Übergabe von Dienstwagen Von Hand zu Hand

Am Ende ist der Fuhrparkleiter meist der Dumme. Denn kommt er seiner Halterverantwortung – mag es sich um ein noch so unwichtig erscheinendes Detail handeln – nicht nach, trägt er die rechtlichen Konsequenzen. Angefangen bei der Fahrzeugübergabe. Wer Dienstwagennutzern einfach die Schlüssel in die Hand drückt und gute Fahrt wünscht, handelt bereits nachlässig. Um unnötige Risiken zu vermeiden, ist es wichtig, Mitarbeiter umfassend in ihr neues Auto einzuweisen.

Dabei gilt es, einer Vielzahl von Vorschriften und Pflichten gerecht zu werden. Nicht zuletzt, um das eigene Haftungsrisiko zu minimieren. Dazu gehören neben sachlichen Aufgaben und Pflichten auch die Aufklärungs- und Informationspflichten im Rahmen der Fahrzeugübergabe. Bei Poolfahrzeugen sollten alle Fahrzeugnutzer eine einmalige Grundeinweisung erhalten. Nach einem bis zwei Jahren sollte die Grundeinweisung wiederholt und protokolliert werden.

Führerschein

Aus der Straßenverkehrsordnung ergibt sich, dass sich der Fuhrparkverantwortliche vor der Fahrzeugübergabe von der persönlichen Eignung des Fahrers zum Führen des Firmenwagens überzeugen muss. Die persönliche Eignung setzt voraus, dass der Fahrer einen gültigen Führerschein besitzt und gesundheitlich in der Lage ist, sich ­hinter das Steuer des Fahrzeugs zu setzen.

Unfall-Verhütungsvorschrift

Der Fahrer muss im Rahmen der Fahrzeugübergabe über die Unfallverhütungsvorschriften informiert werden. Dies ist vor allem dann von Bedeutung, wenn der Firmenwagen eine besondere Ausrüstung, beispielsweise eine Anhängerkupplung, besitzt. Die Vorgaben können sich von Fahrzeug zu Fahrzeug ändern.

Einweisung

Aufgabe des Fuhrparkverantwortlichen ist es, den künftigen Fahrzeugnutzer in die Bedienung des Firmenwagens in fachlicher und technischer Hinsicht einzuweisen. Klingt banal, ist aber unabdingbar: Der Fahrer muss auch darauf hingewiesen werden, wo sich die vorgeschriebene Notfallausrüstung des Fahrzeugs (Warndreieck, Verbandskasten, Warnweste) befindet.

Instandhaltung/Bremsen

Vor dem Gesetz ist der Fuhrparkleiter für den verkehrssicheren Zustand seiner Dienstwagen verantwortlich. Dazu gehört auch die Überwachung und Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Wartungs- und Prüftermine. Allerdings reichen diese Kontrollen nicht aus, um der Halterpflicht gerecht zu werden. Deshalb sollten Sie die Fahrer anhalten, vor allem die Bremsen regelmäßig – und vor längeren Fahrten – zu testen, etwa durch eine kurze Testbremsung auf dem Firmengelände oder Parkplatz.

Reifendruck

Weisen Sie den Fahrer darauf hin, dass er den Luftdruck aller Reifen (auch beim Reserverad) monatlich und vor langen Fahrten überprüfen sollte. Zu seinen Pflichten gehört zudem die Kontrolle der Schrauben nach einem Radwechsel. Außerdem müssen die Reifen regelmäßig per Sichtkon­trolle auf Beschädigungen wie Bordsteinstreifen vom Fahrer untersucht werden.

Unfall

Bei der Übergabe gehört es zu den gesetzlich vorgeschriebenen Halterpflichten, den Fahrzeugnutzer darüber aufzuklären, wie er sich bei einem Unfall zu verhalten hat. Etwa die Polizei zu rufen und die Leasinggesellschaft zu informieren. Schließlich passieren in solchen Stresssituationen immer ­wieder Fehler, die bei der späteren Abwicklung des Schadens zu Komplikationen führen.

Serviceheft

Erstellen Sie ein Servicehandbuch für die Fahrzeugnutzer, in dem alle relevanten Informationen enthalten sind. Falls Sie die bereitgestellten Servicehandbücher ihrer Leasinggesellschaften nutzen, kann es unter Umständen sinnvoll sein, diese mit weiteren Seiten, die spezifisch für Ihr Unternehmen gelten, zu erweitern. Etwa die Einhaltung spezieller Informationswege.

Warnweste

Der Fahrer muss darüber informiert werden, dass er die im Fahrzeug vorhandene Warnweste im Fall der Fälle anziehen muss. Das gilt, wenn er auf öffentlichen Straßen im Gefahrenbereich des fließenden Verkehrs sein Fahrzeug verlässt, um etwa eine Fahrzeugpanne auf dem Standstreifen der Autobahn zu beheben.

Ladungssicherung

Die Ladungssicherung bringt eine Reihe von Aufklärungspflichten seitens des Fuhrparkmanagers mit sich. Aus der StVO ergibt sich, dass für die Ladungssicherung alle Mitarbeiter, die mit Verladen und Transport zu tun haben – in jedem Fall also der Fahrer, aber auch der Fahrzeughalter –, verantwortlich sind. Entsprechend muss der Flottenchef sicherstellen, dass der Fahrer über seine Pflichten informiert ist.

Protokoll

Mit dem Fahrzeug sollte der Fuhrparkleiter gleichzeitig ein Übergabeprotokoll an den Fahrer aushändigen. Dieses Protokoll muss der Dienstwagenfahrer sorgfältig ausgefüllt und unterschrieben an den Fuhrparkverantwortlichen zurückgeben. Nur so kann dieser im Fall der Fälle sicherstellen, dass er alle gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen eingehalten hat.