Lange Lieferzeiten

Kostenfalle Mietwagen

Foto: Andreas Lindlahr

Bei langen Lieferzeiten halten Autohersteller und Leasinggesellschaften Kunden oft mit Mietwagen mobil. Doch dabei kann die Dienstwagensteuer zur Kostenfalle werden.

Bis zu einem Jahr, teils sogar noch länger, müssen Unternehmen derzeit auf die bestellten Firmenwagen warten. Das ist für alle ein untragbarer Zustand: Für die Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mobil halten müssen, für die Fahrer und natürlich auch für die Hersteller. Denen drohen unzufriedene Kunden, zur Konkurrenz zu wechseln.

Deshalb halten viele Autohersteller ihre Kunden bei der Stange, indem sie ihnen in der Übergangszeit aus ihren Flotten Mietwagen zu günstigen Konditionen überlassen. Manche Flottenbetreiber mieten stattdessen Ersatzfahrzeuge bei Europcar oder besorgen sie sich bei ihrer Leasinggesellschaft (Langzeitmiete).

Natürlich müssen die Mitarbeiter auch bei diesen Autos ihre Privatfahrten versteuern, entweder per Fahrtenbuch oder über die Ein-Prozent-Regelung. Doch zu welchen Konditionen? Bekommt der Kollege über den gesamten Wartezeitraum nur einen Ersatzwagen, ist es einfach: Dann wird der Bruttolistenpreis dieses Autos angesetzt.

Häufig tauschen die Hersteller die Mietwagen aber kurzfristig. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter hat einen Volvo XC40 zum Bruttolistenpreis von 40.000 Euro bestellt und muss zwölf Monate warten. Volvo hält ihn aus der Schwedenflotte mit wechselnden Autos mobil, zu einer fixen Rate, die das Unternehmen bezahlt. Den Kollegen freut’s erst mal, kann er doch so sogar teurere Autos als sein bestelltes fahren. Folgende in der Tabelle aufgelisteten Fahrzeuge mit entsprechenden Bruttolistenpreisen stehen dem Arbeitnehmer zur Nutzung zur Verfügung.

Stellt sich die Frage, wie genau das zu versteuern ist. Tagesgenau wäre für die Buchhaltung zu viel Aufwand und auch das Finanzamt spielt nicht mit.

Da es sich bei der Ein-Prozent-Methode um eine pauschalierte Nutzungsbewertung handelt, muss der Mitarbeiter das Auto also immer für den gesamten Monat mit einem Prozent des Bruttolistenpreises versteuern. Selbst wenn das Fahrzeug nur zeitweise zur Verfügung stand. Das regelt die Lohnsteuer-Richtlinie (R 8.1 Abs. 9 Nr. 1, S. 4).

Wechselt er den Firmenwagen innerhalb eines Monats, so ist der Listenpreis des überwiegend genutzten Fahrzeugs heranzuziehen (H 8.1 Abs. 9 "Überlassung mehrerer Kraftfahrzeuge", zweiter Spiegelstrich "Lohnsteuer-Hinweise"). Das heißt: Der Mitarbeiter in unserem Beispiel müsste für September und Oktober den 85.000 Euro XC90 versteuern, obwohl er fast die Hälfte des Oktobers nur in einem 55.000 Euro teuren XC40 unterwegs war. Aber eben nur fast, denn 15 sind eben weniger als 16 Tage.

Ist Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Ein-Prozent-Methode zu teuer und will der Chef kein Nutzungsverbot für Privatfahrten erteilen, bleibt nur, Fahrtenbuch zu führen. Mit allen sich daraus ergebenden Risiken für den Arbeitgeber. Denn wird es nicht ordnungsgemäß geführt, gehen Beanstandungen zulasten des Arbeitgebers. Jetzt könnte man argumentieren: Es ist doch nicht das Problem des Unternehmens oder des Fahrers, wenn Volvo Luxusautos stellt, obwohl das Unternehmen ein günstigeres Modell bestellt hat. Doch 300 Euro mehr zu versteuern, kann für viele Mitarbeiter ein Problem sein.

Möchte der Mitarbeiter die private Nutzung nicht versteuern, weil es ihm einfach zu teuer ist, dann kann ihm sein Arbeitgeber Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte verbieten. Ist ein solches Privatnutzungsverbot vereinbart und wird es auch eingehalten, dann entsteht auch kein geldwerter Vorteil. Ansonsten kann das Unternehmen lediglich ein Auto mit einem geringeren Bruttolistenpreis vom Hersteller fordern und das Luxusauto ablehnen.

Wie findet man den Bruttolistenpreis heraus?

Fakt ist: Egal, ob Leasing- oder Mietwagen, die Ein-Prozent-Methode gilt ebenso wie bei einem gekauften Fahrzeug (Lohnsteuer-Richtlinie, R 8.1 Abs. 9, S. 6). Folglich braucht das Unternehmen den Bruttolistenpreis, um den geldwerten Vorteil exakt ermitteln zu können. Denn geistern allein bei 50 Autos unterschiedliche Bruttolistenpreise durchs Unternehmen, die sich auch noch ständig ändern, ergibt sich daraus ein riesiger Aufwand.

Man muss sich den Preis daher vom Vermieter mit­teilen lassen. Ist dies nicht möglich oder kennt der Vermieter den Bruttolistenpreis nicht, lässt er sich mithilfe der Fahrgestellnummer über kostenpflichtige Datenbanken er­mitteln.Grundsätzlich muss der Arbeitgeber beziehungsweise das Unternehmen den korrekten geldwerten Vorteil ermitteln. Einen niedrigeren Bruttolistenpreis anzusetzen, würde zu Beanstandungen des Finanzamtes und der Deutschen Rentenversicherung führen und kann sogar strafrechtliche Konsequenzen haben.

Wer denkt, dass er der Einfachheit halber den teuersten Wert ansetzt, obwohl der Bruttolistenpreis wesentlich niedriger ist, würde den Arbeitnehmer benachteiligen. Dies könnte zu Streitigkeiten vor dem Arbeitsgericht führen, da es eine Nebenpflicht des Arbeitgebers aus dem Arbeitsverhältnis ist, die Lohnabrechnung gewissenhaft durchzuführen.

Dienstwagensteuer_wechselnde_Mietwagen Foto: firmenauto
Dieser Artikel stammt aus diesem Heft
firmenauto 04 2019 Titel
04/2019 15. März 2019 Inhalt zeigen
Who is Who Pkw
Who is Who Flottenmarkt

Das Nachschlagewerk für alle Flottenmanager.

Beliebte Artikel Privat genutzer Geschäftswagen Arbeitgeber muss Fahrzeugkosten nennen Passat Heimliche Privatfahrten Firmenwagen Keine Steuern bei unbefugter Nutzung
Terminübersicht
firmenauto Terminkalender Flottentermine

Finden Sie Veranstaltungen, Seminare, Messen und Trucksport-Events in Ihrer Region.