Flottenmanager von Vaillant und Eon im Interview "Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser"

Selçuk Gündoğdu und Antal Pálmai tragen die Verantwortung für Tausende der modernsten Fahrzeuge, die es derzeit auf dem Markt gibt. Gündoğdu betreut die auf 19 Länder verteilte Flotte der Vaillant Gruppe mit 1.650 Pkw und 2.290 Transportern. Pálmai unterstehen 15.000 Fahrzeuge von Eon, davon rund die Hälfte Transporter. Beide sind seit Langem im Fuhrpark­management tätig und haben in ihrem Job schon manchen Meilenstein gesetzt.

Meine Herren, wie ist Ihre internationale Flottenstrategie primär ausgerichtet?

Antal Pálmai: Wir wollen das Flottenmanagement in alle Länder auf den gleichen Standard bringen, auch in denen, die heute noch nicht so weit sind. Aber bevor wir in Details wie Eigenschaften und Vorlieben der Fahrer einsteigen, müssen wir an die Basics ran. Wir arbeiten mit vielen Leasinggesellschaften zusammen, und wir sind vollkommen unabhängig von Automobilherstellern. Aber wir wissen natürlich auch, dass es keinen Sinn ergibt, Dienstleister und Zulieferer gegenseitig auszuspielen und sie auszuquetschen wie Zitronen. Wir müssen weiter denken. So, wie wir unser Flottenmanagement in den weit entwickelten Ländern aufgestellt haben, wollen wir es in die anderen Märkte übertragen.

Selçuk Gündoğdu: Wir versuchen auch, eine Balance herzustellen. Eine Balance zwischen Fahrer-Zufriedenheit, Mobilität und Kostenersparnis, stets entsprechend unseren Unternehmenszielen. Wenn Sie immer nur auf die Kosten schauen, werden die Fahrer unzufrieden, das kostet das Unternehmen letztendlich Geld. Natürlich betrachten wir auch alle die Leasing­gesell­schaf­ten betreffenden Kostenblöcke wie Leasing- und Wartungsraten oder Servicegebühren. Wenn Sie alles offen und transparent darlegen, können Sie sich in der nächsten Stufe um die Dinge wie Konnektivität oder Telematik kümmern und so auch die Personalkosten senken.

Welche Hürden mussten Sie nehmen, um eine internationale Flottenstrategie einzuführen, und wie haben Sie es schlussendlich geschafft?

Gündoğdu: Die größte Schwierigkeit ist, die regionalen Aktionäre und Geschäftsführer für dein Konzept zu gewinnen. Man muss immer wieder mit ihnen verhandeln und sie überzeugen. Natürlich könnte man sie als zentral eingerichteter Fahrzeugeinkauf einfach unter Druck setzen oder gar übergehen. Aber ich glaube est daran besser zu fahren, wenn ich sie mit Argumenten für die Sache gewinne. Sie sehen die Angelegenheit aus ihrer regionalen Perspektive, während ich den Helikopterblick habe.

Pálmai: Ganz klar: Die Unterstützung der regionalen Aktionäre ist absolut notwendig. Das hängt natürlich immer vom Land ab. In manchen Regionen geht es mehr um harte Fakten, in anderen um Emotionen. In manchen Ländern spielt die Personalabteilung eine größere Rolle, in anderen die Arbeitnehmervertretung. Es ist wichtig, alle mit ins Boot zu bekommen und ihnen allen jederzeit deine Argumente und Kalkulationen vorlegen zu können.

Sie haben im Flottenmanagement sehr viel erreicht. Worauf sind Sie besonders stolz?

Pálmai: 2007 übernahm ich einen Kauffuhrpark. Ohne Flottenmanagement, ohne Transparenz, da gab es nichts. Als ich das Unternehmen 2012 verließ, hatten wir den gesamten Fuhrpark neu organisiert, samt Dienstwagenregelung und Fahreranreizen. Wir hatten von Kauf auf Leasing umgestellt und wir hatten ein umfangreiches Flottenmanagement eingerichtet.

