Kein Flottenmanager ist unersetzlich. Aber wenn er ausfällt oder den Stab einem Nachfolger übergibt, müssen Kollegen wissen, welche Aufgaben anfallen.
Es ist der Klassiker: Geht ein Flottenmanager in den Urlaub, fällt er krankheitsbedingt für längere Zeit aus oder verabschiedet sich in den Ruhestand, türmen sich die Fragen im Betrieb: "Wo liegen die Kundendateien? Mit welchen Leasinggesellschaften hat der Kollege regelmäßig zusammengearbeitet und, vor allem, wo befinden sich die für den Tagesbetrieb wichtigen Daten?"
Wohl gehütetes Herrschaftswissen gibt es praktisch in jedem Unternehmen. Fürs Fuhrparkmanagement ist die Weitergabe von Know-how aber nicht nur wichtig, sondern spart auch bares Geld. Es wäre doch mehr als ärgerlich, beispielsweise Rabatte durch langjährige Treue zu einem Dienstleister nicht zu nutzen.
Häufig wird das Wissen unstrukturiert weitergegeben, weil die Notwendigkeit nicht erkannt wird oder im Tagesgeschäft einfach die Zeit fehlt. Zuweilen führen auch persönliche Befindlichkeiten dazu, dass man sein Wissen für sich behält. Neben der Strukturebene gebe es die emotionale, zwischenmenschliche Ebene, sagt Thomas Dierberger vom Management-Beratungsunternehmen Team Dr. Rosenkranz. "Irgendwo dazwischen muss der Transfer sachlich umgesetzt werden." Wissensträger hätten Angst, den Wert ihrer Arbeitskraft und die Anerkennung ihrer bisherigen Leistung zu schmälern. Und Interessenten halten sich zurück, weil sie fürchten, mit ihren Fragen inkompetent zu erscheinen.
Deshalb ist es wichtig, die Weitergabe von Wissen zu systematisieren, die Leistungen der Mitarbeiter zu respektiereund und sie mit einem Coaching zu begleiten. Oft ist den Stelleninhabern nicht bewusst, welch erfolgsrelevante Informationen sie haben. Und die Nachfolger haben keine Vorstellung davon, welche Infos für sie wirklich wichtig sind. Und weil sie es nicht wissen, können sie auch nicht danach fragen.
Ein Beispiel: Die Bausparkasse Schwäbisch Hall hatte ein Pilotprojekt zum Wissenstransfer-Coaching ins Leben gerufen. Ziel war es, die für ihre Aufgaben notwendige Wissensbasis stabil zu halten. Zum Einsatz kommt es nur bei wirklich wichtigen Jobs, in denen echte Experten gefragt sind. Die Bausparkasse konzentrierte sich auf IT-Profis mit Spezialwissen um zentrale Anwendungsprogramme oder Großrechneranlagen. Das Prinzip lässt sich aber auch gut auf Führungskräfte im Flottenmanagement übertragen, wenn eine Nachfolgeregelung ansteht.
Angestoßen wurde der Prozess in regelmäßigen Gesprächen zwischen Führungskräften in den Fachbereichen und Vertretern des Personalbereichs. Welche Mitarbeiter scheiden demnächst aus oder werden versetzt? So wird ermittelt, bei wem der Übergang begleitet werden soll.
So regeln Sie den Übergang
Dieses Wissenstransfer-Coaching lässt sich auch im Flottenmanagement umsetzen. Denn viele Abläufe, besonders aber gesetzliche Vorgaben wie die Halterhaftung und die damit verbundenen Aufgaben, sind Inselwissen. Wer sich nicht damit befasst, hat kaum Einblick in den Job des Fuhrparkverantwortlichen – und kann im Notfall auch nicht einspringen.
Zeitlicher Rahmen
Wann verlässt der Mitarbeiter die Abteilung wohin? Wer ist als Nachfolger vorgesehen? Arbeitet dieser bereits im Haus? Um welches Expertenwissen handelt es sich? Wie könnte der Wissenstransfer erfolgen?
Begleitung
Die Führungskraft beauftragt einen Coach oder einen Mitarbeiter der Personalabteilung damit, den Übergang zu begleiten. Gemeinsam durchleuchten sie Kompetenzen und Aufgaben des Experten: Über welche Fähigkeiten verfügt er aufgrund seines beruflichen Werdegangs, seines bisherigen Jobs und seiner Zusammenarbeit mit anderen Bereichen? Welche Kenntnisse sind erfolgskritisch?
Analyse
Führungskraft und Mitarbeiter besprechen die Vorgehensweise. Die Leitfragen sind: "Auf welchen Quellen basiert Ihr Wissen? Welche Kompetenzen befähigen Sie für Ihre Aufgaben? Welche Aufgaben erfüllen Sie aktuell?"
Flottenmanager als Nebenjob
Ins kalte Wasser springen
Entscheidung
Führungskraft und Coach entscheiden, was dem Nachfolger in welcher Reihenfolge und mit welchen Prioritäten vermittelt wird nach Relevanz fürs Unternehmen.
Information
Der Nachfolger erfährt, wie der Wissenstransfer abläuft, wozu er dient und um welche Inhalte es geht.
Vorgenensweise
Alle Beteiligten besprechen Ziele und Ablauf des Coachings. Ein Transferplan legt fest, wie oft sich Ex- und neuer Kollege treffen, welche Themen behandelt werden und was beide zur Vorbereitung tun sollten.
Meeting
Experte und Nachfolger tauschen sich regelmäßig aus. Dabei liegt der Fokus neben dem Spezialwissen vor allem auf der Erfahrung des Experten und den Tricks, die er sich im Rahmen seines Jobs angeeignet hat.
Zertifizierter Fuhrparkmanager (Dekra)
Übergabe
Am Ende besprechen alle Beteiligten den Übergangsprozess. Soll der Exkollege den Nachfolger weiterhin unterstützen? Steht er ihm bei Fragen als Ansprechpartner sowie Tipp- und Ratgeber zur Seite? Wichtig ist es, die Arbeit des bisherigen Stelleninhabers noch einmal zu würdigen.
