Taxi, Hotel, Bewirtung – auf der Geschäftsreise kommen einige Ausgaben zusammen. Meist schießen die Mitarbeiter die Beträge vor und rechnen sie später ab. Doch es geht auch einfacher.
Andreas Müller ist genervt. Der junge Ingenieur soll zu einer Besprechung mit einem Kunden nach Bratislava fahren. Selbst wenn die Fahrt über Wien mit dem Firmenwagen nicht allzu anstrengend ist und die Hotels erschwinglich sind, wird das für ihn erst einmal teuer. Unterkunft, Sprit, Verpflegung und Taxifahrten muss er vorstrecken. Obwohl er die Ausgaben im kommenden Monat von seinem Arbeitgeber zurückbekommt, reißt diese Geschäftsreise vorübergehend ein Loch in sein Portemonnaie.
Wie Müller geht’s vielen Angestellten. Sie schießen solche Kosten vor, obwohl sie laut Bürgerlichem Gesetzbuch nicht dazu verpflichtet sind. "Grundsätzlich müssen Arbeitnehmer gar nichts auslegen", versichert Alexander Meyer, Arbeitsrechtsanwalt aus Augsburg. Es liege beim Arbeitgeber, die Dienstreise zu organisieren. Wer als Angestellter darauf besteht, kann sich vor der Fahrt eine Firmenkreditkarte oder Bargeld aushändigen lassen, um die Reisekosten zu begleichen. Meyers Tipp: "Mit der Geschäftsleitung rechtzeitig sprechen und gemeinsam die Reise organisieren."
Unterstützung aus der IT-Abteilung
Unterstützung kommt von der IT. Alle großen Anbieter von Buchhaltungs- und Controllingsoftware haben ein Tool für die Reisekostenabrechnung. So ein Zusatzprogramm, das meist für Handys und Tablets entwickelt wurde, macht Spesen für den Verursacher und die Buchhaltung transparent und rechnet Ausgaben mit einer Firmenkreditkarte mit ein. Praktisch sind außerdem Apps wie Expensify oder Office Lens. Das Prinzip: Der Reisende trägt unterwegs seine Ausgaben ein und fotografiert Kassenzettel und sogar Whiteboards, um sie in digitalen Text umzuwandeln. So ist die Buchhaltung immer informiert und kann die Auslagen schneller erstatten.
Foto: firmenauto
Ein Beispiel: Catherine Bouchon muss beruflich von Düsseldorf nach Hamburg fliegen. Sie bucht die Dienstreise über ein auf Geschäftskunden spezialisiertes Reisebüro, das die Kosten für Flug- oder Bahntickets direkt vom Firmenkonto abzieht. "Dabei nehme ich immer das tagesaktuell günstigste Angebot", erzählt die Düsseldorferin. Die Kommunikationsexpertin der Lindner-Hotels gibt auch weitere Kosten an die Firma weiter; für Taxifahrten etwa, die sie mit ihrer Firmenkreditkarte begleicht.
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Alle Mitarbeiter der Lindner-Hauptverwaltung tragen ihre Reiseauslagen für die Buchhaltung in ein Onlinetool ein: Geschäftsessen, Parkgebühren, Taxikosten. Am Ende des Monats bekommt Bouchon ihre gesamten Spesen, zu denen auch Essen und Trinken gehören, zusammen mit dem Gehalt auf ihr Konto überwiesen. Vorstand Otto Lindner: "Jede Abteilung plant und wirtschaftet bei uns selbstständig. Da erwarten wir auch, dass alle ihre Reisetätigkeiten organisieren können. Eigenverantwortung ist bei uns das Motto."
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Für kleine, mittlere und große Firmen gelten die gleichen Vorgaben: Reisekosten gehen zulasten des Arbeitgebers. Usus bleibt es allerdings, dass Arbeitnehmer erst einmal die eigene Kreditkarte zücken. Wer einen Firmenwagen fährt, bekommt in der Regel wenigstens die Tankkarte dazu. Trotzdem empfiehlt Erhard Stammberger, Geschäftsführer der Hotel-Resort-Consulting in Münster, ein professionelles Travelmanagement, um die Kosten niedrig zu halten. "Man bedenke die Zusatzkosten, die durch schlechte Reiseverbindungen, Ärger in Hotels und Krankheiten auf Reisen entstehen können." Als Steuerungsinstrument haben 60 Prozent der Unternehmen mit 10 bis 250 Mitarbeitern dafür eine Reiserichtlinie implementiert.
Kosten bei Vorschuss müssen zumutbar sein
Grundsätzlich gilt: Streckt der Arbeitnehmer das Geld vor, müssen die Kosten für ihn tragbar sein. "Sind sie nicht zumutbar, hat er Anspruch auf einen Vorschuss", sagt Rechtsanwalt Meyer. Und falls man befürchte, sein Geld nicht wiederzusehen, etwa weil der Arbeitgeber Insolvenz anmelde, sollte man die Auslage verweigern, rät der Anwalt. In einigen Fällen sind Reisekostenpauschalen festgelegt. Ist das nicht der Fall, muss der Arbeitnehmer jeden Beleg einzeln aufbewahren und zusammen mit der Reisekostenabrechnung einreichen.
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Aber wie lange muss er auf die Erstattung warten? "Theoretisch gilt auch für Reisekosten das Schuldrecht", so Alexander Meyer. Das bedeutet, er kann nach 7 bis 14 Tagen eine Mahnung schreiben. Firmen arbeiten mit festen Abrechnungszeiträumen – meist zum 1. oder zum 15. des Monats oder einmal pro Woche. "Spätestens mit der nächsten Lohnzahlung sollte das Geld da sein", sagt Rechtsanwalt Meyer. Die Reisekostenerstattung sollte nicht länger als drei oder vier Wochen dauern.
Trotz Webkonferenzen oder Skype dürfte das Thema weiter aktuell bleiben. Schließlich sind die Deutschen Reiseweltmeister, auch was Dienstreisen betrifft. Jahr für Jahr steigt die Anzahl der Geschäftsreisen in mittelständischen und großen Unternehmen. Laut dem Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) waren 2017 mehr als elf Millionen Angestellte im Auftrag der Firma unterwegs. Zwar immer kürzer, weswegen die Kosten pro Dienstfahrt von 310 Euro auf 307 Euro gesunken sind. Trotzdem schlagen Dienstreisen hierzulande pro Jahr mit rund 52 Milliarden Euro zu Buche. Tendenz steigend.
Reisezeit ist Arbeitszeit
Wer lenkt, der arbeitet
Rechtliches zu Reisekosten
§ 669 BGB: Vorschusspflicht
"Für die zur Ausführung des Auftrags erforderlichen Aufwendungen hat der Auftraggeber dem Beauftragten auf Verlangen Vorschuss zu leisten."
§ 670 BGB: Ersatz von Aufwendungen
"Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet."
Wie Unternehmen diese Regeln auslegen, ist ihnen überlassen. Meist richten sich die Unternehmen nach steuerlichen Sätzen oder haben Betriebsvereinbarungen.
