Elektronische Fahrtenbücher

Weniger Stress, weniger Steuern

Elektronisches Fahrtenbuch Smartphone Foto: Vimcar

Dienstwagensteuer: Die einzige Möglichkeit, der Ein-Prozent-Pauschale zu entkommen,
ist das Fahrtenbuch. Handschriftlich ist das mühsam – und gefährlich. Einfacher geht’s mit
elektronischen Fahrtenbüchern: 21 Produkte auf einen Blick.

Fahren sie schon oder schreiben sie noch? Dienstwagenfahrer, die ihr Fahrtenbuch per Hand führen, wissen, wie aufwendig dies ist. Datum, Uhrzeit, Reiseziel und -route müssen stets lückenlos eingetragen sein. Dennoch ist ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch die einzige Chance, der pauschalen Ein-Prozent-Versteuerung durch das Finanzamt zu entkommen. Schließlich müssen Mitarbeiter, die ihren Firmenwagen auch privat nutzen dürfen, für dieses Privileg bezahlen.

Wer Fahrtenbuch führt, muss nur Privatfahrten versteuern

Bei der Ein-Prozent-Methode setzt das Finanzamt pauschal ein Prozent des Bruttolisten-preises des Fahrzeugs monatlich als geldwerten Vorteil an. Zusätzlich werden noch 0,03 Prozent pro Kilometer für die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz dazugerechnet – egal wie oft man diesen Weg zurücklegt. Wer hingegen ein Fahrtenbuch führt, muss lediglich die Privatfahrten versteuern. Da liegt es auf der Hand, dass Mitarbeiter die kaum privat unterwegs sind, mit dieser Methode deutlich besser fahren.

Grundsätzlich kann der Fahrer des Dienstwagens entscheiden, ob er seine ­private Nutzung pauschal versteuert oder sie mithilfe des Fahrtenbuchs ermittelt. Allerdings ziehen die meisten Unternehmen die pauschale Methode vor. "Wir raten grundsätzlich davon ab, dass Unternehmen Fahrtenbücher einsetzen. Kommt der Betriebsprüfer und beanstandet das geführte Fahrtenbuch, bleibt das Unternehmen gegebenenfalls auf den gesamten Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträgen sitzen", erklärt Oliver Braun, Steuerberater bei Ecovis in Gräfing.

Finanzämter kontrollieren genau

Das kommt vor allem zum Tragen, wenn der Mitarbeiter nicht mehr beim Unternehmen beschäftigt ist. Dazu kommt, dass die Finanzbeamten darauf geeicht sind, Fahrtenbücher genau unter die Lupe zu nehmen. Falls die Prüfer irgend­eine Unregelmäßigkeit feststellen, dürfen sie es komplett verwerfen. Bereits kleine Fehler werden so zum Verhängnis.

Abhilfe versprechen elektronische Fahrtenbücher. Vorausgesetzt, sie entsprechen den Anforderungen des Finanzamts. Hierzu gibt es verschiedene Lösungen, in die zunächst alle in einem Fahrtenbuch gesetzlich vorgeschriebenen Daten eingetragen werden, also Datum, Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende, Zweck der Fahrt, Fahrtziel inklusive Gesprächspartner am Zielort sowie die Gesamtkilometer.

Beim Ausdrucken der elektronischen Aufzeichnungen müssen laut Bundes­finanzhof nachträgliche Veränderungen der Angaben technisch ausgeschlossen sein, zumindest aber dokumentiert

Da schauen die Beamten besonders hin

  • Die Entfernung zwischen den Tankungen sollte nicht stark von der normalen Reichweite abweichen.
  • Ölverbrauch muss zu den Kilometerangaben passen.
  • Park-, Tank- und Bewirtungsbelege müssen mit Angaben im Fahrtenbuch übereinstimmen. Das gilt auch für dokumentierte Kilometerstände von Werkstätten-, UVV- oder Hauptuntersuchungen.



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