Gündoğdu: Ich bin richtig stolz auf ein Projekt namens LCE. Damit versuchten wir, den Fuhrpark von acht auf nur noch drei Marken zu reduzieren. Außerdem ging es darum, in Sachen Fahrzeugbestellung und -rückgabe europaweit mehr Kostentransparenz zu schaffen. Heute arbeiten wir mit drei Autoherstellern, was uns erhebliche Kosten spart.

Müssten Sie Ihr Flottenmanagement komplett neu aufstellen, wenn sich die strategischen Ziele Ihres Unternehmens ändern? Oder könnten Sie einfach Ihre Firmenwagen-Regelung anpassen?

Gündoğdu: Es gäbe keinen Grund, alles neu aufzurollen. Sicher hätte ein solcher Wechsel Auswirkungen auf die Balance, die wir zu halten versuchen. Aber die Aufgabe bleibt die gleiche: alle Komponenten und Elemente auszubalancieren und Kompromisse zu finden.

Pálmai: Manche Elemente des Flottenmanagements ändern sich nicht, egal wie sich das Unternehmen strategisch aufstellt. Fahreranalyse und Schadenmanagement etwa. Es macht auch keinen Unterschied, ob man nun kleine oder große Pkw einsetzt oder Elektroautos. Wenn du deine Hausaufgaben gemacht hast und deine Position im Markt kennst, kannst du jede neue Strategie übernehmen.

Lassen Sie uns über TCO reden. Welche sind Ihrer Meinung nach die größten Einflussfaktoren?

Gündoğdu: Als Erstes musst du deine Schlüsselkennzahlen definieren: Leasing-rate, Wartungs- und Reifenkosten, Verbrauch. Am Ende des Tages summiert sich alles zu den TCO. Rund die Hälfte davon machen Wertverlust und Zinsen aus. Da gibt es in Europa kaum Unterschiede. 25 bis 30 Prozent der Kosten gehen an den Kraftstoff. Auf diese beiden großen Kostenblöcke müssen Sie sich konzentrieren. Und unterschätzen Sie niemals die Ausfallzeit der Fahrzeuge. In weißen Flotten ist das ein entscheidender Kostenfaktor.

Pálmai: Mein Ansatz mag ein wenig außergewöhnlich sein, aber wir arbeiten in den einzelnen Ländern mit unterschiedlichen Leasinggesellschaften. Deshalb nehme ich nicht jeden Vertrag bis ins kleinste Detail unter die Lupe. Am Ende des Tages zählt nur, was in der Summe unten rechts steht. Denn du wirst es nie schaffen, das Optimum aus jedem Einzelvertrag herauszubekommen und alle Kostenblöcke zu einem optimalen TCO-Paket zu schnüren. Deshalb verabschieden wir uns auch von Dingen wie einer umfassenden Restwertbetrachtung, die wir alle drei Monate neu aushandeln.

Haben Firmenwagen aus Ihrer Sicht eine Zukunft?

Gündoğdu: Ich glaube schon, dass wir auch in 50 Jahren noch Firmenwagen fahren werden. Es geht vielmehr darum, wie sie angetrieben werden und welchen Stellenwert sie haben. Es kann schon sein, dass für die Generation Y und die noch Jüngeren das Smartphone oder andere elektronischen Geräte einfach wichtiger sind. Und für Bewohner der Städte könnten umfassende Mobilitätstickets besser sein. Aber in den nächsten zwei oder drei Jahren wird sich nichts groß ändern.

Pálmai: Ich denke, Servicefahrzeuge sehen wir auch in ein paar Jahrzehnten noch auf der Straße. Motivationsfahrzeuge dagegen werden wohl langsam verschwinden. Klar gibt es Menschen, die denken: ‚Die Firma kümmert sich um alles rund um das Auto, warum also sollte ich wechseln?‘ Andererseits bin fest davon überzeugt, dass die Unternehmen den Angestellten Mobilitätsbudgets anbieten werden. Die können sie dann für ein Auto, aber auch für andere Mobilitätsformen einsetzen. Die jüngeren Generationen könnten das besser finden.

Könnte privates Leasing ein alternatives Modell für die Fahrer sein?

