Alles über Zertifizierter Fuhrparkmanager (Dekra)
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Zertifizierter Fuhrparkmanager Teil 3: Die Kosten sind entscheidend

Lehrgang zum zertifizierten Fuhrparkmanager. Teil 3: Kostenrechnung und Controlling.

Das dritte Modul "Kostenrechnung und Controlling" ist nicht nur für Quereinsteiger aus technischen Berufen relevant. Hier lernen die 17 Teilnehmer der Weiterbildung "Zertifizierter Fuhrparkmanager (Dekra)" unter anderem die Aufgaben der Kostenrechnung im Fuhrpark. Etwa wie man Rationalisierungspotenziale erkennt, die Kostenentwicklung überwacht, Kalkulationen erstellt oder die Aufwendungen verursachergerecht auf die richtigen Kostenstellen verteilt. Dazu ging der Referent Marc-Oliver Prinzing ins Detail und schlüsselte die einzelnen Bereiche der Fuhrparkkostenrechnung auf.

Die TCO gelten als wichtigste Entscheidungsgrundlage

Schließlich lassen sich die Mobilitätsanforderungen von Unternehmen nur durch eine klare Definition von Prozessen und Aufgaben effizient gestalten. "Viele Unternehmen schöpfen dieses Potenzial bislang nur unzureichend aus", sagt Marc-Oliver Prinzing, Referent und Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Carmacon. Eine zentrale Rolle spielen die Total Cost of Ownership (TCO). Die TCO sind laut Prinzing ein Ansatz, alle anfallenden Kosten abzuschätzen. "Den Unterschied zwischen TCO und Vollkostenrechnung kann man nicht sauber darstellen. Im Gegensatz zu vielen anderen Kennzahlen gibt es keine verbindlichen Vorschriften, Normen oder Lehrmeinungen", so Prinzing. Das macht die Sache natürlich nicht einfacher.

Neben Finanzierungskosten fließen Wertverlust, Kraftstoff- und Instandhaltungskosten, Versicherung, Steuer sowie Verwaltungskosten in die TCO ein. "Insbesondere die Einflussfaktoren auf die ­Leasingraten waren sehr aufschlussreich", bemerkte einer der Teilnehmer. Sehr hellhörig waren die Fuhrparkleiter auch bei den Unfall- und Unfallfolgekosten. "So schlagen Arbeitszeitverlust, Imageschaden oder Umsatzverluste zwar negativ zu Buche, werden jedoch nur selten berücksichtigt", klärt Prinzing auf. Immerhin fallen im Schnitt 1.650 Euro pro Schaden an. "Man könnte viel mehr bewegen, wenn man die Zeit dafür hätte", gibt Thomas Konrad, Fuhrparkleiter vom Bestattungsinstitut Trauer­hilfe Denk, zu bedenken.

Mit der Ein-Prozent-Regel sind Firmen auf der sicheren Seite

Bei der Kostenrechnung darf natürlich der Bereich Telematik nicht fehlen. Während sich die meisten Unternehmen aufgrund der nötigen Investitionen und der Widerstände der Arbeitnehmer schwer tun, im Pkw-Bereich Telematiklösungen zu installieren, gehören diese im Transportbereich bereits zur Normalität. Dazu steuerte Alexander Roas von Iveco ­einen Vortrag aus der Praxis bei.

"Das ist in erster Linie für die Fahrer interessant", schränkt Prinzing ein. "Die Einsparungen durch die Fahrtenbuchmethode im Vergleich zur Ein-Prozent-Methode liegt häufig im vierstelligen Bereich." Trotzdem empfiehlt der Experte aus Sicht des Unternehmens die pauschale Ein-Prozent-Regel für Dienstwagenfahrer. Grund: Lässt das Unternehmen die Fahrtenbuchmethode zu, muss es im Falle einer Steuernachforderung für den Fahrer in die Bresche springen. Dieser steht zwar im Regress, kann aber unter Umständen schon nicht mehr bei der Firma angestellt sein – und dann wird es aufwendig, den Ex-Mitarbeiter für seine Steuerschuld zu belangen.

Welche Möglichkeiten stehen zur Verfügung

Sehr aufschlussreich waren auch die Beobachtungen aus der Praxis: "Im Schnitt geht die Fahrleistung mit elektronischen Fahrtenbüchern zwischen zehn und 30 Prozent zurück", weiß Prinzing aus der Erfahrung seiner Unternehmensberatung. Doch welche Möglichkeiten stehen Fuhrparkleitern überhaupt zur Verfügung? Welche Prozesse lassen sich elektronisch unterstützen, mit welchen Systemen? "Das Angebot scheint riesig", sagt Prinzing. Etwa bei den Fuhrparkverwaltungssystemen. Sie funktionieren als lokale, web- oder cloudbasierte Systeme. Zu ihren Aufgaben gehört die Zusammenführung aller anfallenden Daten – auch die der externen Lieferanten etwa aus dem Tank- oder Reifenmanagement. Sie unterstützen Prozesse in der Fuhrparkverwaltung und liefern schließlich die Datenbasis fürs Controlling.

"Das klingt erst mal sehr arbeitsintensiv, doch wenn man das richtig betreibt, ist es mit Sicherheit eine große Entlastung", resümiert Thomas Konrad. Ein großer Vorteil liegt laut Prinzing im Auswertungsbereich. Entsprechende Systeme erlauben es, die Daten über alle Kostenstellen laufend auszuwerten und zu analysieren. Allerdings befüllen sich solche Systeme nicht von selbst mit den nötigen Daten. Sein Tipp: Nicht alles, was technisch möglich ist, ist wirtschaftlich auch sinnvoll.

Neue Ausbildungsstandards

Im vergangenen Jahr entwickelten ­Dekra Akade­mie und Bundesverband ­Fuhrparkmanagement neue Qualitätskriterien für den Fortbildungs-lehrgang und den Abschluss "Zertifizierter Fuhrparkmanager/zertifizierte Fuhrparkmanagerin (Dekra/Bundesverband Fuhrparkmanagement)". Dabei handelt es sich um die derzeit umfassendste und hochwertigste Ausbildung und damit den Branchenstandard für die Qualifizierung. Zuvor hatte ein bundesweit einheitlicher Ausbildungsstandard gefehlt. Jetzt wurde erstmals im deutschen Markt der Qualifizierungsanbieter eine klare und nachvollziehbare Grundlage für den hochwertigen Abschluss ­veröffentlicht.

Autor

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M. Baumann

Datum

11. April 2015
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