Eine Umfrage von BCD Travel zeigt, wie Unternehmen Synergien zwischen Reise- und Fuhrparkmanagement schaffen können.
Reise und Flotte sind keine streng getrennten Einheiten mehr«, sagt Dirk Gerdom, Präsident des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR). Fuhrpark- und Geschäftsreise-Management wachsen immer mehr zusammen, die Zukunft heißt Mobilitätsmanagement. Dass den beiden Abteilungen die gleichen Prozesse zugrunde liegen, zeit eine Umfrage von BCD Travel unter 128 Geschäftsreise- und Flottenverantwortlichen (die gesamte Umfrage finden Sie hier). Die Studie empfiehlt, die strategischen und operativen Aufgaben eines Unternehmens in eine Hand zu legen. Dennoch betrachten nur drei Prozent der Befragten die Mobilitätsdaten ihrer Mitarbeiter im Rahmen eines gemeinsamen Reportings.
Oft fehlt es an Fachwissen
Womöglich, weil dazu entsprechende Manpower und qualifizierte externe Partner nötig sind? Schließlich ist in beiden Bereichen ein großes Fachwissen zwingend notwendig. Schon deshalb sind in der Praxis Dienstwagen, Carsharing-Angebote, Bahnfahrten oder Shuttle-Dienste gar nicht erst in den Buchungs- und Genehmigungssystemen integriert. Und so gaben 47 Prozent der befragten Fuhrparkmanager an, dass sie deutliche Defizite beim Reporting und der Kostentransparenz ihrer Flotte sehen.
Flotte und Reise sollten Daten austauschen können
»Die Herausforderung besteht darin, Prozesse und Befindlichkeiten zusammenzubringen, erst dann wird der Mobilitätsmanager zum Mehrwert für das Unternehmen«, sagt Gerdom. Dabei helfen Management-Informationssysteme. Voraussetzung ist, dass in den beiden Bereichen Geschäftsreise und Flotte verarbeitungsfähige Daten vorhanden sind und das System Fahrzeugdaten zu Reisedaten etwa über die Kostenstelle oder Personalnummer zuordnen kann.
»Allerdings können Unternehmen ihre Kosten nur im Griff behalten, wenn sie das Reiseverhalten im Unternehmen verändern und die Travel Policy eingehalten wird. Das ist umso schwerer, weil Veränderungen immer liebgewordene Gewohnheiten betreffen«, sagt Ferdinand Benz, Chef des Königsteiner Management Instituts. Geschäftliche Mobilität ist ein sehr emotionales Thema. Wer gewohnt ist, Kunden mit dem Firmenwagen zu besuchen, wird nicht unbedingt auf die Bahn umsteigen wollen.
Mitarbeiter müssen den Nutzen neuer Reise-Richtlinien erkennen
Gleichzeitig führen die veränderten Mobilitätsanforderungen zu einem neuen Berufsbild. Künftig gilt es nicht nur, die Flotte effizient zu steuern, sondern den Mitarbeitern intelligente Mobilitätslösungen anzubieten. Und das geht weit über den Geschäftswagen auf dem Firmenparkplatz hinaus.
Aber auch auf Dienstleisterseite klafft eine Lücke: Weder bieten Leasinggesellschaften Reiseservices noch Reisebüros Flottenmanagement an. Außerdem ist für jeden Bereich Fachwissen nötig. Aus diesem Grund sollten Reise und Flotte auf operativer Ebene getrennt bleiben. Trotzdem sollten Firmen die Bereich Reise, Flotte, Sicherheit und Kommunikation unter dem Dach Mobilitätsmanagement zusammenfassen. »Dabei ist es wichtig, den Mehrwert für das Unternehmen und den Reisenden darzustellen. Nur dann wirkt sich die Einhaltung der Reiserichtlinien direkt auf das Ergebnis aus«, rät Christoph Carnier, der beim Pharmakonzern Merck für Geschäftsreise- und Flotte verantwortlich ist.
