Flottenmanager als Nebenjob Ins kalte Wasser springen

Für den Beruf des Fuhrparkleiters gibt es keine staatlich anerkannte Ausbildung, geschweige denn ein Studium. Viele Flottenmanager haben sich diesen Job auch nicht ausgesucht, sie wurden dazu bestimmt. Thomas Keck ist so ein Fall. Der 40-Jährige ist IT-Leiter bei Apsolut, einem IT-Beratungshaus in Leinfelden-Echterdingen bei Stuttgart. Keck war zuvor freier Mitarbeiter bei Apsolut. Als der vorherige IT-Leiter kündigte, übernahm er dessen Job in Festanstellung – und dessen Nebenjob, die Leitung des Fuhrparks. Die Flotte besteht aus 70 Autos, alle Fahrzeuge sind geleast.

In der Anfangszeit als Fuhrparkleiter war für Keck sein Vorgänger eine wichtige Anlaufstelle. Bei Fragen konnte er ihn immer anrufen. Keck ist auch Mitglied im Bundesverband Fuhr­park­manage­ment (BVF). Dort half – und hilft ihm auch heute noch – die interne Mailingliste, in der Verbands-Mitglieder untereinander Fragen beantworten.

Um Herr über den Job zu werden, hat er Prozesse und Richtlinien eingeführt. Dazu gehören eine Car-Policy, um den Zeitaufwand und die Kosten für den Fuhrpark in ein kalkulierbares Maß zu überführen. Ihm wurde eine 400-Euro-Kraft für die Ablage bewilligt und er nutzt ein internes IT-System für die Verwaltung von Vorfällen, wie Unfälle und Bußgelder. Über das Tool Fleet Cars von Volkswagen Financial Services werden die Fahrzeuge verwaltet, Tankkarten bestellt, Führerscheine kontrolliert und die Leasingraten geführt. "Durch all diese Maßnahmen reduzierte sich der Aufwand für den Fuhrpark im Laufe der Zeit auf etwa ein Viertel meiner Arbeitszeit, obwohl sich der Fahrzeugbestand in diesem Zeitraum mehr als verdoppelte." Seit sechs Jahren macht er nun schon beide Jobs parallel.

In Fachzeitschriften gezielt informieren

Wie Keck geht es vielen in der Fuhrparkbranche. Von heute auf morgen haben sie den Job, aus unterschiedlichen Gründen. Weil schon immer eine bestimmte Position mit dieser Aufgabe verknüpft ist, der frühere Fuhrparkleiter in Rente geht und es keinen Nachfolger mehr gibt oder der bisherige Stelleninhaber plötzlich nicht mehr kommt, weil er schwer erkrankt ist. Dann ist guter Rat teuer. Denn wie schafft man es, einen Job zu machen, von dem man keine Ahnung hat? "Das ist keine leichte Aufgabe, wenn man plötzlich zum Fuhrparkmanager bestimmt wird", sagt der Vorstandsvorsitzende des Fuhrparkverbands Marc-Oliver Prinzing.

Tritt dies überraschend ein, dann rät er dazu, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen: Aus wie vielen Autos besteht der Fuhrpark, welche Regeln der Überlassung gibt es bereits, wer nutzt die Autos und für welche Zwecke? Wichtig ist gleichfalls, wer alles von den Kollegen in der Firma im Fuhrpark mitmischt. Manchmal ist es die Personalabteilung oder der Hausmeister. Wurden Aufgaben an Dienstleister, beispielsweise fürs Schadenmanagement, abgegeben? "Am besten man schreibt sich alles auf, wie eine Art Bestandsaufnahme", sagt Prinzing. Sie dient als Basis, um das Tages­geschäft zu meistern.

firmenauto sollte für jeden Flottenmanager Pflichtlektüre sein. In jedem Heft gibt es Tipps für den Job.

Anschließend gilt es intern zu klären, ob eine Schulung oder gar eine Ausbildung zum Fuhrparkmanager möglich ist. Die vom Fuhrparkverband empfohlene und inhaltlich unterstützte Ausbildung zum zertifizierten Fuhr­park­manager bei der Dekra-Akademie dauert 19  Tage, die sich in Seminarblöcken auf über acht Monate streckt. Kurzfristig hilft das wenig, auf lange Sicht dafür umso mehr.

