Vimcar Fahrtenbuch per App

Je nach Neuwagenpreis und Anteil der geschäftlich gefahrenen Kilometer gibt es zum Führen eines Fahrtenbuchs kaum eine wirtschaftlich sinnvolle Alternative – der finanzielle Nachteil der sonst für die Besteuerung angewandten 1-Prozent-Regel wird schlicht zu groß. Doch trotz aller Steuerspareffekte ist Unternehmern und ihren Mitarbeitern der hohe Aufwand durch das manuelle Führen eines Fahrtenbuchs verhasst. Abhilfe versprechen jede Menge Fahrtenbuch-Apps. Die Idee ist naheliegend: Das Smartphone ist immer dabei, und kann per GPS seine Position und somit die Start- und Zielpunkte der mit dem Auto zurückgelegten Fahrten erfasssen.

Hohe Anforderungen der Finanzämter

Doch die wenigsten dieser Apps erfüllen die hohen Anforderungen, die Finanzämter an elektronisch geführte Fahrtenbücher stellen. Dies beginnt schon bei der Genauigkeit der Streckenerfassung: Allein die Start- und Ziel-Koordinaten einer Fahrt sagen noch nichts über die dazwischen tatsächlich gefahrene Strecke und die dabei zurückgelegten Kilometer aus. Außerdem stellen die Finanzbehörden hohe Anforderungen an die Manipulationssicherheit – jede nachträgliche Änderung muss dokumentiert werden, eine Rück-Wandlung privat deklarierter in geschäftliche Fahrten ist gänzlich verboten.

Die unangenehme Erfahrung eines verworfenen Fahrtenbuchs und daraus resultierender hoher Nachzahlungen machen viele Nutzer leider erst bei einer Betriebsprüfung. Und die Behörden stellen keine Zertifikate für von ihnen als regelkonform akzeptierte Lösungen aus – letztlich liegt die Entscheidung darüber bei jedem einzelnen Finanzamt.

Kombination aus OBD-Gerät und App

Trotz dieser komplexen Ausgangssituation hat sich das Berliner Startup Vimcar vorgenommen, ein modernes und finanzamtssicheres Fahrtenbuchsystem zu entwickeln. Seine Lösung „Spots“ ist seit Frühjahr auf dem Markt. FIRMENAUTO hat sie seit Februar in einem Praxistest ausprobiert. Das System basiert auf einem kleinen Bordgerät, das auf die OBD-Buchse des Fahrzeugs aufgesteckt wird. Praktisch alle Automodelle seit Baujahr 2004 haben diese Buchse. Bei ihrer Lokalisierung hilft Vimcar auf seiner Website (www.vimcar.de). Einmal eingesteckt muss das OBD-Gerät noch über die Webseite von Vimcar mit einem Benutzerkonto verbunden werden. Danach startet die Fahrtenaufzeichnung.

Einfache Installation

Die Installation von Hardware und Benutzerkonto ist binnen einer Viertelstunde erledigt. Ein Vorteil des Konzepts ist auch, dass das Fahrtenbuch bei einem Fahrzeugwechsel leicht mitgenommen und auf das neue Auto umgestellt werden kann. Derzeit muss der Nutzer in so einem Fall allerdings noch die Hotline der Berliner konsultieren – in Zukunft soll ein Fahrzeugwechsel auch auf der Website initiiert werden können. Das Bordgerät enthält einen GPS-Empfänger, der die Start- und Zielkoordinaten jeder Fahrt erfasst. Die dazwischen zurückgelegten Kilometer und Informationen über den Zustand der Zündung bezieht die kleine Box über die OBD-Schnittstelle direkt aus dem Bord-Datennetz.

Ausreichend guter GPS-Empfang

Die Informationen werden dann über ein im Bordgerät eingebautes Mobilfunkmodem und dessen vorinstallierte SIM-Karte an den Vimcar-Server übertragen. Das klappt auch per Roaming im europäischen Ausland, die Kosten für die Mobilfunkübertragungen sind im Gerätepreis enthalten. Hat das Auto keinen Kontakt zum Mobilfunknetz (etwa beim Parken in einer Tiefgarage), speichert das Bordgerät die Daten und holt die Übertragung nach, sobald wieder Netzkontakt hergestellt ist. Positions- und Datenerfassung klappten im mehrmonatigen Praxistest immer zuverlässig. Auch der Einbauort der Bordeinheit im Fußraum des Testfahrzeugs erlaubte offenbar immer noch ausreichend guten GPS-Empfang.

Speicherung auf Server, Bedienung und Auswertung per App

Die Verwaltung der Fahrten führt der Fahrer dann in der zugehörigen App auf seinem Smartphone durch, die dazu ihrerseits auf die zugehörigen Server-Daten zugreift. Vimcar bietet die Software derzeit für die marktbeherrschenden Betriebssysteme Android und iOS an. In der App kann der Fahrer jeder Strecke zuordnen, ob es sich um eine Betriebsfahrt, den regulären Arbeitsweg oder eine Privatfahrt handelte. Für betriebliche Fahrten werden außerdem der besuchte Kontakt, und der Anlass der Fahrt eingetragen. Adressen erkennt das System automatisch, bei Bedarf können sie aber manuell korrigiert werden. Auf Wunsch werden Privatfahrten in der Liste komplett verborgen.

Um sein System möglichst finanzamts-konform und rechtssicher zu gestalten, arbeitete Vimcar bei der Entwicklung mit dem Deutschen Steuerberaterverband zusammen. Dabei entschieden sich die Programmierer im Zweifel immer für eine eher konservative Auslegung der Vorschriftenen. So verlangen die Finanzämter, dass ein Fahrtenbuch „zeihnah“ geführt wird. Dies führt in der App dazu, dass die Zuordnung von Fahrten innerhalb einer Woche vorgenommen werden muss. Ältere, nicht zugeordnete Fahrten vermerkt „Spots“ automatisch als Privatfahrt. Da dies zum Teil teure finanzielle Folgen haben kann, planen die Programmierer in einer künftigen Version der App zumindest einen auf dem Smartphone angezeigten Erinnerungs-Hinweis, bevor die automatische Einordnung als Privatfahrten droht.

Arbeitswegs-Fahrten

Einen schnellen Überblick über Kilometerleistung und die Anteile betrieblicher, privater und Arbeitswegs-Fahrten gibt die App im Menü „Statistiken“. Für die Buchhaltung lässt sich das Fahrtenbuch dann für den gewünschten Auswertungszeitraum als PDF generieren und per E-Mail verschicken. Außerdem lassen sich die Fahrtenbuchdaten auch in Formaten exportieren, die von den Buchhaltungs-Programmen Wiso oder Haufe Lexware eingelesen werden können.

Steuerersparnis errechnen

Interessenten können sich entscheiden, ob sie das System zum Preis von 199 Euro/Jahr mieten oder zum einmaligen Kaufpreis von 699 Euro kaufen wollen. Je nach Fahrzeugneupreis und Anteil geschäftlicher Kilometer können sie diese Preise recht schnell amortisieren. Hochrechnungen zur möglichen Steuerersparnis können auf der Vimcar-Website angestellt werden. Außerdem bieten die Berliner einen unverbindlichen 30-tägigen Test an. Eine Flottenlösung ist nach Auskunft von Vimcar in Arbeit.