immer umfangreicher.

Fuhrparkleiter, Systemmanager, Mobility Operator, Global Leader Fleets – die Liste ließe sich beliebig verlängern. Allein die unterschiedlichen Namen zeigen, dass dies kein Job wie jeder andere ist. Zwischen Abteilungsleitung und Teilzeitbeschäftigung kommen alle Facetten vor. "Viele Karrieren beginnen mit einem Schulterschlag im Vorbeigehen", sagt Marc-Oliver Prinzing, Vorstand des Bundesverbands Fuhrparkmanager. Etwa als zusätzliche Aufgabe für die Chefsekretärin, den Einkaufschef oder den Mitarbeiter der Personalabteilung. Sie werden kurzerhand zum Fuhrparkverantwortlichen ernannt. Viele, die heute riesige Flotten organisieren, traten den Job ohne fachspezifische Qualifikationen an. Kein Wunder, denn Fuhrparkleiter ist kein Lehrberuf mit IHK-Abschluss, sondern in vielen Unternehmen nur ein Karrierezweig aus den verschiedensten Fachbereichen.

60 Prozent der Flottenmanager sind nicht ausreichend ausgebildet

Oft eignen sich die Mitarbeiter ihr Wissen durch Learning by Doing an. Experten gehen davon aus, dass rund 60 Prozent der Flottenmanager nicht ausreichend ausgebildet sind. "Es ist immer wieder erstaunlich, dass Unternehmen hier keine ausgebildeten Fachkräfte einsetzen", wundert sich Prinzing. Ist doch der Fuhrpark in den meisten Firmen gleich nach den Personalaufwendungen der größte Kostenblock.

Nur wer sich mit Einkaufsstrategien, Finanzierungsmethoden, Ausschreibungen, Reporting, Rechnungskontrolle und Fahrzeugtechnik auskennt, kann effektiv wirtschaften. Eine Fehleinschätzung bei Vertragsverhandlungen, eine Wissens­lücke bei der Fahrzeugrückgabe können – je nach Fuhrparkgröße – in die Hunderttausende gehen.

Mindestens ebenso wichtig sind detaillierte Kenntnisse in den Bereichen Halterhaftung, Unfallverhütungsvorschriften sowie Arbeits- und Verkehrsrecht. Ein unterlassener Hinweis oder eine versäumte Prüfung kann die Firma große Summen kosten und für den Verantwortlichen womöglich strafrechtliche Konsequenzen mit sich bringen. "Fragen zur Halterhaftung haben in den letzten Jahren stark an Bedeutung zugenommen. Fuhrparkverantwortliche sind hier viel stärker gefordert, die zunehmenden rechtlichen Anforderungen zu erfüllen", erklärt Marita Friedrich, Fuhrparkleiterin des Ruhrverbands Essen. Vor allem bei größeren Fahrzeugflotten ist es eine große Herausforderung, alle Aufgaben optimal zu bewältigen und eine Flotte effektiv zu steuern.

Der Wettbewerb deutscher Unternehmen um gut ausgebildete Fachkräfte

Doch dabei wird es nicht bleiben: Der anhaltende Wettbewerb deutscher Unternehmen um gut ausgebildete Fachkräfte und Personal wird den Bedarf an Firmenwagen weiter erhöhen. Sie sollen die Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen binden. In diesem Zusammenhang gewinnen Gehaltsumwandlung und sogenannte Car- Cash-Allowance-Modelle an Bedeutung. Entsprechend wird auch die Auswahl im Rahmen der Car Policy größer werden. Das heißt für den Fuhrparkleiter: noch mehr Hersteller, noch mehr Modelle und noch mehr Arbeit.

Trotzdem rückte das Thema Fuhrpark­management erst in den letzten Jahren in den Fokus der Geschäftsleitungen und Konzernlenker. Die Gründe: steigender Kostendruck,  verschärfte Nachhaltigkeitsauflagen und stark veränderte Mobilitätsanforderungen. Hier ist der Flottenchef gefragt. Dabei haben sich die Anforderungen und Aufgaben in jüngster Zeit ohnehin massiv verändert. Wo vor einigen Jahren noch technische Kompetenz für Reparatursteuerung und Fahrzeugwahl stand, ist heute vor allen Dingen  betriebswirtschaftliches Know-how gefragt. Gleichwohl haben sich die Total Cost of Ownership (TCO) zum vorübergehenden Zauberwort der Branche gemausert.

Was zählt, sind die Gesamtkosten am Ende der Laufleistung. Und die gilt es so niedrig wie möglich zu halten. Dies zu leisten ist ohne Erfahrung und geballtes Fachwissen heute nicht machbar.

Hohe soziale Kompetenzen gehören zu den Hauptanforderungen

Doch auch das allein reicht nicht. Hohe soziale Kompetenzen gehören ebenfalls zu den Hauptanforderungen. "Ein Fuhrparkmanager ist immer auch ein Psychologe", sagt Jörg Mannsperger, Chef der Dekra Akademie. "Wenn es um den neuen Dienstwagen geht, sind – vor allem in Deutschland – immer auch viele Emotionen mit im Spiel." Diese Gratwanderung müssen Fuhrparkleiter beherrschen. Schließlich sind sie es, die erklären müssen, warum wer welchen Dienstwagen fahren darf oder muss.

