Firmenwagensteuer Dienstfahrt oder Privatfahrt?

Mehr als zwei Millionen Angestellte dürfen laut Verband der deutschen Automobilindustrie (VDA) ihren Dienstwagen privat nutzen. Davon profitiert auch der Fiskus. Schließlich müssen Firmenwagenfahrer für dieses Privileg Steuern bezahlen. Und das nicht zu knapp. Die Autos werden immer teurer, entsprechend steigt der geldwerte Vorteil. Ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch ist oft die einzige Chance, um den Forderungen des Fiskus zu entkommen. "Allerdings ist die Ermittlung des geldwerten Vorteils kompliziert", sagt Nils Hartman, Steuerberater von CMS Hasche Sigle.

Grundsätzlich kann der Fahrer des Firmenwagens wählen, ob er seine private Nutzung ganz unkompliziert pauschal versteuert oder ob er sie umständlich mit Hilfe eines Fahrtenbuchs ermittelt.

Was ist besser, die einfache Ein-Prozent-Regel oder das Fahrtenbuch?

Bei der Ein-Prozent-Methode setzt das Finanzamt pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises des Autos monatlich als geldwerten Vorteil an. Dieser muss versteuert werden. Zusätzlich werden noch 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer für die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dazugerechnet, egal wie oft man pendelt.

Wer sein Auto dienstlich sehr viel mehr nutzt als privat, fährt mit ordnungsgemäß geführten Aufzeichnungen besser. Schließlich muss er nur diese Fahrten versteuern. Das kann bei einem teuren Wagen einige Hundert Euro ausmachen.

Karl Heinz Däke, Volkswirt und bis 2012 Präsident des Bundes der Steuerzahler, rät deshalb: "Wir empfehlen prinzipiell, ein Fahrtenbuch zu führen, vor allem wenn es sich um ein teures Fahrzeug handelt und dies kaum privat genutzt wird."

Doch das ist nicht nur lästig, sondern erfordert auch Disziplin. Die Finanzbeamten sind darauf geeicht, Fahrtenbücher genau unter die Lupe zu nehmen. Denn der Fiskus schreibt exakt vor, welche Eintragungen das Fahrtenbuch enthalten muss. Falls die Prüfer bei den Fahrtenbüchern Unregelmäßigkeiten feststellen oder das Fahrtenbuch nicht zeitnah und lückenlos geführt ist, können sie es komplett verwerfen. Gerade bei handschriftlichen Aufzeichnungen sind die Finanzbeamten misstrauisch.

"Bereits kleine Mängel nimmt der Fiskus gerne zum Anlass, nachträglich die Ein-Prozent-Regel vorzuschreiben", sagt Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz von der Kanzlei Roland Franz & Partner. Doch auch Unternehmen können schlampig geführte Fahrtenbücher teuer zu stehen kommen. Werden sie bei einer Betriebsprüfung  abgelehnt, muss die Firma die Kosten für die Ein-Prozent-Pauschale tragen, selbst für ehemalige Mitarbeiter.

Ein Fahrtenbuch zu führen dauert im Schnitt 15 Minuten pro Tag

Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf elektronische Fahrtenbücher. Doch auch die müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und vor allem manipulationssicher sein.

Für die Fahrer liegen die Vorteile auf der Hand, zumal sich die elektronischen Helfer nach Angaben der Hersteller innerhalb weniger Wochen amortisieren. "Je teurer das Auto und je weniger Privatfahrten, umso schneller sind die Kosten wieder drin", sagt Rau-Franz.

Außerdem sparen Fahrer und Fuhrparkleiter jede Menge Zeit. Experten rechnen um die 15 Minuten pro Arbeitstag. Schließlich müssen digitale Daten nicht in dem Maß verwaltet, überprüft und kontrolliert werden wie manuelle Fahrtenbücher. Zudem verfügen die meisten Fahrtenbuchprogramme über Plausibilitätsprüfungen.

Allerdings erkennen die Finanzämter bisher keines der elektronischen Fahrtenbücher offiziell an. Die endgültige Entscheidung liegt immer beim zuständigen  Finanzbeamten. Holen Sie sich deshalb im Vorfeld eine verbindliche Auskunft von Ihrem zuständigen Finanzamt.

Die Geräte lassen sich in zwei Kategorien einteilen: Die einen beziehen ihre Daten aus dem Tachoimpuls, die anderen aus dem GPS-Signal. Alle zeichnen folgende Daten auf: Beginn, Dauer und Ende der Fahrt, gefahrene Kilometer sowie Art der Fahrt (Privat-/Dienstfahrt, Pendelfahrt). In der Regel bestimmt der Fahrer vor dem Start per Knopfdruck, unter welcher Kategorie die Reise abgespeichert wird.

Während Tachogeräte Daten lokal sammeln und verwalten, schicken die telematikbasierten Fahrtenbücher alle Informationen per Mobilfunk an den Server des Anbieters. Fahrer und Fuhrparkchef können per Onlineportal auf die gespeicherten Daten zugreifen. In diesem Fall werden nur die dienstlichen Fahrten angezeigt. Private Strecken bleiben aus Datenschutzgründen außen vor. Einige Geräte bieten dem Fuhrparkchef zusätzlich Ortungsmöglichkeiten sowie weitere Auswertungs- und Analysetools.

Im Gegensatz dazu müssen die Besitzer herkömmlicher Fahrtenbücher die aufgezeichneten Daten in regelmäßigen Abständen am PC auslesen, speichern und ausdrucken.

