Digitalisierte Abläufe Fuhrpark

Damit die Prozesse rund laufen

Foto: Continental

Die meisten Unternehmen haben die Abläufe im Fuhrparkmanagement digitalisiert. Doch wer konsequent alle Prozesse durchleuchtet, findet noch einiges an Optimierungspotenzial.

Das Wort "Digitalisierung" ist in aller Munde, man kann es schon gar nicht mehr hören. "Wir sind doch längst digital", denken viele, "Papier gehört der Vergangenheit an" oder "Bleibt weg mit guten Tipps". Doch gerade, wenn sich über die Jahre viele Systeme für unterschiedlichste Aufgaben angesammelt und Prozesse vor sich hinentwickelt haben, ist es Zeit, mit dem Drahtbesen durchzukehren.

Das ist auch im Fuhrpark nicht anders. Autos sammeln immer mehr Daten, und diese Daten können die Arbeit im Fuhrparkmanagement erleichtern. Doch die konsequente Nutzung der Telematik ist nur ein Anfang. Im Grunde geht es um viel mehr: um den Durchblick in Prozessstrukturen, um Klarheit bei Zuständigkeiten und Ansprechpartnern.

Beginnen wir also ganz vorn. Skizzieren wir die Straße eines Fahrzeuglebens im Unternehmen. Dabei fällt auf, mit wie vielen anderen Menschen die Fuhrparkverantwortlichen kommunizieren müssen: von der Personalabteilung über die Geschäftsführung bis zu den Dienstwagennutzern, aber auch extern mit Dienstleistern und Autoherstellern. Wichtig ist es dabei, den Durchblick zu behalten oder im Zweifel eben zuerst einmal zu bekommen. Benennen Sie Ihre ganz persönlichen Ansprechpartner. Wer ruft am häufigsten an? Weshalb? Häufen sich bestimmte Anfragen? Kann man das irgendwie standardisieren?

Und schon stecken Sie mitten in der Prozessanalyse und vielleicht sogar in der Optimierung. Müssen Sie zum Beispiel häufig mit den Fahrern über die Konfiguration der neuen Firmenwagen diskutieren? Eine klare Dienstwagenordnung beugt dem vor. Aber stimmen Sie sich dabei mit den Fach- und Personalabteilungen ab und holen Sie sich Rückendeckung durch die Geschäftsführung. Eine geregelte Car-Policy dämmt Diskussionen ein. Wenn Sie Fahrzeuge bei nur einem Anbieter leasen, können Sie im Optimalfall Ihre Anforderungen direkt im Konfigurator der Leasinggesellschaft darstellen und so den gesamten Bestellprozess in die Hand der User-Chooser geben.

Führen Sie Buch darüber, wer Sie weshalb wie oft kontaktiert. Das hilft, Zeitfresser zu finden. Strafzettel können so ein unangenehmes Thema sein. Mitarbeiter, die verhindern wollen, dass Sie der Polizei Ihre Daten melden. Wer da mitspielt, riskiert schnell eine Fahrtenbuchauflage fürs ganze Unternehmen. Externe Dienstleister übernehmen nicht nur die lästigen und zeitintensiven Antworten, sondern entlasten auch von dauernden Nachfragen. Natürlich müssen Sie dann dennoch mögliche Fahrverbote im Blick behalten – falls da etwas droht, weist ein guter Dienstleister aber darauf hin.

Eine genaue Bestandsaufnahme lohnt sich

Sobald die internen und externen Ansprechpartner in allen Fachbereichen klar sind, geht es an die Prozessabläufe. Welche Aufgaben fallen am häufigsten an? Gibt es Tätigkeiten, die sich ständig wiederholen, aber einfach erledigt werden müssen? Hier lohnt eine genaue Bestandsaufnahme. Wenn eine Woche Analyse deutliche Arbeitserleichterungen nach sich zieht, sollte der Vorgesetzte gleich mitspielen. Verkürzen Sie Kontaktwege, delegieren Sie Aufgaben an den Dienstwagennutzer – beispielsweise die Vereinbarung von Terminen für Service und Reparaturen. Ein externer Schadensmanager kann zudem rund um die Uhr Unfälle aufnehmen und mittels Riskmanagements gleichzeitig Schadensprävention betreiben.

Und keine Sorge: Die Arbeit geht deswegen nicht aus. All das muss überwacht und kontrolliert werden, denn am Ende ist das Flottenmanagement für eine gültige UVV, die regelmäßige Führerscheinkontrolle und eine gute Fahrzeugunterweisung zuständig. Delegieren geht natürlich, aber wenn, dann schriftlich.

Eine professionelle Fuhrparkmanagement-Software hilft, den Überblick zu behalten. Sie zeigt Termine wie Inspektionen oder Hauptuntersuchungen auf einen Blick. So bleibt mehr Zeit, nach Kostenverursachern zu suchen. Und wenn Sie etwas finden, freuen sich Ihr Chef und das Controlling mit Ihnen. Dazu gehört auch, überflüssige Werkzeuge abzuschaffen, wenn etwas mit manueller Pflege schneller funktioniert. Denn Dienstleister und ihr Kosten-Nutzen-­Verhältnis müssen regelmäßig auf den Prüfstand. Auch eine langjährige Geschäftsbeziehung mit der Haus-Leasinggesellschaft darf mal mit einem Konkurrenz­angebot auf Tarifattraktivität hin überprüft werden.

Eines ist sicher: Eine Prozessanalyse klingt nach viel Arbeit. Aber am Ende profitieren Sie davon. Gute Strukturen helfen im Tagesgeschäft und im Umgang mit anderen Abteilungen. Sie bekommen schneller Antworten auf Fragen, für die Sie sonst tagelange Excel-Tabellen auswerten mussten – im besten Fall einfach per Mausklick. Und das Controlling freut sich ebenfalls, wenn Kostenstellen übersichtlich so aufgeschlüsselt sind, dass genaue Teilanalysen möglich sind.

Manchmal ist "Digitalisierung" eben nur ein Schlüsselbegriff für hin und wieder nötige Aufräumaktionen, die in Zukunft viel Arbeit sparen können.

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