Darüber hinaus führen die sich stetig veränderten Mobilitätsanforderungen zu weitergehenden Umwälzungen im Berufsbild. Künftig gilt es nicht nur die Flotte möglichst effizient zu steuern, vielmehr müssen intelligente Mobilitätslösungen bereitstehen. "Schließlich ist Reisezeit gleich Arbeitszeit", sagt Prinzing. Da reicht es vielerorts nicht mehr, dem Mitarbeiter einen Firmenwagen vor die Tür zu stellen.

Das stellten auch die Experten von Dataforce in einer aktuellen Umfrage fest. Demnach müssen die Unternehmen dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter unter Berücksichtigung ökonomischer und ökologischer Aspekte von A nach B kommen. Also nicht nur schnell und bequem, sondern auch umweltschonend. In diesem Punkt vermengen sich die Anforderungen von Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement. Viele Unternehmen denken derzeit über alternative Reisemöglichkeiten nach.

Jeder dritte Travelmanager ist für den Fuhrpark verantwortlich

Das heißt, der Flottenmanager muss für die Mitarbeiter einen optimierten Modal Split der zur Verfügung stehenden Verkehrsträger anbieten und organisieren. Dazu gehören unter anderem die Nutzung von Carsharing, Leasingflatrates, Mietwagenmanagement oder auch der aufwendige Einsatz von Elektroautos.

Während Fuhrpark- und Travelmanagement bislang nur kleinere Schnittstellen aufwiesen, ist heute jeder dritte Travelmanager gleichzeitig für den Fuhrpark verantwortlich. Vor fünf Jahren war dieser Anteil nur halb so groß. Das geht aus der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2012 hervor. Entsprechend wird die Notwendigkeit, neue Schnittstellen zu schaffen, größer.

Wenn diese Veränderungen weiter greifen, brauchen Mobilitätsmanager mehr denn je ein klares Aufgaben- und Kompetenzprofil. "Gleichzeitig leiden sie häufig unter mangelnder Anerkennung der Verantwortung, die auf ihren Schultern lastet", sagt Prinzing. Sie sollten in eigenem Interesse darauf achten, dass ihre Arbeitsplatz- und Aufgabenbeschreibung auch den tatsächlichen Anforderungen entspricht. Davon profitieren alle Beteiligten.

Dabei hängen die jeweiligen Arbeitsplatz- und Aufgabenbeschreibungen in erster Linie von Struktur und Größe der Flotte ab. Ohne einen detaillierten Aufgabenkatalog geht es nicht. Als Basis leisten allgemein erhältliche Arbeitsplatzbeschreibungen aus Fachliteratur oder Internet gute Dienste. "Erfahrungsgemäß reicht das in der Praxis jedoch nicht. In der Regel sind weiterführende individuelle Ausarbeitungen unvermeidbar", erklärt Prinzing. Mindestinhalt sollten organisatorische Einordnung, Ziele, Aufgaben, Kompetenzen und eventuell die Tarifstufe sein.

Der Verantwortungsbereich ist klar festgelegt

Vor allem die Punkte Weisungsbefugnis und Kompetenzen müssen eindeutig herausgearbeitet werden. Wichtig ist, dass der Verantwortungsbereich klar festgelegt ist. Ungereimtheiten können bereits beim Übertragen der Fuhrparkverantwortung entstehen. Daraus entwickeln sich nicht selten rechtliche Fallstricke. Haftungs­fragen müssen eindeutig geregelt beziehungsweise ausgeschlossen werden können. Je nach Sachverhalt könnte es am Ende auch den Geschäftsführer selbst treffen. "Der Arbeitsvertrag und die Stellenbeschreibung sollten immer sehr detailliert und selbstverständlich schriftlich festgehalten werden", rät Rechtsanwalt Christian Krumrey von Fleet Advokat. Wer nur in Teilzeit den Fuhrpark verantwortet, tut gut daran, diesen Zeitanteil ebenfalls zu definieren.

Der Bundesverband Fuhrparkmanager entwickelt aufgrund der hohen Nachfrage seitens der Verbandsmitglieder im Rahmen einer Projektarbeit eine Arbeitsplatz- und Aufgabenbeschreibung für die Branche. "Es gibt nicht die eine Stellenbeschreibung", erklärt Prinzing. Jedes Unternehmen muss seine Bedürfnisse indivi­duell definieren. Ziel ist es, ein modular aufgebautes Referenzkonzept zu erstellen, dessen einzelne Bauteile jeweils einen Aufgabenbereich regeln. Zum Beispiel das Thema Führerscheinprüfung. In Firmen, die diese Aufgabe an einen Dienstleister vergeben haben, gelten andere Richtlinien als für Fuhrparks, die diesen Bereich selbst bearbeiten. "Das komplette Thema ist sehr umfangreich. Anfang nächsten Jahres können wir erste Ergebnisse vorstellen", sagt Prinzing.

Ausbildung zum zertifizierten Fuhrparkmanager

Um der Veränderung Rechnung zu tragen, hat die Dekra Akademie ihre Ausbildung zum zertifizierten Fuhrparkmanager neu ausgerichtet. Nun stehen Themen wie Mobilitätsmanagement, alternative Antriebe und die Umsetzung nachhaltiger Fuhrparkkonzepte ganz oben auf der Agenda. Mit diesem Dekra-Zertifikat in der Tasche können Unternehmen die neue Ära in ihrem Fuhrparkmanagement auf eine fundierte Basis stellen. 

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Kostenlos herunterladen Anforderungen der Unternehmen an Flottenchefs (PDF)

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Fotolia Daimler AG - press department

Datum

10. Dezember 2012
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