Gündoğdu: Firmenwagen sind ein Aushängeschild eines Unternehmens. Das sollte man nicht gefährden. Unsere Repräsentanten fahren keine Porsche und auch keine riesigen SUV, was sie mit privat geleasten Fahrzeugen könnten. Außerdem können wir bei echten Firmenwagen gewährleisten, dass sie ein Minimum an Sicherheitsausstattung an Bord haben.

Pálmai: In Deutschland haben wir schon eine beträchtliche privat geleaste Flotte in Betrieb. Was die Zukunft des Fuhrparkmanagers angeht: Das Gesamtsystem muss auch in Zukunft gemanagt werden. Bei privaten Leasingverträgen kann ich den einzelnen Herstellern keine Abnahmequote garantieren. Ich kann nur vorverhandeln. Flottenmanager laufen Gefahr, sich zu komplexen Servicemanagern zu wandeln.

In welchen Bereichen würden Sie sich mehr Unterstützung wünschen?

Pálmai: Es gibt schon jetzt sehr gute Hilfsmittel. Ich glaube aber nicht, dass Leasinggesellschaften in den einzelnen Ländern genügend Daten zu jedem Fahrzeugmodell haben. Wir fahren eine wirklich große Flotte von komplett auf uns zugeschnittenen Transportern. Ich bin mir sicher, dass Leasinggesellschaften nicht in der Lage sind, uns hier richtig zu beraten oder die Fahrzeugeinrichtungen zu managen.

Gündoğdu: Ich hätte gerne einen gesamten Überblick über alle Kosten. Nicht nur über die Kosten, die uns die Lea­sing­gesell­schaft nennt, sondern beispielsweise auch über die Garantiekosten. Und natürlich auch über alle im Laufe des gesamten Lebenszyklus eines Autos anfallenden Gesamtkosten. Ich würde gerne wissen, wie viel wir am Ende für jeden einzelnen Wagen unterm Strich aufgewendet haben.

Autos entwickeln sich immer mehr zu rollenden Büros. Sehen Sie darin eine Chance oder eher eine Gefahr?

Pálmai: Alles, was den Fahrer ablenkt, ist gefährlich. Smartphones beispielsweise. Ich will nicht, dass die Fahrer dauernd auf ihre Bildschirme und Bordsysteme starren, wenn sie im Stau stehen. Hinterm Steuer soll sich der Fahrer ausschließlich ums Fahren kümmern.

Gündoğdu: An Konnektivität ist nichts auszusetzen, solange die Systeme auch die Umgebung wie Ampeln oder Staus mit berücksichtigen. Wenig zielführend finde ich es, wenn sich Hersteller an bestimmte Marken binden und ihre Systeme nicht für alle verfügbar machen. Manche der Tools sind sinnvoll, zumindest wenn sie den Fahrer unterstützen. Im Moment aber überwiegen die negativen Einflüsse.

Zur Person - Selçuk Gündoğdu

Als sogenannter Group Commodity Buyer, Fleet and Logistics ist Selçuk Gündoğdu für alle Bereiche des Fuhrparks der Vaillant Gruppe verantwortlich. Die 1.650 Pkw und 2.290 Transporter der auf Heizung und Belüftung spezialisierten Vaillant Gruppe sind in 19 Ländern unterwegs, auch außerhalb von Europa. Die Fahrzeuge werden überwiegend im operativen Leasing betrieben. Vaillant hat zudem eine internationale Dienstwagenregelung eingeführt, um so die Anschaffungsprozesse besser bündeln zu können. Gündoğdu ist seit 2008 im Flottenmanagement tätig.

Zur Person - Antal Pálmai

Antal Pálmai arbeitet seit 2007 im Flottenmanagement. Bei Eon lautet sein Titel Head of Global Category Management HR, Travel and Fleet. Somit laufen bei ihm alle Fäden in Sachen Fuhrpark, Dienstwagenregelung und Mobilität zusammen. Die Flotte des Energieunternehmens setzt sich aus gut 15.000 Fahrzeugen zusammen, die auf zwölf Länder verteilt sind. Etwa die Hälfte davon sind speziell zusammengestellte beziehungsweise eingerichtete Transporter. 90 Prozent der Fahrzeuge werden im Full-Service geleast, zehn Prozent gekauft. Eine internationale Dienstwagenregelung gibt es bei Eon nicht.