Ein Überlassungsvertrag aus dem Internet spart Geld und lässt sich mit wenig Aufwand an die eigenen Anforderungen anpassen.
Wenn die Betriebskasse das Kleingeld dafür hergibt, kann ein Unternehmen den Überlassungsvertrag für die Dienst- und Motivationsfahrzeuge im Fuhrpark bei einem Juristen in Auftrag geben. Zwar kommen dann schnell einige Tausend Euro zusammen, dafür ist der Vertrag perfekt auf die eigenen Belange zugeschnitten. Ein passgenauer Vertrag lässt sich aber auch mit weniger Aufwand realisieren.
"Im Internet kursieren diverse Muster für Überlassungsverträge, die als Vorlage für den Fuhrpark herhalten können", weiß Rechtsanwalt Lorenz Mayr, Inhaber einer Kanzlei für Arbeitsrecht in Berlin. Damit ein Mustervertrag im Unternehmen genutzt werden kann, sollte er mit detaillierten Regelungen zur Fahrzeugnutzung aufwarten. "Gerade bei Leasingfahrzeugen kommt es auf klare Vorgaben an, wie der Dienstwagen zu behandeln, instand zu halten und zu reinigen ist, Inspektionen durchzuführen und Entschädigungen zu handhaben sind. Anderenfalls drohen Nachzahlungen an die Leasinggeber, die nicht an den Arbeitnehmer weitergereicht werden können", erklärt Mayr.
Regelungen für Motivationsfahrzeuge sind vergleichsweise einfach
Die Expertise des Fuhrparkleiters ist gefragt, um den Mustervertrag auf die Belange im Unternehmen anzupassen. Die Gretchenfrage dazu lautet, welche Nutzer der Überlassungsvertrag anspricht. Vergleichsweise einfach stellen sich die Regeln für die Mitarbeiter mit Motivationsfahrzeugen dar. Hier stehen private Nutzung, Betrieb und Unterhalt des Fahrzeugs im Vordergrund. Diffiziler gestalten sich die Regeln für den Mitarbeiter, dem das Unternehmen zur Wahrnehmung der beruflichen Aufgaben einen Dienstwagen zur Verfügung stellt. In diesem Fall steht das korrekte Verhalten des Mitarbeiters im Fokus. Die Bestimmungen aus dem Überlassungsvertrag können daher bei einem Verstoß eine arbeitsrechtliche Dimension erhalten, weil der Überlassungsvertrag stets auch Teil des Arbeitsvertrags ist.
Ein Widerruf muss im Arbeitsvertrag vereinbart sein
Klärungsbedarf könnte zum Beispiel zur Frage bestehen, ob der Mitarbeiter auf Dienstfahrt Dritte im Fahrzeug mitnehmen darf. Hat das Unternehmen eine Versicherung abgeschlossen, die nur den Nutzer des Dienstwagens als Fahrer erlaubt, muss diese Einschränkung bei der Anpassung des Vertragsmusters eingearbeitet werden. Dürfen bei der Erlaubnis einer privaten Nutzung des Dienstwagens auch Familienangehörige oder Lebenspartner im Fahrzeug mitgenommen werden, ist eine Haftungsausschlusserklärung zugunsten des Unternehmens äußerst sinnvoll. Die Vorlage für den Überlassungsvertrag sollte zudem eine Regelung zum Widerruf der Überlassung anbieten.
"Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist ein Widerruf des auch zur privaten Nutzung überlassenen Dienstwagens nur zulässig, wenn der Widerruf im Arbeitsvertrag vereinbart wurde, ein bestimmter Grund für den Widerruf festgelegt wurde und der Entzug des Fahrzeuges nicht zu einer Minderung der Vergütung von mehr als 25 Prozent führt", berichtet Mayr. Ein Grund könnte demnach vorliegen, wenn der Mitarbeiter berechtigterweise von der Arbeit freigestellt ist, wenn das Arbeitsverhältnis wegen Elternzeit ruht oder die Änderung der Arbeitsaufgabe keinen Dienstwagen mehr erfordert. Selbst ein grober oder mehrmaliger Verstoß des Mitarbeiters gegen die Vorschriften des Überlassungsvertrags lässt sich als Grund für den Entzug des Dienstwagens im Vorfeld festlegen.
"Ein sorgfältig angepasster Mustervertrag ist ebenso gut wie ein maßgeschneidertes Vertragswerk", weiß Rechtsanwalt Mayr. Allerdings ist bei der Anpassung auch Fingerspitzengefühl gefragt. Wenig sinnvoll ist es, den Vertrag fürs eigene Unternehmen durch fleißiges Kopieren der entsprechenden Passagen aus mehreren Musterverträgen zusammenzubauen. Andererseits sollte ein Fuhrparkleiter auch die Herkunft seines Mustervertrags im Blick haben – der beste Mustervertrag ist für die Katz, wenn er nach österreichischem oder schweizerischem Recht abgefasst wurde.
