Fuhrparkverwaltung Die zehn häufigsten Fehler

1. Terminkontrolle

Ein Fuhrpark bringt einige Termine mit sich: Hauptuntersuchungen, Inspektionen, Reifenwechsel, UVV-Prüfungen oder auslaufende Leasingverträge. Dazu kommt noch die bisweilen aufwendige Führerscheinkontrolle. Tipp: Legen Sie sich im Rahmen eines Reportings oder Softwaretools eine funktionierende Terminverwaltung zu – sonst kann es schnell teuer werden. Schließlich stehen Sie in der Halterpflicht.

2. Kostentransparenz

Fehlende Kostentransparenz und mangelnde Rechnungsprüfung gehören zu den größten Problemen. Um den Überblick zu behalten, müssen Fuhrparkchefs wissen, wo und in welcher Höhe Kosten anfallen und wie diese sich zusammensetzen. Besser: Jeder Beleg, jede Rechnung muss erfasst und geprüft werden.  Ohne genaue Kostenaufstellung lassen sich Einsparpotenziale kaum nutzen.

3. Laufleistungskontrolle

Ohne Laufleistungskontrolle geht´s nicht. Schließlich schlägt sich jeder gefahrene Kilometer im Budget nieder. Hohe Laufleistungen führen zum Beispiel bei Leasingfahrzeugen zu teuren Nachzahlungen. Um nicht aus allen Wolken zu fallen, lohnen sich regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche. Allerdings müssen hier die Fahrer mitarbeiten und beim Tanken gewissenhaft den Kilometerstand angeben – ohne korrekte Kilometerstände sind keine aussagekräftigen Analysen möglich. Prüfen Sie also die Angaben Ihrer Mitarbeiter in Stichproben.

4. Verwaltung mit Excel-Tabellen

Es ist kaum zu schaffen, einen Fuhrpark mit Excel-Tabellen effizient zu managen. Eine einfache Fahrzeugliste ist keine Fuhrparkverwaltung. Fahrerwechsel, Rechnungseingänge oder Kraftstoffverbräuche sorgen für ständige Bewegung. Diese sind mit Excel nicht effizient darstellbar. Je größer die Flotte, umso unübersichtlicher werden die Excel-Tabellen. Tipp: Investieren Sie in eine spezielle Fuhrparksoftware. Sie übernimmt die Aufsicht über Stammdaten, Rechnungen, Termine und alle weiteren Daten.

5. Datentransparenz

Sie müssen sich auf die Fuhrparkdaten verlassen können. Wenn Sie das Reporting zum Beispiel vom Leasinggeber beziehen, sind Sie auf dessen Daten angewiesen. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass die Qualität der Reports nicht immer stimmt. Teilweise werden Kosten wie Service-Gebühren unterschlagen oder die Anbieter kassieren sogenannte Kick-backs. Absolute Transparenz gibt es nur, wenn der Fuhrpark intern gemanagt wird. Wer sich für externe Unterstützung entscheidet, sollte auf den nötigen Durchblick achten und sich regelmäßig von der Qualität der Daten überzeugen.

Sie müssen sich auf die Fuhrparkdaten verlassen können. Wenn Sie das Reporting zum Beispiel vom Leasinggeber beziehen, sind Sie auf dessen Daten angewiesen. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass die Qualität der Reports nicht immer stimmt. Teilweise werden Kosten wie Service-Gebühren unterschlagen oder die Anbieter kassieren sogenannte Kick-backs. Absolute Transparenz gibt es nur, wenn der Fuhrpark intern gemanagt wird. Wer sich für externe Unterstützung entscheidet, sollte auf den nötigen Durchblick achten und sich regelmäßig von der Qualität der Daten überzeugen.

6. Abhängigkeit

Flottenbetreiber, die ihre Fuhrparkverwaltung zu sehr auslagern, können ohne ihr Wissen überrollt und manipuliert werden. Schließlich gehört der Fuhrpark vielfach zu den größten Kostenblöcken. Aus diesem Grund sollten sich Flottenchefs gut überlegen, welche Aufgaben sie in welchem Ausmaß an externe Dienstleister vergeben. Mit jeder Auslagerung geht meist auch das bisherige Know-how verloren.

7. Reporting

Der Fuhrpark gehört stetig überwacht. Nicht nur einmal im Jahr. Nur so lässt sich rechtzeitig erkennen, wenn Kosten aus dem Ruder laufen. Warum wurde Fahrzeug xy mit dem teuren Ultimate-Diesel betankt? Oder für ein anderes Auto eine Reparaturrechnung gestellt, obwohl noch Gewährleistung besteht? Fragen, die sich ohne geeignete Reportingfunktionen nicht beantworten lassen. Daher sollten Fuhrparkleiter ausreichend Zeit investieren, bevor sie sich für ein bestimmtes Reportingtool entscheiden.

8. Rechtssicherheit

Mit einem Bein im Knast? Das ist vielleicht etwas übertrieben, doch ohne rechtliche Absicherung laufen Flottenchefs – aufgrund der Halterhaftung – permanent Gefahr, für das Fehlverhalten von Kollegen den Kopf hinhalten zu müssen. Damit es erst gar nicht so weit kommt, müssen Sie als Flottenchef sicherstellen, dass ihr Unternehmen allen Bestimmungen der Halterhaftung, des Arbeitsschutzes, der Berufsgenossenschaft, dem Steuergesetz und dem Strafgesetzbuch gerecht wird.

9. Weiterbildung

Fuhrparkleiter beginnen ihre Karriere häufig als Quereinsteiger. Das liegt unter anderem daran, dass Fuhrparkleiter kein Ausbildungsberuf ist. Umso wichtiger sind qualifizierte Weiterbildungsmaßnahmen. Wer sich nicht mit Finanzierung, Controlling oder Halterhaftung auskennt, macht unter Umständen teure Fehler. Tipp: www.dekra-akademie.de/flottenmanager.

10. Dienstwagenordnung

Nur rund ein Fünftel der kleineren Firmen (bis 25 Fahrzeuge) verfügt über eine Dienstwagenordnung. Dabei vergeben die Flottenbetreiber großes Potenzial, wenn es darum geht, die Flotte effektiv zu steuern und die Kosten niedrig zu halten. Sie schafft die Grundlage für eine unternehmerische Flottenstruktur.  Sie bestimmt, wer welchen Dienstwagen fährt, regelt Modelle, Farben und Ausstattungsvarianten. Darüber hinaus legt die Dienstwagenordnung fest, welche Service­bestandteile infrage kommen, welchen finanziellen Spielraum das Budget hergibt, ob Privatfahrten erlaubt sind und welche Kosten der Fahrer tragen muss.