VW Financial Business Travel

Digitales Geschäftsreisemanagement

Foto: Fotolia/Christian Müller

VW Financial Services bietet seinen Gewerbekunden ab sofort auch digitales Geschäftsreisemanagement an. Gemeinsam mit dem Travel-Start-up Voya will VWFS so den Aufwand bei der Reisekostenabrechnung senken.

Die Volkswagen Financial Services erweitern ihr Angebot um die digitale Abrechnung von Geschäftsreisen. Die Dienstleistung nennt sich VW FS - Business Travel und wird von dem jungen Unternehmen Voya bereitgestellt, welches die VWFS vergangenes Jahr erworben hatte. Dienstreisende können über das Programm Flüge, Hotels, Bahnverbindungen und Mietwagen per App im Smartphone oder über den Browser miteinander kombinieren und buchen. Durch die Schnittstelle von Voya ist auch eine digitale Reisekostenabrechnung innerhalb des Systems möglich. Dadurch soll sich der Organisations- und Verwaltungsaufwand für Dienstreisende und Mobilitätsmanager gleichermaßen reduzieren. "Angesichts der immer noch andauernden Pandemie scheint der Zeitpunkt für ein digitales Reisemanagement ungewöhnlich zu sein. Wir glauben aber fest daran, dass sich die Situation in den kommenden Monaten wieder etwas normalisiert und dann auch Geschäftsreisen wieder zunehmen werden", sagt Armin Villinger, Generalbevollmächtigter und Leiter Vertrieb Deutschland der VW Leasing. "Bereits seit einigen Jahren beobachten wir, dass Travel- und Fuhrparkmanagement zusammenwachsen und die gesamten Mobilitätskosten von Unternehmen in den Mittelpunkt rücken", so Villinger weiter.

Foto: VWFS

Die Buchungsanfragen des neuen Programms erfolgen entweder per Self-Service von den Reisenden oder per Browser mithilfe einer interaktiven Chatfunktion, mit der ein integriertes Geschäftsreisebüro anhand der im System hinterlegten Reiserichtlinie und der kundenspezifischen Genehmigungsprozesse den Reiseservice online umsetzt. So können Dienstreisende ihre Mobilität innerhalb weniger Minuten planen. Zukünftig sollen außerdem Mobilitätsformen wie Carsharing, Taxis, E-Scooter oder Parkservices angeschlossen werden.

Mobilität nach der Krise Virtuell allein reicht nicht

Die Reiserichtlinien können Kunden selbst in das System einpflegen. Auch der Import von Mitarbeiterdaten soll innerhalb weniger Minuten möglich sein. Die Bezahlung erfolgt mittels einer im System zentral hinterlegten Firmenkreditkarte. Dadurch entfällt für die Reisenden die Vorkasse und das Unternehmen hat durch die zentrale Abrechnung die volle Kostenkontrolle. Außerdem müssen über die integrierte Reisekostenabrechnung die Reisebelege nicht mehr manuell gepflegt werden. Sie können per Smartphone erfasst und direkt den jeweiligen Reisen zugeordnet werden. Die Abrechnung kann direkt in die kundeneigene Finanzbuchhaltung exportiert und damit steurkonform weiterverarbeitet werden.

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