Bei der Übergabe eines neuen Dienstwagens mischt der Gesetzgeber kräftig mit. Vor allem die Unfallverhütungsvorschriften nehmen den Fuhrparkleiter in die Pflicht.
Die Übergabe eines neuen Dienstwagens an den Mitarbeiter lässt sich häufig auf diese Formel bringen: Schlüssel aushändigen, einsteigen und losfahren lassen. Wie das Navigationssystem funktioniert, der Sitz eingestellt oder die Motorhaube geöffnet wird – das sind Details, die sich der Nutzer am besten in Eigenregie aneignet. Dass mit Warndreieck, Verbandskasten und Warnweste eine Notfallausrüstung an Bord ist, versteht sich bei einem neuen Fahrzeug ohnehin von selbst. So einfach, so gut?
Eine unbürokratische Übergabe hat Charme, ist aber kein probates Modell für den mit Halterpflichten beauftragten Fuhrparkchef. Schließlich machen Normen wie Straßenverkehrsordnung, Arbeitsschutzgesetz und Unfallverhütungsvorschrift (UVV) zur Fahrzeugübergabe durch den Fuhrparkverantwortlichen ebenso dezidierte Aussagen wie zu den Aufklärungspflichten in Sachen Fahrzeugkontrolle und Ladungssicherung. Wer diese Pflichten auf die leichte Schulter nimmt, muss mit empfindlichen Sanktionen rechnen. Ein Fuhrparkleiter sollte sich daher im eigenen Interesse mit den Regeln und Prozessen für die Übergabe befassen.
Dienstwagen sind Betriebsmittel
"Aus der Sicht des Arbeitsschutzes ist der Dienstwagen ein Betriebsmittel. Der Fuhrparkleiter ist daher verpflichtet, die Fahrzeuge so einzurichten und instand zu halten, dass der Nutzer vor Gefahren für Leben und Gesundheit geschützt ist", erklärt Michael Schulz, zertifizierter Fuhrparkmanager der WSW Wuppertaler Stadtwerke.
Die einschlägigen Regeln zur Durchführung dieser Aufgabe beschreibt vor allem die Unfallverhütungsvorschrift der Berufsgenossenschaft für Verkehr und Transportwirtschaft (BG Verkehr). Diese Verordnung hat den Charakter eines Gesetzes und nimmt den für den Fuhrpark Verantwortlichen, aber auch den Fahrer und das Fahrzeug in den Blick. "Der Dienstwagen muss bereits vor der Übergabe mit einer UVV-Prüfung aufwarten, deren Ergebnis zu dokumentieren und zu archivieren ist. Das Gleiche gilt für die Unterweisung des Fahrers vor der ersten Fahrt. Hier wie dort muss der Fuhrparkleiter die Einhaltung der UVV sicherstellen", nennt Michael Schulz wesentliche Anforderungen des Gesetzgebers.
Die Unterweisung der Mitarbeiter kann der Fuhrparkleiter selbst in die Hand nehmen. Möglich wäre aber auch, für Fahrzeug und Fahrer ein entsprechendes Arrangement mit dem Händler oder der Werkstatt zu treffen. Infrage kommen dafür zudem spezielle Dienstleister, die diesen Job mitsamt der Terminüberwachung übernehmen. Sinnvoll ist eine Regelung allemal, da die UVV-Prüfung und die Unterweisung nach der Übergabe jedes Jahr zu wiederholen sind. Ein auf drei Jahre geleaster Dienstwagen bedeutet also drei UVV-Prüfungen für das Fahrzeug und drei Unterweisungen für den Nutzer.
Beweispflicht liegt beim Fuhrparkleiter
Die Übergabe selbst ist in den meisten Fällen kein Hexenwerk. Eine professionelle Durchführung könnte damit beginnen, dass sich der Verantwortliche den Original-Führerschein des Mitarbeiters zeigen lässt. Die Einweisung des Mitarbeiters in das Fahrzeug sollte dann auf die Bedienung, Technik und Ausstattung eingehen. Ein Muss für jede Übergabe ist der Hinweis, dass der Mitarbeiter stets für die Betriebssicherheit seines Fahrzeugs verantwortlich ist. Wie der Fuhrparkleiter die UVV in seinem Unternehmen realisiert, liegt in seinem Ermessen. Allerdings schränken gewisse Nachweispflichten den Spielraum ein. Der Fuhrparkleiter muss bei Bedarf belegen, dass er die Kontrollen und Anweisungen zur Einhaltung der rechtlichen Vorschriften auch tatsächlich umsetzt.
Fuhrparkmanager Michael Schulz kann diesen Nachweis mithilfe einer eigens für die Nutzer der Dienstwagen erstellten Handlungsanleitung schwarz auf weiß führen. Die handliche Broschüre macht auf wenigen Seiten und in übersichtlicher Form konkrete Vorgaben zum Gebrauch der Fahrzeuge. Vor Beginn der Fahrt ist demnach das Fahrzeug auf Mängel zu überprüfen, die Notfallausrüstung und die Ladungssicherung zu checken.
Die Anleitung regelt auch die Bedingungen für die Nutzung eines Handys im Fahrzeug, das Verhalten bei Unfällen, das Bergen und Schleppen sowie das Abstellen der Fahrzeuge und den fachgerechten Einsatz eines Wagenhebers. Michael Schulz hat dafür gesorgt, dass das Regelwerk den Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung steht. Zur Unterweisung im Rahmen einer Fahrzeugübergabe gehört nämlich auch die Information, dass der Fahrer die Handlungsanleitung stets im Fahrzeug mitzuführen und sich danach zu richten hat. Der entscheidende Punkt: »Der Fuhrparkleiter sollte die Mitarbeiter durch ihre Unterschrift bestätigen lassen, wenn sie ihre Unterweisungen erhalten haben«, weiß Manager Schulz.
UVV: Dienstwagen müssen jährlich zur Prüfung
Die für das Fuhrparkmanagement maßgebliche UVV trägt die Bezeichnung "Unfallverhütungsvorschrift Fahrzeuge DGUV Vorschrift 70". Hinter dieser Verordnung stehen die Berufsgenossenschaft für Verkehr und Transportwirtschaft (BG Verkehr) sowie die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) als der Spitzenverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften und der Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand. Eine wichtige Bestimmung für den Fuhrpark ist der Paragraf 57. Demnach sind Dienstwagen mindestens einmal im Jahr durch einen Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand zu prüfen und das Ergebnis zu dokumentieren. Die Paragrafen 36 und 37 wiederum machen Vorgaben zur Kontrolle und Beladung eines Fahrzeugs durch den Mitarbeiter
Dekra-Online-Schulung: Unterweisung per Mausklick
Die Unterweisungsplattform der Dekra Media bietet mit ihrem "Dekra Safety Web" eine flexible Online-Lösung. Das Unternehmen gibt damit seinen Dienstwagenfahrern eine zeitlich und räumlich unabhängige Möglichkeit, sich unterrichten zu lassen. Entwickelt wurde das Online-Seminar von Fachlektoren aus dem konzerneigenen Kompetenzteam, geprüft und zertifiziert von der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Nach jedem Kapitel folgt ein Wissenstest. Nur wer mindestens 50 Prozent der Fragen richtig beantwortet, kann sich am Ende ein Nachweiszertifikat ausdrucken. Damit garantiert Dekra einen einheitlichen Wissensstand der Fahrer. "Außerdem schonen die Unternehmen ihr Fuhrparkbudget", sagt Heinz-Jörg Roling von Dekra Media.
