Bevor Flottenmanager einen Leasingvertrag unterzeichnen, sollten die benötigte Laufzeit und Laufleistung klar sein. Erster Schritt: Eine Bedarsanalyse.
Die Entscheidung für einen Leasinggeber ist gefallen, jetzt geht es daran, Vertragsdauer und Laufleistung so exakt wie möglich zu bestimmen. Ein absolutes Muss vor Vertragsabschlussist eine genaue Bedarfsanalyse.
Laufleistung optimal berechnen
In der Regel ermitteln die Leasinggesellschaften die Laufleistung der jeweiligen Flotte anhand bisheriger Erfahrungswerte. Als Grundlage dient zudem die Car Policy mitsamt Referenzgruppen und den betreffenden Fahrzeugen. Für jedes Referenzfahrzeug werden dann zur gewählten Laufleistung die Vollkosten für verschiedene Laufzeiten berechnet. In diese Kostenbetrachtung fließen unter anderem folgende Parameter ein: Listenpreis, Nachlässe, Restwert, Kraftstoffverbrauch, Versicherung, Steuer, Instandhaltung sowie Sommer- und Winterreifen. Auf dieser Basis ermitteln Leasinggeber dann die optimale, also wirtschaftlichste Haltedauer und damit die Vertragsdauer.
Um auf eine möglichst genaue jährliche Laufleistung zu kommen, müssen Fuhrparkleiter einerseits die Gesamtkilometer von zu Hause zum Arbeitsplatz und zurück berechnen, andererseits müssen sie die berufsbedingte durchschnittliche Fahrleistung pro Arbeitstag berücksichtigen. Erfahrungswerte hierzu kann man für jeden Mitarbeiter in der Regel auch aus der Tankhistorie beziehungsweise dem Reporting entnehmen
Auf die Laufzeit achten
Bei der Vertragsdauer gibt der Kunde entweder vor, welche Mindest- und Maximal-Laufzeit vorgesehen ist. Eine weitere Möglichkeit ist, die Laufzeit mit der jährlichen Laufleistung in Abhängigkeit zu setzen. Beträgt zum Beispiel die voraussichtliche Gesamtlaufleistung 100.000 Kilometer, wird bei jährlich 25.000 Kilometern die Vertragslaufzeit auf vier Jahre angesetzt. »Eine lange Laufzeit hat den Nachteil, dass die Reparaturkosten entsprechend ansteigen und die Werkstattaufenthalte und Ausfälle zunehmen können«, gibt Fuhrparkberater Claus Juchum zu bedenken. Dafür ist meist die monatliche Rate entsprechend gering, da mit zunehmendem Alter der Wertverlust sinkt.
Minderkilometer / Mehrkilometer
Eine kürzere Laufzeit schlägt sich dagegen in einem höherem Wertverlust nieder, dies führt wiederum zu höheren Raten. Allerdings verkürzt sich die Vertragsbindung, damit erhöht sich die Flexibilität. »Außerdem werden die Autos schneller ausgetauscht«, erklärt Juchum. Stellt sich am Ende heraus, dass das Fahrzeug die kalkulierte Laufleistung des Leasingvertrags unterschreitet, hat man zu viel bezahlt. Zwar gibt es eine Rückerstattungfür Minderkilometer, doch die fängt normalerweise die zu hoch ausgefallene Rate nicht auf. Zumal die Leasinggesellschaft für Minderkilometer weniger bezahlt als sie für Mehrkilometer verlangt.
Beim Über- oder Unterschreiten gibt es übrigens eine Toleranz, die in der Regel bei plus/minus 2.500 Kilometern liegt. Innerhalb dieser Grenzen fallen keine Kosten, aber auch keine Rückerstattungen an. Um unnötige Aufwendungen zu vermeiden, sollten die Laufleistung regelmäßig überprüft werden. Denn während der Laufzeit passen die Leasinggesellschaften den Vertrag auf Wunsch an.
Nachträgliche Vertragsanpassungen
Grundsätzlich unterscheiden die Profis die stichtagsbezogene und die rückwirkende Anpassung. Die sogenannte Rekalkulation eines Leasingvertrags wird zum Beispiel von Lease Plan dann angeboten, wenn die berechneten Laufleistungen um mindestens zehn Prozent über- beziehungsweise unterschritten werden. Bevor eine Entscheidung fällt, sollten alle Details durchgerechnet und dem bisherigen Vertrag gegenübergestellt werden.
