Gastbeitrag BVF: Leitfaden Corona Das ist im Fuhrparkmanagement jetzt wichtig

Axel Schäfer, Geschäftsführer des Bundesverband Fuhrparkmanagement, macht angesichts der aktuellen Lage einen wichtigen Beitrag aus dem Fuhrparkcockpit öffentlich. Normalerweise stehen die Fachbeiträge dort nur Verbandsmitgliedern zur Verfügung, wir bei firmenauto geben Ihnen durch den Gastbeitrag einen Leitfaden zur aktuellen Situation mit.

In der aktuellen Situation ist es wichtiger denn je, dass das Fuhrparkmanagement handlungsfähig ist, die Einsatzbereitschaft der Fahrzeuge muss gewährleistet bleiben. Genauso wichtig ist es, Planungen kurzfristig an Veränderungen anzupassen. Außerdem müssen den Fahrzeugnutzerinnen und -nutzer die zu befolgenden geänderten Richtlinien kommuniziert werden. Dies betrifft sowohl Verhaltensregeln als auch den Umgang mit Fahrzeugen. Das lässt sich nur bedingt standardisiert handhaben, Anforderungen und Einsatzzweck jeder Firmenwagenflotte ist individuell verschieden. Höchste Priorität sollte dabei die Sicherheit aller Personen sein, die mit den Fahrzeugen zu tun haben.

Wer Leasing nutzt sollte mit seinen Leasinganbietern in engem Kontakt zu stehen. Eine einmalige Gelegenheit zu erfahren, ob und in welchem Umfang Leasinganbieter bei operativen Aufgaben helfen und unterstützen können. Der Leasingverband arbeitet an einem Stundungsmodell für fällige Raten, braucht aber noch Zusagen aus dem Bundeswirtschaftsministerium. Der Vertrieb und die Logistik eines Unternehmens müssen weiter funktionieren. Es ist genau zu prüfen, ob das Netzwerk aus Werkstätten und erforderliche Hilfsmittel für die Flotte passend zum jeweiligen Einsatzgebiet verfügbar sind.

Auch für das Schadenmanagement gibt es weitere wichtige Aspekte, die es zu beachten gilt. Die Juristen des Bundesverbands Fuhrpark Roman Kasten und Inka Pichler-Gieser haben eine kurze Übersicht erstellt, die ebenfalls beachtet werden sollte (siehe unten).

Nachfolgend eine Übersicht zu einzelnen Themenbereichen des Fuhrparkmanagements:

Fahrzeugtausch und -rückgabe

Was passiert konkret, wenn in der aktuellen Zeit Fahrzeuge getauscht oder zurückgegeben werden müssen, zum Beispiel weil Leasingverträge enden?

Aufgrund der aktuellen Ausnahmesituation ohne Vorerfahrungen in ähnlichen Lagen sollten keine übereilten Entscheidungen getroffen werden. Sie könnten mittel- und langfristig mehr Probleme schaffen als lösen. Am ehesten geeignet erscheint es, einen sechsmonatigen Verlängerungsplan zu prüfen und sich mit Leasinggebern (gegebenenfalls Vermietern) in Verbindung zu setzen.

Im Dialog mit Leasinggebern sollte herausgefunden werden, welche Lösungen sich ergeben können. Es wäre jetzt der richtige Zeitpunkt aktualisierte Reports über den Status einzelner Fahrzeuge (Kilometer Stände, Ablauftermine) anzufordern oder, falls im eigenen System möglich, selbst zu erstellen und zu analysieren. So können Sie Anpassungen von Verträgen in Bezug auf Dauer und Laufleistung frühzeitig anschieben. Ebenso ist zu berücksichtigen, dass Fahrzeuge derzeit gegebenenfalls gar nicht im Einsatz sind. Auch dies hat Einfluss auf die gesamte Kostensituation.

Hieraus abzuleiten ist eine aktualisierte Planung und gegebenenfalls ein Arbeitsplan für die kommende Zeit. Dieser Arbeitsplan sollte folgende Punkte umfassen:

• Analyse der verschiedenen Alternativen (Fahrzeugeinsatz/-beschaffung)
• Zeitpunkte einer weiteren Überprüfung der Bestände
• Festlegen von Kennzahlen als Warnsignal, um in das Geschehen einzugreifen

Die genaue Erfassung aktueller Szenarien, denkbarer Handlungsoptionen und Alternativen sind wichtig, um eine Beendigung oder Verlängerung von Verträgen zu prüfen. Die Neuberechnung von voraussichtlichen Kilometerzahlen ist erforderlich und die Kosten sind im Blick zu behalten. Die Aus- und Überarbeitung von Prozessen kann basierend auf den aktuellen Szenarien leichter erfolgen.

Auswirkung durch geänderte Produktionsbedingungen bei den Fahrzeugherstellern

Die große Mehrheit der Hersteller hat die Fahrzeugmontage in Europa eingestellt. Es ist deshalb wichtig, sich über Neuigkeiten im Bereich der Fahrzeugproduktion zu informieren und auch mit den jeweiligen Autohäusern in Kontakt zu stehen. Nur so können Sie wissen, ob Ersatz für in den nächsten Monaten zu tauschende Fahrzeuge zu erwarten ist. Gegebenenfalls sollten Sie Zeitverschiebungen in den Planungen berücksichtigen oder Alternativen prüfen. Eine genaue Prognose ist sicher im Moment kaum möglich. Stellen Sie sich auf kurzfristige Korrekturen ein. Lieferschwierigkeiten sind zu erwarten. Möglicherweise sind andere als die ursprünglich gewünschten Modellvarianten eher verfügbar. Dann wäre eine Anpassung der Bestellung sinnvoll, um Lieferverzögerungen durch einzelne Sonderausstattungen zu umgehen.

