Dienstwagenregelung 10 Tipps für die Car-Policy

Man signing a car insurance policy, the agent is holding the wooden car model. Foto: Zaiets Roman

Fast jeder fünfte Pkw in Deutschland wird als Firmenwagen genutzt, doch kaum die Hälfte der Unternehmen hat eine schriftliche Dienstwagenordnung. Das birgt Risiken.

Klare Regeln können den Arbeitsalltag erleichtern. Zumindest, was den Umgang mit Firmenwagen angeht. Wenn Kollege Maier ein schickes Cabrio fahren darf, Vertriebskollegin Müller aber im Nullachtfünfzehn­kombi auf die Piste geschickt wird, sorgt das für Unfrieden. Mit einer Dienstwagenordnung lässt sich das vermeiden. Dabei müsse jedes Unternehmen zwar Zielkonflikte lösen und zwischen Kostenoptimierung, Nachhaltigkeit, Sicherheit, Einsatzzweck, Mitarbeitermotivation und Unternehmensimage abwägen, sagt Fuhrparkberater Marc-Oliver Prinzing. Doch die Vorteile überwögen.

Außerdem haben Flottenfahrzeuge einen Einfluss auf die CO2-Emissionen im Straßenverkehr, da sie in der Regel schon nach drei Jahren als Gebrauchtwagen in private Hände kommen. Unternehmen sollten deshalb nachhaltige Dienstwagenregelungen einführen, fordern Öko-Institut und Agora Verkehrswende. So senken sie kurzfristig die eigenen Flottenemissionen und langfristig die Gesamt-Emissionen im Straßenverkehr.

1. Eine Regelung

Dieselkombis für den Außendienst, E-Autos für die User-Chooser, die nur zur Arbeit pendeln, Kleinwagen für den Fahrzeugpool: Die Dienstwagen­ordnung legt fest, wer was fährt. Dabei sollte man den Einsatzzweck beachten, aber nicht zu detailverliebt vorgehen. Ganz wichtig: Auch die Chefetage sollte sich daran halten.

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2. Nutzergruppen

Eine Einteilung nach Hierarchie, Gehaltsklasse, Tätigkeit und Arbeitsleistung (bei Motivationsfahrzeugen) ergibt Sinn. Steigt ein Kollege auf und soll ein größeres/teureres Auto bekommen, sollte der Anspruch erst mit dem nächsten Fahrzeugwechsel entstehen. Legen Sie auch fest, ob Fahrer kleinere Autos wählen können und wie man das kompensiert.

3. Hersteller und Modelle

Je weniger Marken und Modelle, desto weniger Aufwand. Andererseits sollte man sich bei den aktuellen Lieferschwierigkeiten nicht zu sehr einengen und Alternativen erlauben. Achten Sie auf die Folgekosten (Restwert, Reifenersatz etc.).

4. Alternative Antriebe

E-Autos sollten Vorrang haben, Diesel oder Benziner nur dort eingesetzt werden, wo es Sinn ergibt. Ein Kurierfahrer mit viel Last etwa wird keine 800 Kilometer täglich mit einem E-Transporter zurücklegen. Es empfiehlt sich, einen CO2-Grenzwert für die Flotte festzulegen, der sich nur mit einem hohen Anteil an E-Autos einhalten lässt.

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5. Lademöglichkeiten

E-Autos müssen nutzerfreundlich sein. Das bedeutet, die Firma braucht Ladeplätze und sollte Wallboxen bei den Beschäftigten zu Hause fördern. Die Stromkosten lassen sich separat abrechnen oder über eine Pauschale erstatten.

6. Nutzung vorgeben

Plug-in-Hybride sollten so oft wie ­möglich geladen werden. Als Anreiz hilft ein Kraftstoffbudget oder ein betriebsinternes Bonus-­Malus-System. Das ließe sich auf den gesamten Fuhrpark übertragen: je geringer die Emissionen des gewählten ­Firmenwagens, desto besser die Ausstattung oder desto höher der Zuschuss des Arbeitgebers. Beispielsweise, wenn die Leasingrate übers Gehalt abgerechnet wird. Auch andere Boni sind denkbar (Kita-Zuschuss, Bahncard, Dienstrad).

7. Ausstattung

Bestehen Sie auf sinnvollen Extras wie Licht- und Assistenz­systemen, Navigation oder gedeckten Farben (Wiederverkauf). Große Felgen oder beheizbare Frontscheiben (Ersatzkosten!) sollten Sie ausschließen. Unterscheiden Sie aber nach Fahrzeugklassen: Der Außendienstkombi braucht andere Extras als der Kleinwagen für die Stadt.

8. Obergrenzen

Sinnvoll sind Obergrenzen bei Bruttolistenpreis (berücksichtigt tatsächliche Kosten bei Rabatten kaum) oder Leasingrate (nur sinnvoll, wenn der Konfigurator die Rate nennt). Kann der Nutzer das Limit durch private Zuzahlung überschreiten, sollten Sie eine Obergrenze einführen, auch zum Selbstschutz der Nutzer. PS-Begrenzung ist nur bei Verbrennern sinnvoll, E-Autos sind meist stärker. Die Leistung hat Einfluss auf Folgekosten (Verbrauch, Wartung, Versicherung etc.). Für Unternehmensbilanz und Klima sind CO2-Grenzen sinnvoll. Wir empfehlen, sich an den WLTP-Werten zu orientieren.

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9. Kaufen oder leasen, Neu- oder Gebrauchtwagen?

Sollen Mitarbeiter tatsächlich Anspruch auf Neufahrzeuge haben? Vor ­allem bei Lieferschwierigkeiten, aber auch aus Kostengründen ist man mit der Möglichkeit flexibler, die Belegschaft auch mit Bestands- oder ­Gebrauchtfahrzeugen mobil zu halten.

10. Nutzungsdauer

Definieren Sie, ob die Autos nach einer gewissen Zeit oder nach einer Kilometerleistung ­getauscht werden. Für unterschiedliche Nutzergruppen ergeben sich unterschiedliche Vorgaben. Berücksichtigen Sie Lieferzeiträume, überlegen Sie, wie ­Ersatzmobilität bei Verzögerungen aussehen soll. Mit einer starren Nutzungs­dauer können Sie nicht spontan auf außergewöhnliche Situationen reagieren.

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