Werkstattrechnungen prüfen

So zahlt der Fuhrpark nicht zu viel

Foto: Karin & Uwe Annas fotolia

Ohne Meisterprüfung kann man nur schwer erkennen, welche Posten auf der Werkstattrechnung gerechtfertigt sind. Doch es gibt ein paar einfache Tipps beim Überprüfen der Reparaturrechnung.

Bei vielen unterschiedlichen Fahrzeugen in der Flotte wird die Werkstattrechnung schnell unübersichtlich: Musste das Scheibenwischwasser am Firmenwagen wirklich aufgefüllt werden? Und wie viel Öl kommt denn bei einem Ölwechsel ins Auto? Muss der Regensensor des Dienstwagens tatsächlich wegen einer neuen Windschutzscheibe ausgetauscht werden oder hätte es der alte auch noch getan?

Derartige Fragen kommen täglich im Fuhrpark auf. Die Antworten darauf sind nicht immer leicht zu finden, ohne das Auto in Augenschein nehmen zu können. Und selbst dann ist noch jede Menge Fachwissen nötig, um die jeweilige Situation richtig einzuschätzen. Ein paar grundlegende Elemente sind nicht anders als bei jeder anderen Rechnungsprüfung und daher dem Aufgabengebiet der Buchhaltung zugeordnet. Ist der Stundensatz korrekt, stimmt die Gesamtsumme, gibt es Unstimmigkeiten?

Auftrag erst nach schriftlichem Kostenvoranschlag

Grundsätzlich lässt sich Ärger im Nachhinein durch gute Vorbereitung vermeiden. Kein Fuhrparkleiter sollte einen Reparaturauftrag ohne schriftlichen ­Kostenvoranschlag erteilen, denn an den muss sich die Werkstatt halten. Unvorhergesehene Erhöhungen sind nur nach vorheriger Freigabe durch den Auftrag­geber zulässig. Außerdem hat jeder Autohersteller Kataloge mit den Ersatzteilpreisen. Hier kann der Fuhrparkleiter gut kontrollieren, ob eine Werkstatt ordentlich arbeitet oder ob sie versucht, mit über­teuerten Teilen zusätzlichen Profit aus dem Auftrag zu ziehen.

Auch bei der Kontrolle von Wartungsarbeiten hilft ein Blick in die Herstellerdokumente. Dort ist genau definiert, welche Umfänge bei welcher Laufleistung anstehen und welche Arbeitszeit dafür angesetzt wird. Auch die Ölfüllmenge für jedes Modell ist in den Herstellerunterlagen ­aufgeführt.

Da die Wartungsumfänge aber nicht nur je nach Hersteller und Modell, sondern auch mit der Motorisierung variieren, ist es für Fuhrparkleiter mit größeren Flotten beinahe unmöglich, den Überblick über all diese Standards zu behalten. Hier helfen externe Dienstleister weiter. Sie übernehmen die Kostenkontrolle für den Fuhrpark und haben das technische Wissen, um Werkstattrechnungen zu überprüfen.

Software zur automatischen Rechnungsprüfung

"Arbeiten wie das Ab- und Anbauen der Räder sind bei einigen Herstellern und Modellen beispielsweise bereits in den Wartungsarbeiten enthalten, tauchen aber dennoch häufig als Einzelposten in der Rechnung auf. Hinzu kommt, dass Informationen über Wartungsintervalle, Füllmengen und Verbundarbeiten so komplex sind, dass sie manuell unmöglich überprüft werden können", sagt etwa Philipp Haac von Control Expert. Die Spezialisten setzen Softwarelösungen ein, die Standardumfänge mit den Werkstattrechnungen abgleichen und so dem Fuhrparkleiter viel Arbeit ersparen.

Auch Tec Alliance setzt auf solche Programme. "Mit hoch automatisierten Prozessen sowie präzisen Datenabgleichen mit Herstellervorgaben wie Intervallen, Arbeitszeiten und Preisen sowie Werkstattkonditionen lassen sich Kosten in Bezug auf Service und Reparatur deutlich senken", sagt Christian Geymann. Er verantwortet bei Tec Alliance die Software Fleet Manager, die auch ein Tool zur Rechnungsprüfung beinhaltet.

Reparaturen an den Bremsen stehen an der Spitze der Reparatur-Hitliste. Autos seltener in Werkstatt 482 Euro pro Reparatur

Zusatzarbeiten können in einem Rahmenabkommen mit der Werkstatt im Vorfeld abgestimmt werden. Wischwasser sollte zum Beispiel möglichst nur kontrolliert, aber nicht nachgefüllt werden, da Werkstätten hier gern tiefer in die Tasche greifen lassen. Auch sonst helfen Rahmenverträge, die Geschäftsbeziehung genauer zu definieren. Zudem sind die Kosten für die Ersatzmobilität so besser planbar. Freilich bieten viele Leasinggesellschaften passende Serviceangebote. Wer den Wartungsvertrag von Anfang an mitbucht, hat mit der Rechnungskontrolle keinen Ärger mehr. Hier entscheiden nicht zuletzt die Fuhrparkgröße und das jeweilige Beschaffungsmodell, welche Methode in der Praxis am besten funktioniert.

Werkstattrahmenvertrag

Für die Erhaltung der Herstellergarantie muss es nicht immer die markengebundene Werkstatt sein. Auch freie Werkstätten können die Wartung und Reparaturen nach Herstellervorschrift durchführen. Das ist besonders für Fuhrparks mit Pkw unterschiedlicher Marken interessant, denn oft gibt es günstige Rahmenverträge erst ab einer bestimmten Anzahl von Fahrzeugen. Ketten wie ATU und Euromaster bieten auch pauschale Wartungsverträge an, die für die gesamte Flotte einen festen monatlichen Betrag vorsehen. Außerdem können im Rahmenvertrag der Umfang von Zusatzarbeiten und die Kosten für die Ersatzmobilität geregelt werden.

Dieser Artikel stammt aus diesem Heft
firmenauto 06 2019 Titel
06/2019 24. Mai 2019 Inhalt zeigen
Who is Who Pkw
Who is Who Flottenmarkt

Das Nachschlagewerk für alle Flottenmanager.

Beliebte Artikel Fahrzeugübergabe Verkauf Unfallverhütungsvorschrift UVV Was Unternehmen beachten müssen Knetfiguren  Würfef Teamwork Dekra-Ausbildung zum Fuhrparkprofi In acht Stufen zum zertifizierten Flottenmanager
Terminübersicht
firmenauto Terminkalender Flottentermine

Finden Sie Veranstaltungen, Seminare, Messen und Trucksport-Events in Ihrer Region.