Weniger Kosten, mehr Transparenz und sichere Daten für Flottenbetreiber – das verspricht GE Capital Fleet Services für Unternehmen, die auf das neue digitalisierte Rechnungswesen E-Billing setzen.
Mit dem E-Billing-Verfahren von GE Capital können Rechnungen digital in das Rechnungsbearbeitungssystem des Kunden importiert und dort elektronisch weiterverarbeitet werden. Das Programm kann nach eigenen Angaben mit nahezu allen verfügbaren elektronischen Rechnungssystemen kommunizieren. Dadurch würde die manuelle Erfassung von Rechnungen oder der Import von Dateien, die weiterhin Papierdokumente erfordern, der Vergangenheit angehören. Laut GE stellt das Unternehmen künftig alle Rechnungen für die bei GE geleasten Fahrzeuge elektronisch bereit.
Aufwand für Buchhaltung wird fast halbiert
"Unser neues digitales Angebot verschlankt die Flottenbuchhaltung maßgeblich. Die Bearbeitungskosten für Eingangsrechnungen können damit nahezu halbiert werden", betont Ludger Reffgen, Mitglied der Geschäftsführung von GE Capital Fleet Services. Es gibt jedoch noch zahlreiche weitere Vorteile: "Viele große Unternehmen haben in den letzten Jahren in E-Invoicing-Systeme investiert, um die Erfassungs- und Bearbeitungskosten bei Eingangsrechnungen zu reduzieren. Unser E-Billing, also die elektronische Rechnungsstellung, ist das passende Gegenstück."
Digitale Rechnungsverarbeitung ist steuerrechtlich anerkannt
Alle digitalen Fuhrparkrechnungen kommen vorkontiert beim Leasingnehmer an und können vollständig in Genehmigungs-, Buchungs- und Zahlungsworkflows einfließen. "E-Billing eignet sich für alle Unternehmen, die auch im Bereich des Fuhrparks ihre Rechnungsabwicklungsprozesse beschleunigen oder die Rechnungsprüfung automatisieren wollen", erklärt Reffgen. Die digitale Rechnungsverarbeitung ist steuerrechtlich anerkannt. Der Datenaustausch erfolgt bei modernsten Sicherheitsstandards. Er umfasst den digitalen Rechnungsempfang mit elektronischer Signatur, das dazugehörige Prüfprotokoll und den Index-Datensatz. Darüber hinaus haben die Kunden jederzeit Zugriff auf elektronisch archivierten Rechnungen.