Als Crashkurs zum Start in den Job bietet sich ein zweitägiger Kompaktkurs bei der Dekra-Akademie an. Für die Ein­arbei­tung helfen auch Fachzeitschriften wie "firmenauto" und insbesondere die Online-Auftritte der Zeitschriften, sagt Prinzing. Über die Suchoptionen der Internet-Plattformen finde man gezielt und schnell Informationen. "Das kostet alles nichts, bringt aber eine Menge", erklärt Prinzing Eine Mitgliedschaft im Verband sei gut, so dessen Vorstandsvorsitzender. Dann könne man das "Fuhrparkcockpit" nutzen. Dahinter verbergen sich Fachartikel, Formulare, Arbeitshilfen, Checklisten, Videos und Links zu wichtigen Fuhrparkthemen. Die Sammlung wird regelmäßig aktualisiert und steht den Mitgliedern online zur Verfügung.

Die Halterhaftung muss geklärt sein

Auch Regio-Treffs des Fuhrparkverbands helfen. "Die finden alle drei Monate statt und sind Gold wert für Neue im Fuhrpark", so Prinzing. Dort können Kontakte geknüpft und bei Fragen erfahrene Kollegen angerufen werden. Eine Mitgliedschaft im Verband ist für die Teilnahme an Regio-Treffs nicht notwendig. Termine und Orte für die Veranstaltungen stehen auf der Verbands-Homepage.

Als Zeitaufwand für die Einarbeitung schätzt Prinzing, dass man "dafür etwa sechs Monate einrechnen muss, um einigermaßen sattelfest zu sein". Er rät dazu, eine Stellenbeschreibung zu verlangen. In ihr sollten Aufgabe, Vertretung und Weisungsbefugnis geregelt sein. Besonders wichtig sei es überdies, die Haftungsfrage zu klären. Grundsätzlich haftet der Geschäftsführer für Schäden, die durch Nutzung des Fahrzeugs entstehen. Das juristische Fachwort dafür ist ­Halterhaftung.

Ein Geschäftsführer kann seine Verantwortung aber delegieren, sinnvollerweise an den Fuhrparkleiter, der dann haftet, sofern er seine Pflichten nicht erfüllt hat. Er ist fortan dafür verantwortlich, wenn beispielsweise ein Fahrer verletzt wird, weil nicht gesicherte Ladung durchs Auto geflogen ist. "Zu den Aufgaben des Fuhrparkmanagers gehört es nämlich auch, dafür zu sorgen, dass Zurrgurte im Auto vorhanden sind und der Fahrer eine Einweisung in die Transportsicherung erhalten hat", sagt Prinzing. Die Halterhaftung muss deshalb geklärt sein, damit der Fuhrparkleiter weiß, für was er zuständig und verantwortlich ist. "Die Chefs wissen oft selbst nicht, für was sie haften und was sie ihren Mitarbeitern im Fuhrpark an Verantwortung aufbürden." Deshalb rät Prinzing allen ungeschulten Fuhrparkmanagern, an Kursen teilzunehmen, in denen sie ihre Arbeit richtig lernen.

So wie Jürgen Reinhart. Wie Keck ist auch er Fuhrparkleiter im Neben­beruf. Reinhart eignete sich sein Wissen in unterschiedlichen Schulungen an, wie im Seminar "Grundlagen des Fuhr­park­manage­ments" beim Fuhrparkverband. In einer internen Fortbildung lernte er die Bedeutung des geldwerten Vorteils und der 1-Prozent-Regelung. Das konnte er gleich seinen Kollegen erklären. "Durch die Seminare und aufgrund meiner praktischen Erfahrungen fühle ich mich im Fuhrparkmanagement sicher."

Im Hauptberuf ist Reinhart Fahrer von drei Vorständen bei der Münchner Hypo­the­kenbank. Beide Jobs macht er seit sieben Jahren. Rund 100 Autos hat er im Fuhrpark. "Diese Anzahl Autos kann man neben einer anderen Aufgabe nur dann ordentlich betreuen, wenn man externe Hilfe hat", so Reinhart. Deshalb arbeitet er mit Dienstleistern zusammen. Ausbildung und Know-how schön und gut – einer der wichtigsten Punkte für Quereinsteiger ist es aber, zu wissen, wann der Fuhrpark-Job für eine Person alleine zu viel Zeit in Anspruch nimmt.