Bei Zulassung und Verkauf dürfen Fahrzeugpapiere und Ersatzschlüssel nicht fehlen. Dienstleister digitalisieren die Unterlagen und helfen beim Dokumentenmanagement oder wenn Schlüssel verloren gehen. Eine Übersicht.
Es war nicht einfach, in den vergangenen Monaten neue Firmenwagen zuzulassen. Viele Autos kamen gar nicht erst beim Fuhrpark an, weil die Auslieferungskette unterbrochen wurde, und etliche Landratsämter waren geschlossen. Häufig kamen nur Zulassungsdienste an die begehrten Stempel, weil sie ihre Abläufe digitalisiert haben.
Auf deren Unterstützung konnten Unternehmen auch zählen, wenn sie in größerem Maßstab Firmenwagen vorübergehend abgemeldet haben. Schließlich wollten etliche Firmen einfach Versicherungskosten sparen oder vorübergehend die Leasingraten aussetzen, erklärt Carsten Schäfer, der beim PS Team fürs Fuhrparkgeschäft zuständig ist. Doch für jede An- und Abmeldung sind wieder alle Dokumente von Neuem nötig: Zulassungsbescheinigungen, Versicherungsbescheinigung, Vollmachten müssen vorliegen. Das kann schnell im Organisationschaos enden.
Genauso wie beim Fuhrparkklassiker: Außendienstler kommt zum Auto, durchkramt sämtliche Taschen, doch der Schlüssel ist weg. Auch hier können die spezialisierten Dienstleister helfen und schnell den Zweitschlüssel aus dem Lager schicken. Hat ein Mietwagenkunde am Wochenende den Schlüssel verloren, schicken die Dienstleister auch mal einen Kurier auf den Weg.
Foto: Thomas Küppers
Ein Komplettpaket mit allen Dienstleistungen bieten aber nur wenige. Vom Zulassungsdienst ist der Schritt zum Dokumentenmanagement zwar logisch, aber wohl auch groß. Die meisten Anbieter haben sich auf einzelne Schritte spezialisiert. Schilder Schwab etwa lässt viele Autos zu, will danach aber mit den Fahrzeugpapieren und Schlüsseln nichts zu tun haben.
Selbst wenn ein Fuhrpark nur die Zulassung auslagern will, gibt es Unterschiede in der Qualität des Angebots. Beispielsweise, wenn gleich eine ganze Serviceflotte erneuert werden soll, womöglich mit durchlaufend nummerierten Kennzeichen und gebrandeten Kennzeichenhaltern. Das bringt manchen Zulassungsservice schnell an seine Grenzen.
Überführungen neuer Dienstwagen zum Einsatzort übernehmen zahlreiche kleine Anbieter, oft auch bundesweit. Cuno etwa bietet beide Bestandteile an (siehe Tabelle). Hier überwiegen aber die Überführungen, Zulassungen sind eher Nebengeschäft. Ähnlich ist es bei Carmago. Das Unternehmen bietet zwar Fuhrparkmanagement an, realisiert Dokumenten- und Schlüsselservice aber nur über Systempartner.
Dabei bietet der Bereich großes Potenzial: Wenn es gut läuft, müsste ein Fuhrparkleiter die Fahrzeugpapiere nie in die Finger bekommen. Von der Zulassung bis zum Remarketing könnten sie zusammen mit dem Ersatzschlüssel beim Dienstleister bleiben – Verlust ausgeschlossen. Richtig nutzen lässt sich der Service aber erst, wenn das Flottenmanagement digitalen Zugriff auf die verwahrten Dokumente bekommt. So kann es Fahrzeugdaten, fällige HU-Termine und Ähnliches jederzeit einsehen, ohne in großen Schränken nach dem richtigen Papier suchen zu müssen.
Vor allem große Firmen verschlanken so die Prozesse ihrer Verwaltung und erleichtern sich die Arbeit. Das zeigen Zahlen vom Deutschen Auto Dienst (DAD): 50 Kunden bilden dort die Basis für etwa 100.000 verwaltete Schlüssel und über eine Million Fahrzeuge. Flotten mit weniger als 20 Autos haben keine Chance auf Betreuung, aber mittlere Fuhrparks könnten sich einige Arbeit sparen. Oder sie weichen mit mindestens zehn Pkw auf das Angebot des TÜV Rheinland (Premiumzulasser) oder ganz ohne Mindestflottengröße auf den Service von PS Team aus.
Welche Marktmacht die großen Anbieter haben, zeigen die Unternehmensangaben der jährlichen Zulassungen: TÜV Rheinland, PS Team und DAD lassen zusammen jährlich über eine Million Autos zu. Selbst wenn darunter ein paar Gebrauchtwagen sind, ist die Zahl angesichts von gut 3,5 Millionen Neuzulassungen beachtlich. Kein Wunder, dass kleine Anbieter nur schwer mit einem Vollsortiment Fuß fassen können.
Für den Fuhrpark jedenfalls hat die Größe der Dienstleister auch Vorteile: Fahrzeughersteller und Zulassungsämter sind auf sie angewiesen, es geht also eventuell über den Umweg Dienstleister schneller, als wenn der Praktikant zum Amt geschickt wird. Mit Schlüssel- und Dokumentenmanagement spart sich der Fuhrpark zudem Ärger. Mancher bietet die Ersatzbeschaffung verloren gegangener Papiere und Schlüssel an und kümmert sich um die sichere Verwahrung von UVV-Bescheinigungen.
Übersicht Fuhrparksoftware (2020)
Schneller Ritt durch die Datenflut
Wie sich die wenigen Vollsortimenter in diesen Punkten schlagen, können Sie der Tabelle vorne entnehmen. Und dabei gleich darüber nachdenken, ob in Ihrem Fuhrpark alles glattläuft mit der Dokumentenverwahrung. Wo zum Beispiel liegt denn die aktuelle HU-Bescheinigung samt Zweitschlüssel von Ihrem Kundendiensttransporter Nummer 5? Wer jetzt länger als eine Minute überlegt, hat offensichtlich Handlungsbedarf.
