Tankkarten sind fester Bestandteil des Flottenmanagements. Viele Anbieter erweitern jetzt mit Onlineplattformen ihre Dienstleistungen für Fuhrparkbetreiber.
Flottenmanager können sich einen Alltag ohne Tankkarten nicht mehr vorstellen. Denn das bargeldlose Bezahlen an der Zapfsäule erleichtert das Fuhrparkmanagement deutlich: Der Zettelkrieg in der Buchhaltung entfällt, monatliche Abrechnungen und Statistiken sind jederzeit digital verfügbar. Doch die Karten bieten noch mehr Vorteile: So kann das Unternehmen für jeden Mitarbeiter festlegen, was und wie viel er mit seiner Karte kaufen kann. Zudem entlarvt die Statistik auch, welche Fahrer zu viel verbrauchen. Praktischer Nebeneffekt: Sollte ein Fahrer mal seinen Privatwagen mit der Firmenkarte betanken, fällt dies ebenfalls sofort auf. Und natürlich ermöglichen die Tankkarten eine elektronische Führerscheinkontrolle sowie die Abrechnung von Tunnel-, Maut- und Fährgebühren.
Viele der Anbieter stellen inzwischen online eine komplette Verwaltungssoftware fürs Flottenmanagement zur Verfügung. Fleet Hub von Shell etwa übernimmt die Funktionen von Shell Card Online zur Tankkartenverwaltung und wurde um zahlreiche Sicherheitseinstellungen sowie Analyseberichte ergänzt. Um die Sicherheit der Karte zu erhöhen, können die Kunden nun das Angebot für den Fahrer beschränken, etwa durch die Auswahl bestimmter Länder. Ein Spezialteam soll zudem die Bezahlvorgänge nach Auffälligkeiten durchforsten. Dafür nutzt Shell ein Echtzeit-Erkennungssystem, das auch Banken zur Aufdeckung von Kreditkartenbetrug verwenden. Dabei werden Transaktionen nach speziellen Parametern ausgewertet und analysiert. "Im Betrugsfall werden Fuhrparkmanager unmittelbar per E-Mail oder SMS alarmiert. Sobald eine Sperrmeldung eingegangen ist, haftet Euro Shell in der Regel für alle nachfolgenden Transaktionen", erklärt Geschäftsführer Rainer Klöpfer.
Das Portal Shell Fleet Hub ermöglicht zudem, dass Fahrer kontaktlos an den Stationen bezahlen. Auch können Analysen zum Transaktionsverhalten oder zum Verbrauch erstellt werden. "Wir schaffen mit der Umstellung auf die neue Plattform die technische Grundlage für künftige Innovationen rund um die Fuhrparkverwaltung. Neben den genannten Sicherheitseinstellungen wird Shell Fleet Hub auch um ein Mautverwaltungstool erweitert und langfristig eine Integration unserer Telematiklösung bekommen", so Klöpfer.
Reiserichtlinien für Mitarbeiter
Bleiben Sie locker!
Ziel der neuen Plattform sei die Vernetzung mit anderen Systemen über verschiedene Schnittstellen. Da wichtige Daten automatisch in die Systeme übertragen werden, könnten speziell große Fuhrparks flexibler und schneller arbeiten. Der Datenaustausch spare Zeit, da es einen zentralen Ort der Verwaltung gibt, entweder im Shell Fleet Hub oder im System des Kunden. "Zudem bieten wir Shell Fleet Hub komplett mobil an. Damit haben Kunden auch über das Smartphone oder Tablet direkten Zugriff auf alle Aktivitäten des Fuhrparks und können jederzeit reagieren", berichtet Klöpfer.
Mit der Fleet App hat Shell derzeit ein weiteres Tool. Denn während Fleet Hub für Fuhrparks mit einer Vielzahl an Fahrzeugen oder Fahrzeugtypen entwickelt wurde, eigne sich die kostenlose App eher für kleine Pkw- und Transporter-Fuhrparks mit bis zu sechs Fahrzeugen. Zielgruppen seien Lieferdienste, Handwerksbetriebe oder Pflegedienste. Sie können über die App die Shell Card für die Mitarbeiter bestellen oder sperren, den Einsatz beschränken und erhalten digitale Rechnungen. Auch Ausgabeanalysen lassen sich darüber abrufen.
Park-Apps
Parkplätze finden und bezahlen
Andere große Tankkartenanbieter entwickeln ebenfalls ihre Onlineplattformen für die Kartenverwaltung weiter. Bei DKV heißt das Portal e-Reporting und bietet umfangreiche Analyse-Tools zu Durchschnittsverbrauch und -kosten, Kilometerstands-Pflege, Mehrwertsteuer-Rückerstattung pro Land und natürlich auch Ausreißer-Berichte. Ganz neu sind Anzeige und E-Mail-Benachrichtigung der Kartennutzung nahezu in Echtzeit. UTA nennt die digitale Plattform für sämtliche Fuhrparkdaten Fleet Manager: Automatisierte Prozesse und digitale Schnittstellen sollen Verwaltung und Kontrolle sämtlicher Fahrzeuge erleichtern, aktuelle Auswertungen helfen, den Fuhrpark zu optimieren. Ergänzt wird das Ganze durch Terminerinnerungen und Add-ons wie Driver Care samt elektronischer Führerscheinkontrolle. Über das Onlineportal der Westfalen Service Card können Flottenbetreiber digitale Rechnungen abrufen, eine Übersicht über die abgerechneten und nicht abgerechneten Transaktionen einsehen sowie die gesamte Kartenverwaltung laufen lassen. Mehr ist aber geplant: Westfalen entwickelt derzeit ein neues Kundenportal, dessen Funktionsumfang nach dem Start stetig angepasst werden soll.
