Einen Fahrzeugpool organisiert man am besten mit einer webbasierten Software wie Fleetster. Wir haben haben getestet, wie gut sie funktioniert.
In unserem Verlag ist es wie in vielen kleineren Betrieben. Die 50 Mitarbeiter haben für Dienstreisen zwei Fahrzeuge zur Auswahl, die von der Chefsekretärin verwaltet werden. Die Fahrer tragen im Fahrtenbuch Kilometerstände bei Übernahme und Abgabe sowie Tankungen ein. Reserviert werden die Autos telefonisch oder per Mail, die Listen von Hand geführt.
Mit Fleetster erfahren die Mitarbeiter über das Internet, wann welches Fahrzeug frei ist, und können dann direkt buchen. Das klingt zunächst nach einer großen Arbeitserleichterung. Doch tatsächlich ist der Zeitaufwand sowohl für die Reservierung als auch für die Fahrzeugrückgabe deutlich höher als auf dem kurzen Dienstweg. Zwar protokolliert das System alles penibel, doch der Administrator muss weiterhin die Daten prüfen und zusätzlich ins System einpflegen.
Änderungen nur schwer möglich
Kann ein Mitarbeiter seine Dienstreise nicht antreten oder er verspätet sich, zeigt sich Fleetster unflexibel. Was einmal eingeben wurde, ist kaum zu ändern. Außerdem muss der Admin aktiv den Status abfragen, sich also einloggen. Nur so erfährt er von Verspätungen. Eine aktive Benachrichtigungsfunktion gibt es aber nicht. Deshalb führt unsere Sekretärin ihre Listen parallel weiter. Unterm Strich mag Fleetster zwar für mehr Transparenz sorgen, doch für einen Pool mit sehr wenigen Fahrzeugen lohnt sich die Software nicht.
Der Poolchef registriert seinen Fuhrpark unter www.fleetster.de und erstellt sein Fleetster-Portal. Dann erfasst er die Firmenfahrzeuge und lädt alle berechtigten Fahrer per Mail ein. Pluspunkt: Das Programm muss nicht auf der Festplatte installiert werden, die Updates kommen automatisch.
Die eingeladenen Mitarbeiter bestätigen die Einladung über einen Link und können dann ein Fahrzeug buchen. Das funktioniert sehr gut, die Schritte werden ausführlich erklärt. Man wählt zwischen Privat- und Geschäftsfahrt, gibt Datum und Uhrzeit an. Der Kalender zeigt die freien Fahrzeuge. Im dritten Schritt fragt Fleetster Grund der Fahrt, Ziel und Ansprechpartner ab. Wer will, kann sich seine Buchung im Outlook-Kalender eintragen lassen. Jeder Nutzer erhält einen eigenen Zugang und kann seine Buchungen einsehen oder stornieren.
Programm unterstützt bei Schlüsselabgabe
Die Buchung vom Mitarbeiter wird in die Buchungsliste des Administrators übertragen. Dieser sieht auf einen Blick, wer wann welches Fahrzeug zu welchem Zweck fahren will. Die Felder links zeigen an, ob nun der Schlüssel abgeholt werden kann. Verspätet sich der Mitarbeiter, wird er per Mail informiert.
Bei der Schlüsselübergabe unterstützt das Programm den Administrator nach Kräften: Kilometerstand, Standort und Führerscheinkontrolle gehören zu den obligatorischen Fragen. Das wirkt auf den ersten Blick etwas umständlich, allerdings geht es auch um Halterhaftung. Erst wenn Ja-Felder angeklickt sind, darf der Schlüssel herausgegeben werden.
Nach der Fahrt wartet das System auf die Schlüsselrückgabe. Kommt der Fahrer zu spät, erinnert ihn eine Mail. Doch bevor der Schlüssel zurückgegeben werden darf, muss der Fahrer zahlreiche Fragen beantworten, deren Antworten gewissenhaft vom Administrator ins System eingetragen werden müssen. Das ist aufwendig und umständlich. Problematisch wird es, wenn der Administrator vor dem Mitarbeiter Feierabend macht. Dann bleibt nur, die Fahrt am nächsten Tag nachzutragen, allerdings ist eine Rückdatierung nicht möglich.
Software mit Analysetool
Jede Fahrt wird penibel dokumentiert: Kilometerstand, Arbeitsweg, Umwege und Privatfahrten. Schließlich muss ein Unternehmen die privat gefahrenen Strecken berechnen, sonst erzeugen sie automatisch einen geldwerten Vorteil für den Mitarbeiter. Die Fahrtenbücher sind steuerlich anerkannt und lassen sich in die IT des Unternehmens exportieren. Die Fahrzeugkosten können direkt der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet werden.
Das Analyse-Tool der Software zeigt, welche Kosten durch die Fahrzeugnutzung auflaufen. Die summieren sich beträchtlich. Außerdem können Unternehmen erkennen, wie ihr Fuhrpark genutzt wird: Fleetster schlüsselt zwischen Geschäfts- und Privatfahrten auf, nennt die Zahl der Buchungen und die durchschnittliche Nutzungsdauer.