Wartung und Instandhaltung der Fahrzeug-Flotte

Werkstätten, sowohl herstellergebundene als auch freie, bieten im Moment teilweise ein eingeschränktes Spektrum an Serviceleistungen. Prüfen Sie, ob durch diese Situation Teile des Fuhrparks temporär nicht zum Einsatz kommen können. Es kann auch sinnvoll sein, dauerhaft einem Nutzer überlassene Fahrzeuge zumindest temporär (z.B. bei tageweiser Anwesenheit im Unternehmen) auch anderweitig einzusetzen, also aus einem direkt zugeordneten Fahrzeug ein temporäres Pool bzw. Sharing-Fahrzeug zu machen.

Erstellen Sie eine Übersicht der verfügbaren Werkstätten klären Sie, ob und in welchem Umfang die Handlungsfähigkeit der Werkstätten gegeben ist. Nur so können Sie anstehende Wartungsaufgaben und den Fahrzeugeinsatz richtig planen. Unter Umständen ist mit den Versicherern über die Aufhebung einer Werkstattbindung zu verhandeln.

Einhaltung von Terminen der Hauptuntersuchung

Unter Umständen sind aktuell auch Termine zur Hauptuntersuchung von Fahrzeugen fällig. Der Fuhrparkverband setzt sich dafür ein, dass hier entsprechend kulante Regelungen durch den Gesetzgeber auf den Weg gebracht werden, die eine angemessene Fristverschiebung ermöglicht. Es bleibt zu hoffen, dass die Behörden im Falle eines Überschreitens von Fristen kulant handeln. Entsprechende Fahrzeuge sollten identifiziert werden. Viele Prüforganisationen bieten nach wie vor Hauptuntersuchungen an, jedoch mit strengen Regeln zur Minimierung des zwischenmenschlichen Kontakts.

Auswirkungen beim Schadenmanagement

Unsere Verbandsjuristen Inka Pichler-Gieser und Roman Kasten haben für den Bereich des Schadenmanagement auf folgende Aspekte hingewiesen:

Mietwagen

Bezogen auf Mietwagen und Nutzugsausfall während eines Schadens ist zu erwarten, dass Verzögerungen durch folgende Faktoren eintreten

• Mitarbeiter der Autohäuser in Quarantäne
• Mitarbeiter der Autohäuser wegen Kinderbetreuung zu Hause
• Verlängerte Dauer bei der Ersatzteilbeschaffung
• Verzögerte Gutachtenerstellung aus denselben Gründen

Hinsichtlich der Mietwagenpreise sollte bedacht werden, dass der Markt hier gerade durcheinandergewirbelt ist. Mietwagen sind verfügbar. Vermieter bieten aktuell stark reduzierte Preise an. Im Falle eines Mietwagenbedarfs im Zusammenhang mit dem Schadenmanagement sollten Geschädigte sich hier über das aktuelle Preisgefüge informieren – andernfalls läuft man Gefahr, dass die Versicherung bei längerer Anmietzeit nur teilweise reguliert.

Ersatzbeschaffung bei Totalschaden

Der Verkauf und Kauf von Fahrzeugen verzögert sich erheblich, da Autohäuser Kurzarbeit für ihre Verkäufer angeordnet haben oder diese aktuell nicht verfügbar sind.

Zulassungsstellen haben teilweise geschlossen, so dass eine Neuanmeldung schwierig ist.

Ausfallprognose durch den Gutachter

Dies dürfte derzeit einer der elementaren Punkte für das Schadenmanagement sein. Die Gutachter sind gehalten sich mit den Geschädigten über verfügbare Werkstätten oder den Verkauf des beschädigten Dienstwagens zu verständigen. Sodann sollte der Gutachter dringend bei diesen Betrieben eine Prognose über die Dauer der Reparatur einholen. Die standardmäßigen Dauern aus den Kalkulationsprogrammen sind derzeit unbrauchbar.

Dienstwagensteuer und Nutzungsüberlassung

Bzgl. der Frage der Dienstwagensteuer treten Unklarheiten auf. Was ist beispielsweise wenn Mitarbeiter bis auf weiteres oder in den nächsten Wochen nur noch im Homeoffice sind? Ist dann die Besteuerung der Wegstrecke zwischen Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte unverändert anzusetzen?

Laut einer ersten Auskunft des Verbandsteuerberaters des Bundesverband Fuhrparkmanagement ist die Tatsache, dass nun temporär ein Homeoffice-Einsatz stattfindet kein Grund, die Besteuerungsgrundlagen zu verändern. Sollte natürlich im Arbeitsvertrag eine andere erste Tätigkeitsstätte vereinbart sein, hätte dies ggf. auch Auswirkungen auf die Handhabung der Dienstwagensteuer.

Auch die Frage des generellen Anspruchs auf einen Dienstwagen bei Kurzarbeit ist nicht abschließend geklärt. Steuerlich ist laut unserem Steuerberater eine weitere Abrechnung des geldwerten Vorteils über die Gehaltsabrechnung auch bei „Kurzarbeit 0“ vorzunehmen und möglich. Ob der Anspruch auf einen Dienstwagen bei Kurzarbeit noch gegeben ist oder dieser Anspruch entfällt und Dienstwagen zurückverlangt werden können ist ein Aspekt, den wir derzeit mit den Verbandsjuristen versuchen zu klären. Hierzu und zu anderen Themen wird der Fuhrparkverband seine Mitglieder und firmenauto seine Leser alsbald möglich informieren.