Wer sich dennoch für die Ein-Prozent-Methode entscheidet, kann die Steuerlast mit Hilfe kleiner Kniffe mindern. Beispielsweise hat der Bundesfinanzhof eingesehen, dass nicht jeder Angestellte täglich in die Firma fährt. Diese Kollegen müssen die wenigen Anfahrten nicht pauschal mit 0,03 Prozent pro Kilometer, sondern jede einzelne Fahrt mit 0,002 Prozent pro Kilometer versteuern.

Mit ein paar Tricks kann man der pauschalen Versteuerung entgehen

Doch auch hier gilt: Der Mitarbeiter muss durch Aufzeichnungen nachweisen, wann er mit dem Dienstwagen zum Arbeitsplatz gefahren ist.

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, der pauschalen 0,03-Prozent-Steuer ganz zu entkommen. Dazu muss das Unternehmen die private Nutzung komplett ausschließen. Ist das der Fall und der Mitarbeiter nutzt den Firmenwagen nur, um damit nach Hause und wieder in die Firma zu fahren, so tritt für jede dieser Strecken die 0,002-Prozent-Steuer in Kraft. Davon profitieren insbesondere Servicekräfte oder Handwerker, die mit dem Werk­stattwagen von der Arbeit nach Hause fahren. Dann entfällt natürlich auch die Ein-Prozent-Regel.

Eine Sonderregelung gilt für Bereitschaftsdienste: Bekommt beispielsweise ein Aufzugsmonteur ein Auto, damit er im Notfall nachts schnell ausrücken kann, so muss er dies nicht pauschal versteuern (BFH, Az.: VI R 195/98). Allerdings gelten bestimmte Einschränkungen: Die Überlassung erfolgt nur aus betrieblichen Gründen und nur für wenige Wochen.

Häufig vereinbaren Unternehmen mit ihren Angestellten, dass die sich an den Fahrzeugkosten beteiligen. Das kann den geldwerten Vorteil schmälern. Doch das funktioniert nur, wenn der Unternehmer die Kosten dem Arbeitnehmer in Rechnung stellt. Bezahlt der Mitarbeiter einfach nur seinen Sprit, Öl oder andere laufende Kosten aus eigener Tasche, mindert sich der geldwerte Vorteil nicht.

Selbst bei einem Unfall halten die ­Finanzbeamten die Hände auf. Zu­mindest, wenn der Mitarbeiter seinen Firmen­wagen auf einer Privatfahrt in den ­Graben gesetzt hat. In der Regel übernimmt ­nämlich das Unternehmen die Unfall­kosten und verzichtet auf Schadenersatz. Das aber wertet der Fiskus als geldwerten Vorteil.

"Die Kosten unterliegen dann der Lohnsteuer, was zu erheblicher Mehrbelastung führen kann", sagt Steuerberater Michael Mittmann von der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft DHPG. Ausgenommen sind Unfallkosten bei Dienstfahrten oder auf dem Weg zur Arbeit. Ebenso verfährt der Fiskus bei höherer Gewalt oder wenn ein Dritter den Schaden verursacht hat.

Allerdings mindert eine Bagatellregelung die steuerlichen Konsequenzen. Verbleiben nach Abzug etwaiger Versicherungserstattungen noch Kosten von bis zu 1.000 Euro netto, können sie weiterhin in die Gesamtkosten einbezogen werden. Übernimmt der Arbeitgeber die Unfallkosten, sollte das Unternehmen die Bagatellregelung konsequent nutzen. Es empfiehlt sich eine Prüfung der abgeschlossenen Versicherungen. Tipp: Vereinbaren Sie keine Selbstbehalte, die über 1.000 Euro liegen.

App als Fahrtenbuch

Es klingt verlockend: Besitzer von Smartphones können für kleines Geld – zwischen 2,69 und 9,99 – Apps herunterladen und diese als digitale Fahrtenbücher nutzen. In der Regel gibt der Fahrer wie bei den eingebauten elektronischen Fahrtenbüchern vor Fahrtantritt Fahrzweck und Ziel ein, die aktuelle Position und Fahrtstrecke werden per GPS automatisch ermittelt. Anschließend müssen die Fahrtdaten noch auf den PC überspielt werden. Hier erleichtern Fahrtenbuchprogramme bei einigen Anbietern die Auswertung. Alter­nativ druckt man die Daten einfach als PDF aus.

Allerdings ist hier Vorsicht geboten. Nicht alle Fahrtenbuch-Apps genügen den Anforderungen der Finanzbeamten. "In der Praxis kann man nicht sorgsam genug sein", sagt Steuerexpertin Rau-Franz. Vor allem muss man darauf achten, dass die Daten manipulationssicher sind.

FAHRTENBUCH

Was dokumentiert werden muss

• 
Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt

• 
Reiseziel mit Reiseroute

• 
Reisezweck mit Angabe des aufgesuchten 
Geschäftspartners

• 
Abfahrts- und Ankunftszeit, falls Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht wird

• 
Jede einzelne Privatfahrt, jedoch ohne Angabe des Reisewegs

• 
Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits- oder Betriebsstätte ein kurzer Vermerk

Ausdrucke aus Tabellenkalkulationsprogrammen sind nicht zulässig, ebenso ein Verweis auf weitere Unterlagen. Elektronische Fahrtenbücher benötigen die europäische Zulassung mit dem "E"

Auf diese Punkte sollten Sie unbedingt achten

• Die Entfernung zwischen zwei Tankungen darf nicht deutlich über oder unter der ­normalen Reichweite liegen

• Der Ölverbrauch muss zu den Kilometer­angaben im Fahrtenbuch passen

• Tankbelege sollten mit den besuchten Orten übereinstimmen

• Belege, Park- oder Bewirtungsbelege ­müssen sich mit den Angaben des Fahrtenbuchs decken

• Kilometerstände der Werkstattrechnung, UVV-Prüfung oder Hauptuntersuchung  müssen plausibel sein