Viele Mitarbeiter dürfen ihren Geschäftswagen auch privat nutzen, aber wie sieht es mit Fahrten in den Urlaub aus? Ein Blick in den Überlassungsvertrag für Dienstwagen schafft Klarheit.
Günstig mit dem Firmenwagen in den Urlaub fahren? Klingt gut, doch so einfach ist die Sache leider nicht. Auch dann nicht, wenn der Geschäftswagen privat genutzt werden darf und der geldwerte Vorteil pauschal versteuert wird.
Der Überlassungsvertrag spielt eine entscheidende Rolle bei der Nutzung eines Geschäftswagens für private Zwecke, einschließlich Urlaubsfahrten. Dieses Dokument regelt die Bedingungen und Konditionen der Fahrzeugnutzung und legt die Rechte und Pflichten sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers fest. Hier sind einige wichtige Aspekte, die im Überlassungsvertrag üblicherweise geregelt werden:
Nutzungsumfang des Geschäftswagens
Der Überlassungsvertrag legt fest, in welchem Umfang der Mitarbeiter den Geschäftswagen nutzen darf, sowohl für dienstliche als auch für private Zwecke. Dies umfasst auch Regelungen zur Nutzung des Fahrzeugs für Urlaubsfahrten. Hier finden Sie die spezifischen Regelungen und Bedingungen, die für die private Nutzung gelten. Manche Unternehmen erlauben die Nutzung des Firmenwagens auch für Urlaubsreisen, während andere dies möglicherweise einschränken. Und selbst wenn der Überlassungsvertrag Urlaubsfahrten erlaubt, ist es ratsam, eine schriftliche Genehmigung des Arbeitgebers einzuholen. Dies vermeidet Missverständnisse und rechtliche Probleme.
Wer darf überhaupt hinter das Steuer?
Der Überlassungsvertrag klärt, wer das Fahrzeug fahren darf. In der Regel sind dies neben dem Mitarbeiter, weitere Familienmitglieder aus dem gleichen Haushalt. Doch auch hier kann es Einschränkungen geben, wenn zum Beispiel die Tochter eben erst den Führerschein gemacht hat. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte im Vorfeld nochmals nachhaken.
Wer zahlt Maut und Vignetten?
Die Übernahme von Maut- und Vignettenkosten durch den Arbeitgeber wird als zusätzlicher steuerpflichtiger Arbeitslohn angesehen. Wenn der Arbeitgeber diese Kosten trägt, muss der Mitarbeiter dafür den geldwerten Vorteil versteuern. Daher empfiehlt es sich, dass der Nutzer des Dienstwagens diese Ausgaben selbst übernimmt, um steuerliche Belastungen zu vermeiden und dem Unternehmen bürokratischen Aufwand zu ersparen.
Versicherungsschutz prüfen
Prüfen Sie, ob Ihr Versicherungsschutz auch private Fahrten im In- und Ausland abdeckt. Einige Policen schließen private Nutzungen oder Fahrten ins Ausland aus, was finanzielle Risiken mit sich bringen kann. Auslandsfahrten: Für Fahrten ins Ausland benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Dokumente, wie eine Grüne Versicherungskarte oder eine Vollmacht des Arbeitgebers. Informieren Sie sich über die spezifischen Anforderungen des Ziellandes.
Gründe für Einschränkungen im Überlassungsvertrag
In der Praxis schränken zahlreiche Arbeitgeber das Nutzungsrecht für den Dienstwagen ein. Argumente gibt’s dafür jede Menge. Schließlich hat das Unternehmen ein Interesse am Werterhalt des Dienstwagens. Außerdem könnte ein hoher Anteil der Privatkilometer die vereinbarte Laufleistung nach oben treiben, was den Spielraum für dienstliche Fahrten einschränkt. Stehen dann bei der Rückgabe an den Leasinggeber zu viele Kilometer auf dem Tacho, wird es in der Regel teuer. Gleichzeitig sinkt das Schadenrisiko, wenn der Dienstwagen während des Urlaubs des Mitarbeiters in der Garage bleiben würde.
Foto: Tom Kirkpatrick
Fahrten in riskante Länder verbieten
Ebenfalls häufig, sind Vereinbarungen, bei denen der Überlassungsvertrag Fahrten in riskante Länder untersagt. Kompliziert wird es auch, wenn der Mitarbeiter bei der privaten Urlaubsfahrt im Ausland einen Unfall verursacht. In diesem Fall stünden dem Fuhrparkleiter nicht nur ein hoher bürokratischer Aufwand zur Regulierung des Schadens ins Haus. Das Unternehmen könnte auch auf Kosten für Gutachten und Mietwagen sitzen bleiben, wenn die Rechtsordnung im Urlaubsland dafür keine oder geringere Erstattungen vorsieht.
Grenze Privatkilometer und Eigenbeteiligung
Das Unternehmen setzt eine maximale Anzahl an Privatkilometern fest und fordert vom Nutzer eine Zahlung bei Überschreitung dieser Grenze. Auch auf Auslandsreisen könnte der Mitarbeiter für die Benzinkosten oder im Falle eines Unfalls zur Verantwortung gezogen werden. Es wäre daher denkbar, dass der Mitarbeiter die Benzinkosten im Ausland selbst trägt und im Falle eines selbstverschuldeten Unfalls eine Eigenbeteiligung leistet.
Foto: Matthias Rathmann
Es geht noch strenger: Rückgabe des Dienstwagens
Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit festzulegen, dass der Mitarbeiter seinen Dienstwagen zu Beginn seines Urlaubs zurückgibt, sodass dieser für die dienstlichen Zwecke anderer Kollegen genutzt werden kann. Allerdings greift in diesem Fall das Bundesurlaubsgesetz ein. Dieses Gesetz bestimmt, dass Sachbezüge, die Teil des Arbeitsentgelts sind und während des Urlaubs nicht zur Verfügung stehen, für die Urlaubszeit in Geld ausgeglichen werden müssen. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer für die Dauer seines Urlaubs den geldwerten Vorteil der privaten Nutzung des Dienstwagens nicht versteuern muss. Stattdessen hat er Anspruch auf eine finanzielle Ausgleichszahlung, die allerdings versteuert werden muss.
Spritkosten steuermindernd gelten machen
Noch eine gute Nachricht zum Schluss: Der Bundesfinanzhof hat vor einigen Jahren entschieden (Az. VI R 2/15), dass Arbeitnehmer, die individuelle Kosten für ihren Firmenwagen selbst tragen, ihren geldwerten Vorteil um diesen Betrag mindern können. Für Vignetten gilt das nicht, wohl aber für selbst getragene Benzinkosten. Der Bundesfinanzhof nannte ausdrücklich auch andere individuelle Aufwendungen, wie Versicherungsbeiträge oder Leasingraten. Wer derartige Ausgaben für seinen Firmenwagen selbst zahlt, kann die individuellen Kosten steuermindernd geltend machen.
Teil 3 | Basiswissen
Car-Policy und Steuer
