Fuhrparklogistik und Dokumentenmanagement Welcher Dienstleister bietet was?

Was nicht zum Kerngeschäft zählt, wird ausgelagert. Vor allem wenn es sich um Bereiche handelt, die so umfangreich und sensibel sind wie die Fahrzeugein- und -aussteuerung, einschließlich des dazugehörigen Dokumentenmanagements sowie der Fahrerbetreuung. Unterlaufen hier Fehler, kostet das in der Regel viel Geld und Zeit. Es gibt unzählige Schnittstellen und Faktoren, bei denen trotz übergreifender Digitalisierung Sand in das Getriebe kommen kann. Manchmal genügt es, wenn aufgrund zahlreicher Verkehrsstörungen ein Fahrzeug nicht pünktlich seinen Zielort erreicht.

Anspruch an Zeit und Flexibilität steigt

Dennoch steigen die Ansprüche an Tempo und Flexibilität. Konnte sich ein Logistikdienstleister vor wenigen Jahren noch bis zu zehn Tage mit Zulassung und Übergabe Zeit lassen, sind heute drei Tage Standard. Eine Herausforderung sind vor allem die kombinierten Prozesse, etwa wenn der Dienstleister neben der Auslieferung gleich die Winterreifen zum Reifenhändler zur Einlagerung bringen, das Fahrzeug waschen und mit dem Firmenlogo bekleben soll. Dazu bieten etliche Dienstleister die professionelle Einweisung des Dienstwagenfahrers in sein neues Auto bei der Übergabe an.

Die meisten Anbieter und deren Logistikpartner arbeiten mittlerweile ausschließlich mit elektronischen Endgeräten wie Tablets, um die Daten in Echtzeit in der hinterlegten elektronischen Fahrzeugakte zu bündeln. Mit der Digitalisierung können alle Prozesse nicht nur permanent überwacht und zeitnah gesteuert werden, sie bieten darüber hinaus eine revisionssichere Dokumentation. Tipp: Achten Sie darauf, dass alle Prozessbeteiligten vom Händler über Zulassungs- und Überführungsdienst bis hin zum Gutachter und Remarketing über eine webbasierte Software eingebunden sind. Das minimiert die Fehlerquellen, da sämtliche Daten auf derselben Plattform zusammengeführt werden.

Fahrzeugrücknahme im Fokus

Reibungslose Prozesse und eine transparente Kommunikation sind die wichtigsten Faktoren in diesem Geschäft – insbesondere bei der Fahrzeugrückgabe. Die verläuft nur dann erfolgreich, wenn das Fahrzeug ohne Zeitverlust zurückgeholt und abgemeldet wird. Das spart dem Kunden Kosten, wie Versicherung und Leasingrate. Wichtig: Der Mitarbeiter muss den Zustand des Fahrzeugs detailliert dokumentieren. Dazu gehört eine vollständige Fotodokumentation, eine exakte Beschreibung des Fahrzeugzustands sowie aller Schäden differenziert in laufleistungsanaloge Gebrauchsspuren und wertmindernde Schäden.

Oft bieten Logistikdienstleister zusätzlich die Module Fahrzeugaufbereitung und Smart Repair an, um den ausrangierten Dienstwagen fit für den Gebrauchtwagenmarkt zu machen. Mittlerweile unterstützen die Logistiker ihre Kunden beim operativen Remarketing. Vorteil: Alle Daten und Fotos der bereits bestehenden Fahrzeugdokumentation fließen in den Vermarktungsprozess ein. Das spart Zeit und Geld