Wie bei einem Firmenwagen sollte das Unternehmen auch beim Fahrrad regeln, was der Mitarbeiter tun und lassen muss.
Ein Dienstrad kann 5.000 Euro und mehr kosten. Solche Werte sollten Unternehmen den Mitarbeitern nicht einfach überlassen, ohne die Rechte und Pflichten zu regeln. Die ETL-Rechtsanwälte in Köln empfehlen, Musterformulare unbedingt von einem Arbeitsrechtler und einem Steuerberater prüfen zu lassen, um nicht gegen Betriebs- oder Tarifvereinbarungen oder die Rechtsprechung zu verstoßen.
Der Vertrag sollte aber auch nicht überregulieren: Steuerexperten raten beispielsweise davon ab, vertraglich zu fixieren, dass der Mitarbeiter das Rad nach Vertragsende kaufen kann. Hier könnten steuerliche Probleme für den Arbeitnehmer drohen.
Man sollte dem Kollegen aber auch nicht einfach das Kleingedruckte des Versicherungsvertrags in die Hand drücken. Vielmehr sollte die Abmachung alle Pflichten ausführlich beschreiben, auch die selbstverständlichen. Etwa dass die Kollegen die Straßenverkehrsordnung beachten, das Rad mit einem hochwertigen Schloss sichern müssen. Oder wie sie haften, falls sie dies nicht tun. Der Vertrag sollte auch ausdrücklich darauf verweisen, dass der Arbeitnehmer für die Sicherheit des Dienstrads verantwortlich ist. Er muss es regelmäßig, am besten alle sechs Monate technisch prüfen lassen, analog der Unfallverhütungsvorschrift (UVV). Und die Prüfberichte natürlich dem Flottenmanager oder der Geschäftsleitung vorlegen.
Die meisten Musterüberlassungsverträge empfehlen zwar, einen Helm zu tragen. Besser wäre aber, juristisch zu prüfen, ob der Unternehmer aus seiner Fürsorgepflicht heraus die Kollegen verpflichten kann, immer mit Helm zu radeln.
Die meisten Musterverträge empfehlen, eine private Haftpflichtversicherung abzuschließen. Doch ein Verkehrsunfall mit dem Rad kann extrem hohe Folgekosten verursachen. Deshalb sollten Unternehmen die Mitarbeiter verpflichten, sich abzusichern. Alternativ könnte der Arbeitgeber die Police bezahlen. Erstaunlicherweise vermitteln die professionellen Leasingfirmen keine Haftpflicht-Versicherung.
Der Chef muss den Mitarbeitern auch ausführlich erklären, welche wirtschaftlichen Konsequenzen sich für sie aus der meist dreijährigen Überlassung ergeben. Am besten, der Vertrag listet alle Leasing-, Versicherungs- und Wartungskosten und ihre Verteilung auf. Was passiert, wenn das Gehalt nicht bezahlt oder gepfändet wird? Wie wirkt sich die Ein-Prozent-Regel steuerlich aus? Oft steigen Mitarbeiter aufs Rad, die bisher keinen Firmenwagen hatten. Sie kennen die steuerlichen Regelungen für die Privatnutzung nicht.
Zu guter Letzt sollte der Vertrag regeln, ob und wie man die Abmachung vorzeitig kündigen kann. Eine Formulierung könnte lauten: "Das Unternehmen behält sich das Recht vor, die private Nutzung jederzeit bei Vorliegen eines der folgenden Sachgründe: Mutterschutz, Elternzeit, Krankheit, Kündigung, Freistellung, Altersteilzeit oder Rückgabe des Fahrrads an das Leasing-Unternehmen, zu widerrufen."
