Dienstwagenregelung

Ohne Car Policy geht's nicht

Parkplatz, Fuhrpark Foto: Archiv

Gut ein Drittel aller Fuhrparks hat keine Dienstwagenordnung und verschenkt wertvolles Potenzial. Dabei sorgt sie nicht nur für den Betriebsfrieden, sie kann auch bei der Kostenoptimierung helfen.

Smart-Repair, Verbrauchskontrolle, Rechnungsprüfung: Die Instrumente zur Kostensenkung im Tagesgeschäft sind vielfältig. Was aber oft übersehen wird: Der Korridor, in welchem sich die Kostenentwicklung bewegt, sollte bereits lange vor der Anschaffung des Fahrzeugs festgelegt werden. Der Schlüssel hierzu ist die Dienstwagenordnung. Doch gut ein Drittel aller Firmen verfügen über keine Car Policy. Dabei sind ihre Wirkungen vielfältig, denn sie sorgt für eine Gleichbehandlung der Mitarbeiter und trägt zum Betriebsfrieden bei.

Wer erlebt hat, was passiert, wenn beispielsweise ein neuer Vertriebsmitarbeiter abweichend von der automobilen Kleiderordnung ein Fahrzeug mit Lederausstattung und größerer Motorisierung genehmigt bekommt, weiß, welche Brisanz in diesem Thema stecken kann. Mindestens genauso wichtig ist allerdings die Kostenwirkung. Eine überlegt aufgebaute Dienstwagenordnung basiert auf der strategischen Planung im Hinblick auf technische Konzepte, Finanzierungsarten und Einkaufsrichtlinien (Marken). Dies stellt immer eine Gratwandung zwischen Kostenoptimierung und Mitarbeitermotivation dar.

Gerade die Frage nach der Antriebsart wird wichtiger. Kraftstoff macht gut 25 bis 30 Prozent der Fahrzeuggesamtkosten aus. Auf die Vernunft der Fahrer bei der Auswahl der Motorisierung zu setzen funktioniert nur in den seltensten Fällen. Was für das Unternehmen aus Kostensicht optimal sein kann, ist in vielen Fällen für den Fahrer nicht wirklich verlockend. Hier kann eine kluge Car Policy einen Interessenausgleich schaffen. Warum den Fahrer bei der Auswahl eines kostengünstigen Antriebs, etwa einem Erdgas- oder LPG-Motor, nicht an den Kraftstoffeinsparungen partizipieren lassen?

Fahrzeugkonfiguartion dauert 40 Stunden

Ein weiterer häufig unterschätzter Faktor ist die Zeit. Eine vermeintlich mitarbeitermotivierende Dienstwagenordnung ohne klare Vorgaben führt oft zu einem wahren Auswahlmarathon. 40 Stunden sind nach Aussage vieler Fuhrparkleiter eine realistische Schätzung, wenn es um die Zeit geht, die ein Mitarbeiter mit der Auswahl seines neuen Fahrzeugs verbringt (inklusive Abstimmung mit Kollegen und Konsultationen bei diversen Autohäusern). Meist während der Arbeitszeit. Rechnet man mit nur 50 Euro internen Kosten pro Stunde sind dies 2.000 Euro an (versteckten) Prozesskosten. Bei einem Fuhrpark mit 100 Fahrzeugen macht dies in Summe 60.000 Euro pro Jahr. Die Empfehlung kann daher nur lauten, sich nicht nur Gedanken um die Inhalte der Firmenwagen-Ordnung und den Beschaffungsprozess zu machen, sondern dies auch schriftlich zu fixieren. Damit schaffen Sie in Ihrem Fuhrpark Transparenz für die Dienstwagenberechtigten und Planungssicherheit in Bezug auf die Kostensituation.

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